کمبود وقت یا به عبارت عامیانه، کم آوردن زمان، موضوعی است که همه ما بارها آن را تجربه کرده‌ایم. مهم نیست که مشغول به چه کاری هستیم، در بیشتر مواقع، حداقل به یک ساعت بیشتر برای انجام کارهای خود نیاز داریم. کنترل داشتن روی تمام دقیقه‌ها در طول روز، کار بسیار دشواری است؛ چرا که در هر لحظه ممکن است با اتفاقات غیرمنتظره رو‌به‌رو شویم.
زمان، غیرقابل جایگزینی است و این موضوع، در دنیای امروز که همه چیز با سرعت بیشتری در حال حرکت است، بیش از پیش خودنمایی می‌کند.
با توجه به اهمیت استفاده بهینه از زمان، به‌خصوص در محیط کار، قصد داریم تا در این مقاله، شما را با اهمیت مدیریت زمان در محل کار و مزایای آن، آشنا کنیم.
مفهوم مدیریت زمان
مدیریت زمان، به فرآیند برنامه‌ریزی و تلاش برای داشتن کنترل زمان مورد نیاز برای هر فعالیت گفته می‌شود. مدیریت کردن زمان باعث می‌شود کارها هوشمندانه‌تر پیش برود. این کار نه تنها به افزایش بهره‌وری می‌انجامد، بلکه سبب ایجاد تعادل بین کار و زندگی شخصی افراد می‌شود.
اهمیت مدیریت زمان در محیط کار
مدیریت صحیح زمان، مزایای بسیاری را با خود به همراه دارد. در ادامه، به برخی از این مزایا در زندگی حرفه‌ای اشاره خواهیم کرد.
۱. تحویل به‌موقع کارها
تخصیص زمان مشخص برای اتمام هر فعالیت، به شما کمک می‌کند تا کارها را به موقع تحویل دهید. با وجود یک بازه زمانی مشخص، مغز شما خود را ملزم می‌کند تا از یک ساختار مشخص پیروی کرده و فعالیت‌ها را در موعد مقرر به پایان برساند. به‌علاوه، این کار منجر به مدیریت هرچه بهتر حجم کاری می‌شود.
۲. بالا رفتن کیفیت کار
تحویل کار باکیفیت و استاندارد، از ملزومات کار حرفه‌ای است. استفاده بهینه از زمان و اولویت‌بندی انجام کارها، به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را با کیفیت بالاتری انجام دهید. اولویت‌بندی وظایف باعث می‌شود تا بتوانید کارهای مهم‌تر را با تمرکز بیشتری به اتمام برسانید؛ این موضوع تاثیر بسیاری در افزایش کیفیت خروجی کار شما خواهد داشت.
۳. بازدهی و بهره‌وری بالاتر
بالا بودن مهارت شما در مدیریت زمان، باعث افزایش راندمان و بهره‌وری شما به عنوان یک فرد حرفه‌ای می‌شود؛ چرا که این توانایی به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را در اسرع وقت و در بهترین کیفیت ممکن تحویل دهید. همان‌طور که پیش از این نیز اشاره کردیم، مدیریت زمان و اولویت‌بندی فعالیت‌های مهم‌تر، علاوه‌بر جلوگیری از به تعویق افتادن کارها، کیفیت را بالا برده و همین عامل، بر راندمان و بهره‌وری نیز تاثیر مثبت می‌گذارد.
۴. بالا رفتن کیفیت کار
حجم کاری بالا و نبود برنامه مشخص برای اولویت‌بندی وظایف، باعث ایجاد استرس و اضطراب می‌شود. فشار روحی، علاوه‌بر اینکه راندمان و کیفیت خروجی کارها را کاهش می‌دهد، می‌تواندسلامت جسمی و روانی شما را تا حد زیادی به خطر بیاندازد؛ تنش و استرس زیاد، نقش مهمی در ایجاد مشکلات قلبی، افسردگی، وسواس، چاقی و مواردی از این دست ایفا می‌کند. با مدیریت زمان و برنامه‌ریزی برای انجام کارها، به‌راحتی می‌توانید میزان استرس خود را کاهش داده و سلامت بمانید.
