تلفن همچنان جزئی جداناپذیر از هر کسب‌وکار است که زیرساخت ارتباطی شرکت‌ها را فراهم می‌کند. اما با پیشرفت‌های روزافزون تکنولوژی و ورود ابزارهای فناورانه، این دستگاه هم تحولات زیادی داشته، به‌طوری که امروزه می‌توانید با اینترنت و راه‌اندازی مرکز تماس ابری، ارتباطاتی متفاوت و باکیفیت را تجربه کنید.
از آنجایی که استفاده از سیستم‌های مرکزی نظیر مرکز تماس ابری، به‌دلیل نیازهای ارتباطی روزافزون، به یک نیاز مهم برای تمام کسب‌وکارهای B2B و B2C تبدیل شده‌اند، انتخاب سیستم مرکز تماس ابری مناسب یا PBX کاری دشوار است. قبل از تصمیم‌گیری برای انتخاب سیستم PBX ابری مناسب، بهتر است تا با چگونگی عملکرد این سیستم و ویژگی‌های آن آشنا شوید.
ازاین‌رو در این مقاله به مقایسه دو سیستم مرکز تلفن داخلی سنتی و PBX اینترنتی، ویژگی هریک و پاسخ به سوال «مرکز تماس ابری چیست؟» می‌پردازیم تا کمی از سردرگمی کسب‌وکارها کم کنیم.
مرکز تماس ابری یا Cloud PBX چیست؟
مرکز تماس ابری یکی از جدیدترین موارد اضافه‌شده در فناوری PBX (Private Branch Exchange) یا سیستم تجاری ارتباطات سازمانی است. به‌طور معمول به آن PBX میزبان یا سانترال مجازی می‌گویند که در حقیقت یک راهکار PBX مبتنی بر IP است. این سیستم از طریق اینترنت کار می‌کند و توسط یک ارائه‌دهنده خارجی ساخته، مدیریت و ارائه می‌شود.
هدف اصلی سیستم تلفن مجازی ارائه یک شبکه ارتباطی تجاری مطمئن از طریق اینترنت است. گفتنی است که PBX گزینه بسیار مناسبی برای کسب‌وکارها است، زیرا انعطاف‌پذیری بالایی دارد و مقرون‌به‌صرفه است. در این سیستم داده‌ها از طریق اینترنت منتقل و در فصای ابری ذخیره می‌شوند و شما امکان دسترسی به داده‌ها را از هر دستگاه متصل به اینترنتی خواهید داشت.
به‌طور کلی سیستم PBX را می‌توان زیرمجموعه خدمات تلفنی دانست که برای ردیابی تماس‌ها از آن استفاده می‌شود. از آنجایی که سانترال‌های سنتی و قدیمی‌تر به شکل سخت‌افزاری هستند و هزینه نگهداری آن‌ها برای کسب‌وکارهای نوپا بالا است، در سال‌های اخیر شاهد سانترال‌های مبتنی بر ابر یا سانترال میزبان هستیم که در قالب نرم‌افزار وارد بازار شده‌اند.
بیشتر بخوانید:
آشنایی با ۴ ترند مهم در تکامل شبکه های مبتنی بر تکنولوژی ابری!
مرکز تماس محلی یا Onsite PBX چیست؟
مرکز تماس محلی (Onsite یا On-premise PBX) همان سانترال سنتی است. در این نوع سیستم تلفنی، تمامی سخت‌افزارها در محل کار شما قرار دارند و تماس‌های برقرارشده از طریق یک سیستم مرکزی اختصاصی انجام می‌شوند.
درحالی‌که در ابتدا این سیستم (Onsite PBX) گزینه خوبی به نظر می‌رسد، اما باید گفت که دارای معایبی است که از جمله آن‌ها می‌توان به هزینه نصب بالا، نیاز به نگهداری تمام وقت و خدمات و پشتیبانی اشاره کرد.
