همه ما سازمان‌هایی را می‌شناسیم که تعداد زیادی از افراد در آن‌ها مشغول به کارند و معمولاً فعالیت‌های آن‌ها در خارج از سازمان و به‌صورت مأموریت‌هایی در نقاط مختلف شهر انجام می‌شود. شاید یکی از سؤالاتی که در ذهن ما درباره این نوع مجموعه‌ها ایجاد می‌شود این است که چطور این تعداد از پرسنل، به‌خصوص در مواقع اضطراری و در مدت زمان کم با هم ارتباط برقرار می‌کنند، دیگران را از اوضاع آگاه می‌سازند و هماهنگی‌های لازم را انجام می‌دهند. به طور مثال ممکن است وقتی کارکنان شهرداری که برای کارهایی چون نظارت و رسیدگی بر زیرساخت‌های شهری یا تعمیر و بازسازی آن‌ها به نواحی مختلف شهری سر می‌زنند، در موقعیتی خاص قرار بگیرند که تلفن همراه آن‌ها پاسخ‌گو نباشد. در این صورت چگونه با همکاران خود تماس می‌گیرند؟
برای رسیدن به پاسخ این سؤال، بیایید نگاهی به تجربه سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری تهران (فاوا) بیندازیم. این سازمان که پیشینه‌ای طولانی و درخشان در شهرداری تهران دارد، با بهره‌گیری از ظرفیت‌های فناوری‌های بهروز دنیا، تکیه بر نیروی انسانی متخصص، مشارکت شهروندان و بخش خصوصی در تلاش است که هدف اصلی خود یعنی ایجاد شهر هوشمند و شهرداری دیجیتال را در تهران به بهترین شکل محقق کند.
تعدد پرسنل فاوا، که لازم است در شرایط مختلف، برای انجام مأموریت به نقاط مختلف اعزام شوند، همچنین اهمیت بالای برقراری تماس و ارسال گزارش در حین انجام مأموریت، باعث شد که مدیران این مجموعه پیاده‌سازی راهکاری پیشرفته و بهروز را برای برقراری تماس میان پرسنل خود، در لیست اولویت‌های خود قرار دهند.
در این مقاله به واکه، راهکار منتخب فاوا و تجربه آن از به‌کارگیری این راهکار می‌پردازیم. پیش از پرداختن به این بحث، ابتدا کمی با پیشینه این شرکت آشنا می‌شویم.
آشنایی با سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری تهران (فاوا)
همان‌طور که اشاره کردیم هدف سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری تهران، ساختن شهری هوشمند است. سیاست‌گذاری، برنامه‌ریزی راهبردی، نظارت، پایش اطلاعات و ارتباطات و همچنین ایجاد و توسعه زیرساخت‌های ارتباطی و سخت‌افزاری برای رسیدن به این هدف، از جمله وظایف مهم این سازمان است. مهم‌ترین خدمات و فعالیت‌های فاوا عبارت‌اند از: خدمات برنامه‌ریزی و راهبری تهران هوشمند، خدمات نرم‌افزاری، خدمات اطلاعات مکانی، خدمات شهروندی (اپلیکیشن تهران من)، خدمات دیتا، اطلاعات، آمار مثل رایا (نقشه هوشمند تهران) و داده‌نما (پلتفرمی برای ارائه داده‌های آماری مربوط به تهران).
لازم به ذکر است که این سازمان، واحدی جدید در شهرداری تهران نیست، بلکه مسیری طولانی را طی کرده است تا به سازمانی مستقل و مبتنی بر فناوری‌های روز دنیا تبدیل شود. این سازمان از سال ۱۳۴۷ با نام طرح مکانوگرافی و در جایگاه یکی از واحدهای شهرداری تهران تأسیس شده، اما در طی زمان، دچار تغییرات مختلفی بوده و در نهایت در سال ۱۳۹۶ به عنوان سازمانی مستقل به رسمیت شناخته شده است.
دغدغه‌های ارتباطی سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری تهران (فاوا)
سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری تهران مجموعه‌ای گسترده و دارای تعداد زیادی از پرسنل است که در حوزه‌ها و مناطق گوناگون در حال فعالیت هستند. به همین علت، مجهز بودن به ابزارهای ارتباطی پایدار و باکیفیت از مهم‌ترین نیازهای این سازمان بوده است.
فاوا برای برآورده کردن این نیاز از بی‌سیم‌های سنتی استفاده می‌کرد. در حدود ۲۰۰۰ نفر از کارکنان این مجموعه به بی‌سیم مجهز بودند، اما وجود چند مسئله باعث شد مدیران فاوا به دنبال راهکاری بهتر باشند. به گفته مسئول مخابراتی و رادیویی این سازمان: «سیستم‌های بی‌سیم سنتی فاقد پوشش‌دهی سراسر هستند به همین علت نمی‌توانند پایداری تماس‌ها را در اکثر مناطق تأمین کنند. از سویی، این بی‌سیم‌ها قابلیت برقراری تماس گروهی را ندارند.»
یکی دیگر از مسائلی که باعث شد فاوا به دنبال راه‌حلی پیشرفته‌تر باشد، محدود بودن امکانات سیستم‌های بی‌سیم سنتی بود. مسئول مخابراتی و رادیویی فاوا ضمن اشاره به تجربیات کارکنان سازمان، این محدودیت را این‌گونه توصیف می‌کند: «کارکنان سازمان رفاه و تأمین اجتماعی شهرداری که از زیر مجموعه‌های فاوا و متولی رسیدگی به افراد بی‌خانمان و کودکان کار است، باید در مأموریت‌های خود از برخوردی که با مددجویان داشتند، عکس و گزارش مستند تهیه می‌کردند، اما از آن‌جا که بی‌سیم‌های سنتی امکان ارسال تصویر و داده‌های نوشتاری را نداشتند، این کار برای مددکاران ما بسیار دشوار بود.»