۵. بالا رفتن کیفیت کار
منطقی است که احساس شما در محیط کار، بر کیفیت کلی زندگی‌تان اثر می‌گذارد. مدیریت اثربخش زمان، علاوه‌بر تاثیر مستقیم در بالا رفتن کیفیت زندگی حرفه‌ای، در زندگی شخصی شما نیز تغییرات مثبتی ایجاد خواهد کرد. اگر در محیط کار همه چیز تحت کنترل شما باشد و کارها طبق یک برنامه منظم پیش برود، ذهن شما آمادگی بیشتری برای تمرکز بر مسائل شخصی‌تان خواهد داشت. به عبارتی دیگر، مدیریت زمان به آرامش بیشتر شما در زندگی حرفه‌ای و شخصی، کمک می‌کند.
۶. پیشرفت شغلی
وقت‌شناسی در انجام کارها، نه تنها بهره‌وری‌تان را افزایش می‌دهد، بلکه به مثبت شدن وجهه شغلی شما در فضای کاری منجر شده و اعتبارتان را بالا می‌برد. این موضوع فرصت‌های بسیاری را برای گرفتن ترفیع و پیشرفت شغلی، پیش روی شما قرار می‌دهد.
۷. اوقات فراغت
انجام دادن وظایف شغلی طبق زمان‌بندی، سبب می‌شود مجبور نباشید بیش از حد لازم در محل کار بمانید. بنابراین می‌توانید با خیال آسوده، زمانی را به تفریح و استراحت اختصاص دهید تا با انرژی مضاعف به محل کار باز گردید.
پیامدهای ناشی از عدم مدیریت زمان در محیط کار
اهمیت این موضوع در محیط کار و انجام وظایف کاری، به نحوی دیگر خودنمایی می‌کند. بالا بردن مهارت مدیریت زمان در محل کار، به شما کمک می‌کند تا با برنامه‌ریزی دقیق‌تر و سختی کمتری، بتوانید عملکرد خود را بهبود دهید و به اهداف تعیین شده خود دست پیدا کنید. از سویی دیگر، عدم توانایی مدیریت زمان یا عملکرد ضعیف در رابطه با این موضوع، پیامدهای زیر را به دنبال خواهد داشت:
- از دست رفتن ضرب‌العجل‌ها و فرصت‌ها
- به تعویق افتادن کارها و از دست دادن تمرکز
- از بین رفتن وجهه حرفه‌ای و تخصصی
- ایجاد جریان‌های کاری ناکارآمد و کاهش کیفیت کارها
- ایجاد استرس برای خود و دیگر اعضای تیم
- خدشه دار شدن روابط کاری
- امکان در نظر گرفتن جریمه نقدی
- از بین رفتن تعادل بین امور کاری و امور شخصی
۷ گام مفید برای بهبود مدیریت زمان در محل کار
همه افراد می‌توانند با تمرین و آموزش، مهارت مدیریت زمان را کسب کنند. در ادامه به 7 گام اساسی برای تبدیل شدن به یک فرد حرفه‌ای در مدیریت زمان می‌پردازیم.
۱. برنامه‌ریزی
مهم‌ترین بخش مدیریت زمان، برنامه‌ریزی است. با وجود برنامه‌ریزی، می‌توانید نهایت بهره را از زمان خود ببرید. برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، الزاما به معنای در نظر گرفتن چارچوب سخت‌گیرانه برای انجام کارها نیست، بلکه به این معنا است که بتوانید هوشمندانه تصمیم بگیرید و بهترین زمان انجام هر فعالیت را از پیش بدانید. برخی از متخصصان این حوزه معتقدند که هر یک دقیقه زمانی که به برنامه‌ریزی اختصاص می‌دهید، منجر به 10 دقیقه صرفه‌جویی در مدت زمان انجام آن فعالیت خواهد شد.