مرکز تماس ابری یا مرکز تماس محلی؟
با بررسی‌های انجام‌شده تا این قسمت مقاله مشخص است که انتخاب سانترال مبتنی بر ابر گزینه بهتری است، زیرا مزایای بیشتری نسبت به مرکز تماس محلی دارد. بااین‌حال هنگام تصمیم‌گیری برای انتخاب از میان این دو مورد مهم است که عوامل مختلفی نظیر موارد پایین را در نظر بگیرید:
- آیا کارکنان بخش فناوری اطلاعات (IT) شرکت شما مهارت‌های فنی لازم برای مدیریت و راه‌اندازی یک سیستم تلفن محلی را دارند؟
- استراتژی قیمت‌گذاری و تعیین بودجه شما چگونه خواهد بود؟
- کارمندان دورکار یا دفاتری فیزیکی دارید؟
- آیا سیستم‌های موجود شما امکان یکپارچه‌سازی با سیستم‌های ارتباطی جدید را دارند؟
طبق ترندهای موجود در اکوسیستم کسب‌وکارهای دیجیتال، شاهد محبوبیت سیستم ابری PBX هستیم و گزینه‌ای است که باید در کسب‌وکارهای بیشتری راه‌اندازی شود. در ادامه همراه ما باشید تا به مزایای مرکز تماس ابری اشاره کنیم.
بیشتر بخوانید:
رایانش ابری چگونه بر سازوکار موسسات مالی بین المللی تاثیر گذاشته است؟
مرکز تماس ابری چه مزایایی نسبت به مرکز تماس محلی دارد؟
- راه‌اندازی آسان و به‌صرفه بودن هزینه‌های تماس: سیستم سانترال On-Premise یا مرکز تماس محلی یک سیستم پرهزینه است. برای راه‌اندازی آن، کسب‌وکارها باید بر روی سرورها، سخت‌افزارها و نرم‌افزارها سرمایهگذاری کنند. همچنین لازم است تا شرکت‌ها، متخصصان IT داشته باشند که در پروسه راه‌اندازی و سفارشی‌سازی سانترال‌ها به آن‌ها کمک کنند.
از طرفی سیستم تلفن مبتنی بر ابر نیازی به زیرساخت IT سفارشی‌سازی‌شده ندارد. همچنین از آنجایی که کل این سیستم در فضای ابری میزبانی و مدیریت می‌شود، نیازی به وجود سخت‌افزار نیست. با این کار، کسب‌وکارها فقط ملزم به پرداخت هزینه خدمات انتخابی هستند و به میزان قابل‌توجهی در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کنند.
علاوه‌بر موارد گفته‌شده، این سیستم‌ها مستقل از هر موقعیت جغرافیایی هستند. بنابراین، کسب‌وکارها می‌توانند کل زیرساخت ارتباطی خود را در یک سیستم واحد ادغام کنند و منجر به کاهش هزینه‌های تماس خود شوند.
- ارتباطات چندکانالی: وجود یک محیط توزیع‌شده و ابزارهای ارتباطی متنوع را می‌توان از موضوعاتی دانست که برای ارتباطات و همکاری در عصر حاضر ضروری هستند. بنابراین ارتباطات چندکانالی یک بخش اساسی است که نه تنها به بهبود کارایی کارکنان کسب‌وکارها کمک می‌کنند، بلکه در ایجاد تجربه مشتری عالی هم اثرگذار هستند.
سیستم‌های مبتنی بر ابر از ارتباطات چندکانالی نظیر خدمات تلفن ابری و سایر رسانه‌های ارتباطی در قالب صدا، ویدیو و متن پشتیبانی می‌کنند. گفتنی است که نصب سیستم مبتنی بر ابر به‌معنای ریشه‌کن کردن راه‌حل‌های موجود نیست، بلکه شما می‌توانید سیستم ابری را با آن‌ها ادغام کنید. با این کار شما این امکان را دارید تا تماس‌های خود را با استفاده از پروتکل‌های ارتباطی محبوبی مانند RTSP، RTP، VoIP و… برقرار کنید.
- مقیاس‌پذیری: از آنجایی که هدف اصلی هر کسب‌وکاری رشد و توسعه در گذر زمان است، سیستم تلفن محلی گزینه مناسبی برای آن‌ها نیست. این سیستم‌ها مقیاس‌پذیر نیستند و این بدین معنی است که کسب‌وکارها بدون سرمایهگذاری بر زمان و منابع خود، قادر به توسعه نخواهند بود. اگرچه کسب‌وکارها می‌توانند فضاهایی را برای سال‌های آتی رزرو کنند اما این کار معقول نیست، چراکه ممکن است هرگز از آن منابع استفاده نشود.
کلید حل این مشکل را می‌توان در سیستم‌های مرکز تماس ابری پیدا کرد. این سیستم‌ها کاملا مقیاس‌پذیر هستند و آن‌ها را می‌توان با توجه به میزان تقاضای کسب‌وکارها، افزایش یا کاهش داد. این سیستم گزینه مناسبی برای کسب‌وکارهای کوچک است که می‌توانند با توسعه خود، میزان کاربران خود را افزایش دهند.
