همان‌طور که بسیاری از ما تصور می‌کنیم، حواس‌پرتی در محیط کار بخشی اجتناب‌ناپذیر در کار است و فرقی نمی‌کند هنگام خواندن یک ایمیل ساده باشد یا زمان رسیدگی به جلسه‌ای مهم؛ همیشه عاملی در اطراف شما وجود دارد تا تمرکز و جریان ذهن را قطع کند. اگرچه برخی از عوامل حواس‌پرتی غیرقابل‌کنترل هستند، اما باید توجه داشته باشید که با آگاهی از این عوامل و تلاش برای دوری از آن‌ها می‌توانید یک محیط کاری سازنده و متمرکز ایجاد کنید. در این مقاله، به مناسبت روز جهانی دوری از حواس‌پرتی (1 ژانویه)، به معرفی انواع حواس‌پرتی در محیط کار و ارائه راهکارهایی کلیدی و آزمایش شده برای دوری از آن می‌پردازیم.
مراحل از بین بردن حواس‌پرتی در محیط کار
در اولین قدم، دلایل و عوامل اصلی حواس‌پرتی‌ها و چگونگی کاهش آن‌ها را در نظر بگیرید. داشتن دید روانشناسانه، درک دلایل ایجاد این عوامل و پس از آن به‌کارگیری ابزارهایی خاص بر پایه فناوری به کم کردن درهم‌ریختگی‌های روزانه شما کمک می‌کند. در ادامه به معرفی برخی از عوامل حواس‌پرتی در محیط کار می‌پردازیم.
حواس‌پرتی بین فردی در تعاملات روزانه
ما انسان‌ها موجوداتی اجتماعی هستیم و گپ زدن از اتفاقات روزمره، صحبت درمورد دیگران و سایر موضوعات غیرمرتبط با کار، خواه‌ناخواه راه خود را در روزهای کاری پیدا می‌کنند و حتی گاهی اوقات منجر به پیشرفت‌های کاری و ایجاد روابط قوی با همکاران می‌شوند. خوب است که به هنگام انجام کار، برای دوری از حواس‌پرتی، حفظ تمرکز و بهره‌وری مناسب، این تعاملات را به زمان‌های خاصی محدود کنید.
بیشتر بخوانید:
حواس‌پرتی موقعیتی
اگر مشغول دورکاری هستید و محل کار شما گوشه‌ای از منزل‌تان است، معمولا مواردی همچون کودکان، خانواده، حیوانات خانگی و کارهای خانه سبب حواس‌پرتی شما می‌شوند. گاهی اوقات کنترل این عوامل از دست ما خارج است، اما با کمک ابزارهای دیجیتال و کنترل شرایط پیرامون می‌توان به کارایی ایده‌آل دست یافت.
همچنین اگر کار خود را به‌وسیله دستگاه موبایل انجام می‌دهید محلی کم سروصداتر را برای تمرکز بر کار پیدا کنید.
بیشتر بخوانید:
حواس‌پرتی تکنولوژیکی
علاوه‌بر مزاحمت‌های بیرونی که تا اینجا به آن‌ها اشاره کردیم، عوامل سرگرم‌کننده‌ای، مانند شبکه‌های اجتماعی، گشت‌وگذار در اینترنت، دریافت پیام از دیگران، چک کردن ایمیل در طول جلسات و بازی‌های مختلف، همه از مواردی هستند که سبب حواس‌پرتی و نداشتن تمرکز در حین کار می‌شود.