۲. اولویت‌بندی وظایف به ترتیب اهمیت
اولویت‌بندی فعالیت‌های روزانه، کلید موفقیت در مدیریت زمان است. بسیاری از کارمندان، روز خود را با انجام فعالیت‌های نه چندان مهم شروع می‌کنند که به راحتی در زمان دیگری قابل انجام است. اولویت‌بندی فعالیت‌ها به شما کمک می‌کند تا میزان اهمیت آنها را دریابید و بر انجام فعالیت‌هایی تمرکز کنید که به موفق شدن شما در کار کمک می‌کنند یا در راستای هدف نهایی پروژه شما قرار می‌گیرند. استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه، به شما در این راه کمک خواهد کرد.
۳. پرهیز از انجام چند کار به‌صورت هم‌زمان
انجام چند کار به صورت هم‌زمان (Multitasking) تا حد زیادی باعث هدر رفتن زمان شده و در نهایت سبب می‌شود تا احتمال خطا بالاتر برود و خروجی هیچ کدام از کارها، دلپذیر نباشد. بهترین روش برای انجام کارها، تمرکز روی یک فعالیت و انجام فعالیت جدید، پس از اتمام فعالیت قبلی است. بنابراین لازم است در تهیه لیست فعالیت‌های خود، به اولویت آنها توجه کنید.
۴. کاهش عوامل برهم زننده تمرکز
در طول روز، عوامل بسیاری باعث به‌هم ریختن تمرکز ما می‌شود؛ عدم تمرکز، باعث دوباره‌کاری، خستگی و از دست دادن زمان مفید برای انجام کارها خواهد شد. چک کردن مداوم ایمیل، شبکه‌های اجتماعی، داشتن همکاران پرحرف، استفاده زیاد از موبایل، محیط کاری شلوغ و مواردی از این قبیل، می‌تواند آرامش و تمرکز شما را هنگام کار کردن از بین ببرد. برای مدیریت بهینه زمان خود در محیط کار، لازم است عواملی را که تمرکزتان را مختل می‌کند بشناسید و برای کاهش یا حذف آنها چاره‌ای بیاندیشید. برای مثال، می‌توانید ساعات مشخصی به استفاده از موبایل یا شبکه‌های اجتماعی اختصاص دهید.
۵. برنامه‌ریزی مشخص برای زمان استراحت
تعیین زمان‌های مشخص و منظم برای استراحت، یکی از مهم‌ترین عواملی است که سبب می‌شود بهره‌وری شما در تمام طول روز حفظ شود. بنابراین، توجه به زمان‌های استراحت در برنامه‌ریزی فعالیت‌های روزانه، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. بهتر است مدت زمان هر بار استراحت، حداکثر ۱۰ دقیقه در نظر گرفته شود.
۶. شناسایی ساعات پربازده خود
بازدهی همه ما در ساعات مختلف روز متفاوت است، چرا که ظرفیت مغز، میزان انرژی و انگیزه، در ساعات مختلف روز تغییر می‌کند. بنابراین لازم است ساعات پربازده خود را شناخته و تا حد امکان، انجام فعالیت‌های مهم‌تر و دارای اولویت بالا را در آن زمان‌ها بگنجانید.
۷. پذیرش محدودیت‌ها
نباید تصور کنید که با مدیریت زمان و برنامه‌ریزی، می‌توانید حجم بسیار بالا و غیر استاندارد کار را در برنامه خود بگنجانید. بنابراین در برخی موارد لازم است محدودیت‌ها را بپذیرید و در صورت لزوم، بخشی از کار را برون‌سپاری کنید.
جمع‌بندی
به طور کلی می‌توان گفت کسب مهارت مدیریت بهینه زمان، نیاز به برنامه‌ریزی و تمرین دارد و بر تمامی جنبه‌های زندگی شخصی و کاری شما اثر می‌گذارد. کنترل و مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا اولویت‌بندی داشته باشید، هوشمندانه‌تر تصمیم بگیرید و در مدت زمانی مشخص، حجم قابل توجهی از فعالیت‌های کاری خود را به سرانجام برسانید.
منبع:
نظرات و پیشنهادات