مدیران این شرکت پس از انجام تحقیقات، با واکه، سیستم بی‌سیم ایرانسل آشنا شدند و تصمیم گرفتند از امکانات آن در سازمان خود بهره‌مند شوند.
در ادامه به بررسی این موضوع می‌پردازیم که واکه چیست، چه ویژگی‌هایی دارد و چگونه به بهبود کیفیت تماس‌ها در فاوا کمک کرده است؟
واکه، سیستم بی‌سیم ایرانسل
واکه، سیستم بی‌سیم ایرانسل، بستری ارتباطی برای برقراری تماس و ارسال پیام به صورت غیرهم‌زمان و بدون شماره‌گیری است که بر اساس تکنولوژی PoC (Push to talk over Cellular) فعالیت می‌کند. کاربران در این سیستم می‌توانند با استفاده از دستگاه‌های بی‌سیم، تنها با فشردن و نگه‌داشتن یک دکمه، با یکدیگر مکالمه صوتی یا چند رسانه‌ای (ویدیو، عکس و پیام) برقرار کنند.
در این راهکار تمامی تماس‌ها بدون تأخیر و بر بستر سرویس VPN سازمانی ایرانسل برقرار می‌شود. کاربران این سرویس می‌توانند به صورت فردبه‌فرد یا فردبه‌گروه با هم ارتباط برقرار کنند. امنيت و سرعت بالا در برقراری تماس بدون شماره‌گیری، واکه را به راهکاری ایده‌آل برای کاربرانی که در ارتباطات صوتی و چندرسانهای خود نیازمند سرعت، امنيت و پایداری هستند، تبدیل می‌کند.
آشنایی با کارکردهای تکنولوژی PoC در سراسر جهان:
با کاربرد تکنولوژی PoC در مدیریت نواحی تجاری شهر لندن آشنا شوید
تجربه سازمان فاوا در استفاده از واکه، سیستم بی‌سیم ایرانسل
فاوا با خرید ۳۰۰ دستگاه بی‌سیم واکه، این سرویس را در سازمان خود پیاده‌سازی کرد. دستگاه‌های بی‌سیم واکه این امکان را در اختیار کارکنان فاوا قرار دادند که علاوه‌بر مکالمات صوتی، بتوانند پیام‌های چندرسانهای (شامل عکس، ویدئو و متن نوشتاری) را نیز برای یکدیگر ارسال کنند؛ در نتیجه، در جریان مأموریت‌ها برای تهیه گزارشی کامل، دیگر نیازی به استفاده از گوشی همراه شخصی یا ابزارهای دیگر نداشتند.
با استقرار سیستم واکه، این امکان برای مدیران فراهم شد که در این شبکه، گروه‌های کاری مختلف ایجاد کنند و دیگر مجبور نباشند که یک پیام مشابه را چندین بار برای افراد متعدد ارسال کنند.
به گفته مسئول مخابرات این سازمان: «واکه، امکان ردیابی کاربران حاضر در موقعیت‌های گوناگون و همچنین غیرفعال کردن برخی حساب‌های کاربری را که دستگاه آن‌ها مفقود شده بودند، برای مدیران فراهم کرد.»
این سیستم به‌طور کلی، دسترسی به کارکنان، ایجاد هماهنگی میان آن‌ها را تسهیل کرد، همچنین پایداری و کیفیت تماس‌ها را افزایش داد که نتیجه این تغییرات افزایش بهره‌وری سازمان بود. این نتایج باعث شد که مسئولان این سازمان استفاده از این سرویس را به سازمان‌های مشابه که بستری امن و پایدار برای ارسال پیام‌های چندرسانهای دارند، توصیه کنند.
به گزارش مسئولان این سازمان، درصد رضایت مدیران و کارکنان این سازمان از سرویس واکه ۸۰ درصد بوده است. که این امر نشان از موفقیت نسبی واکه در پاسخ‌گویی به نیازهای سازمان فاوا دارد.
مطالعه بیشتر درباره سرویس واکه :
سخن آخر
تأمین امنیت، پایداری و مجهز بودن به امکانات بهروز و پیشرفته، از مهم‌ترین ویژگی‌های یک ابزار ارتباطی ایده‌آل برای سازمان‌ها است. این امکانات علاوه‌بر این‌که می‌تواند نقشی کلیدی در رشد و پیشرفت سازمان‌ها ایفا کند، مزیت رقابتی بسیار مهمی نیز به شمار می‌آید.
واکه، سیستم بی‌سیم ایرانسل نیز با قابلیت‌های منحصربه‌فرد خود می‌تواند در طیف وسیعی از کسب‌وکارها در حوزه تدارکات، حمل‌ونقل، تأمین امنيت و حراست و مکان‌هایی چون مجتمع‌های تجاری، فرودگاه‌ها، راه آهن، بنادر، پارکینگ‌های عمومی، فروشگاه‌های بزرگ، هتل‌ها و غیره سهمی مهم در توسعه و رشد کسب‌وکارها داشته باشد.
اگر شما هم در سازمان خود، ضرورت وجود چنین راهکاری را احساس می‌کنید، برای آشنایی بیشتر با واکه به وب سایت راهکارهای سازمانی ایرانسل مراجعه کنید و همچنین برای دریافت مشاوره درباره این سرویس به آدرس EB@mtnirancell.ir ایمیل بزنید.
نظرات و پیشنهادات