چگونگی کاهش علائم حواس‌پرتی در محیط کار
با وجود تمام حواس‌پرتی‌هایی که فناوری می‌تواند ایجاد کند، به همان میزان نیز قابلیت کاهش و حذف عوامل حواس‌پرتی و نظم‌دهی به امور محول‌شده را دارد. برای مثال، دستگاه‌های تلفن همراه و راهکارهای مدیریت تحرک سازمانی (EMM)، که مجموعه‌ای از خدمات و فناوری‌ها برای امن کردن داده‌های شرکت بر روی دستگاه‌های موبایل است، به ما امکاناتی مانند موارد زیر را ارائه می‌کنند:
- کاهش محرک‌های داخلی و خارجی
استفاده از نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی، جهت تنظیم زمان شروع و پایان انجام کارها، استفاده از هدفون حذف‌کننده صداهای بیرونی و خاموش کردن اعلان‌های تلفن همراه
بیشتر بخوانید:
مزایای شگفت انگیز مدیریت زمان در محیط کار
معرفی بهترین نرم افزارهای نقشه ذهنی (Mind Mapping) در سال ۲۰۱۹
• اجرای سیاست‌های روبه‌جلو با استفاده از ابزارهای مدیریتی
کارفرمایان باید برای برنامه‌ریزی وظایف و نظارت بر آن‌ها، برنامه‌هایی را در اختیار کارکنان خود بگذارند. استفاده از پلتفرم‌های مدیریت پروژه و بهره‌وری، علاوه‌بر ارائه نقشه راه به کارمندان، سبب آرامش خاطر مدیران نیز خواهند شد.
• مدیریت استفاده از تلفن همراه در هنگام کار کردن
با استفاده از ابزارهای مدیریت تحرک (EMM)، شرکت‌ها می‌توانند سیاست‌هایی را جهت کنترل برنامه‌های مزاحم اعمال کنند تا توجه کارمندان را بر روی کار در حال انجام متمرکز نگه دارند.
افزون‌بر مواردی که تا به اینجا به آن اشاره کردیم، راه‌حل‌های دیگری نیز برای کاهش حواس‌پرتی‌های محل کار وجود دارند، همچون استفاده از نرم‌افزارهایی که کارفرمایان را برای ایجاد محیط کاری متمرکز راهنمایی می‌کنند و به کارکنان کمک می‌کنند تا از نفوذ عوامل حواس‌پرتی جلوگیری کنند.
نرم‌افزار مدیریت دستگاه‌های تلفن همراه یا MDM (Mobile Device Management) یکی از این ابزارهاست که به کارفرمایان و مدیران شرکت‌ها کمک می‌کند تا با استفاده از این برنامه کلیه دستگاه‌های مورد استفاده در شبکه شرکت را ردیابی و مدیریت کنند. از مزایای این ابزار می‌توان به امکان مدیریت بهره‌وری، قابلیت مکان‌یابی دستگاه‌ها، مدیریت سیاست‌های سازمانی، پیگیری تلفن‌های همراه، مدیریت تماس‌ها و… اشاره کرد.
بیشتر بخوانید:
کلام آخر
حواس‌پرتی دلایل متعددی دارد و برخلاف تصور عموم، که آن را امری اجتناب‌ناپذیر می‌دانند، قابل کنترل است. شناخت و تشخیص عوامل حواس‌پرتی در محیط کار و استفاده از راهکارهای تکنولوژیکی، مانند سیستم مدیریت دستگاه‌های تلفن همراه (MDM) به کاهش این عوامل کمک می‌کند.
در این راستا، راهکارهای سازمانی ایرانسل هم با ارائه خدمات مختلفی نظیر موبایل سازمانی (MVPN) و VPN سازمانی، به مدیریت هرچه بهتر فعالیت کارکنان و افزایش بهره‌وری کسب‌وکار در بستری امن و مطمئن کمک می‌کند.
همچنین تمامی مشترکین دائمی و اعتباری ایرانسل با شماره‌گیری کد دستوری ستاره سه مربع (#3*) امکان دریافت مشاوره رایگان و اطلاعات تکمیلی تمام راهکارهای سازمانی مانند خدمات ابری، مدیریت هوشمند ناوگان، ارتباطات یکپارچه سازمانی و… را خواهند داشت. گفتنی است که کاربران غیرایرانسلی نیز می‌توانند همچون گذشته از طریق ایمیل EB@mtnirancell.ir با کارشناسان و مشاوران ما جهت استفاده از خدمات و راهکارهای سازمانی ایرانسل، در ارتباط باشند.
منبع:
https://trucesoftware.com/blog/how-to-immediately-reduce-workplace-distractions/
نظرات و پیشنهادات