- امن و قابل اعتماد: اگر از دیدگاه امنیت نگاه کنیم، مرکز تماس ابری را می‌توان امن‌تر از سرویس تلفن محلی دانست. سرویس ابری تمام جزئیات نرم‌افزارها از جمله ارتقا، وصله‌ها و فایروال را مدیریت می‌کند. همچنین بسیاری از ارائه‌دهندگان سیستم PBX خود را به منظور ارائه امنیت بهتر بر روی سرورهای ابری اختصاصی میزبانی می‌کنند.
ارائه‌دهندگان سرویس‌های ابری به‌کمک تیمی از افراد ماهر و متخصص، اقدامات لازم جهت مهار نقض‌های امنیتی و حملات سایبری را انجام می‌دهند. ازاین‌رو مرکز تماس ابری را می‌توان سیستمی مطمئن و قابل اعتماد دانست که بدون صرف هزینه اضافی امنیت اطلاعات کسب‌وکارها را تامین می‌کند.
بیشتر بخوانید:
- پشتیبان‌گیری و بازیابی داده: در مواقع بحران و بروز مشکلات طبیعی یا خطاهای انسانی، مزایای مرکز تماس ابری نسبت به مرکز تماس محلی بیشتر است. این سیستم به‌دلیل ماهیت مبتنی بر ابر خود به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا در مواقع سخت نیز به ارتباطات خود ادامه دهند.
مرکز تماس ابری با قابلیت انعطاف‌پذیری خود، به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا از مکان‌های مختلف به برقراری ارتباط با مشتریان خود بپردازند و درصورت تغییر یا جابه‌جایی محل کار، بدون وقفه به ارتباطات تجاری خود ادامه دهند.
ارائه‌دهندگان خدمات تلفن ابری همچنین به‌دلیل زیرساخت‌های گسترده خود در شهرهای مختلف، درصورت بروز هرگونه مشکل، در عرض چند ثانیه فعال شده و مجدد شروع به کار می‌کنند.
- انعطاف‌پذیری: در دنیای امروز، محیط کار توزیع‌شده و ارتباط بی‌وقفه و یکپارچه بین کسب‌وکار و مشتری از دغدغه‌ها و ملزومات هر سازمانی است که با کمک سیستم مبتنی بر ابر به‌راحتی می‌توان به آن دست یافت.
انعطاف‌پذیری بالای سیستم مرکز تماس ابری به نمایندگان تجاری این اجازه را می‌دهد تا درصورت دسترسی به اینترنت، از هر مکانی، به سیستم مرکزی دسترسی داشته باشند. آن‌ها می‌توانند با اتصال شماره مجازی یا رایگان به مرکز تماس ابری میزبانی شده، در هر مکان و زمانی تماس‌های مشتریان را دریافت کنند و بهبود تجربه مشتریان را به همراه آورند.
- نظارت و آنالیز داده‌ها در لحظه: یکی دیگر از امتیازاتی که مرکز تماس ابری نسبت به مرکز تماس محلی دارد، دسترسی به آمار و نظارت لحظه‌ای همه تماس‌ها، هزینه‌ها و موارد دیگر از طریق دسکتاپ یا موبایل است. به‌طور معمول در ابتدای کار، دسترسی به یک پورتال وب به کسب‌وکارها ارائه می‌شود تا به تمام گزارش‌ها دسترسی داشته و آن‌ها را آنالیز کنند.
این ویژگی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با تجزیه و تحلیل کارمندان براساس عملکرد، مشاهده تماس‌های ضبط‌شده و… و به‌کمک ابزارهای گزارش‌دهی، تصمیماتی آگاهانه بگیرند. ابزارهای گزارش‌دهی داده‌ها را جمع‌آوری کرده و با ساده‌سازی آن‌ها به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا اقدامات لازم را اتخاذ نمایند.
بیشتر بخوانید:
هر آن چه که باید در مورد رایانش ابری بدانید
عملکرد مرکز تماس ابری (Cloud PBX Phone) چگونه است؟
در سیستم‌های مبتنی بر ابر، ارائه‌دهنده وظیفه ذخیره‌سازی و نگهداری تجهیزات سانترال و همچنین ارائه خدمات تلفنی مانند سیگنالینگ ) زبان ارتباطی بین مراکز و تجهیزات مخابراتی( یا علامت‌دهی را بر عهده دارد و سیستم سانترال یا PBX ویژگی‌های ارتباطی مختلف مانند انتقال تماس، پست صوتی و غیره را اجرا می‌کند.
کلام آخر
در‌آخر باید گفت که قابلیت ذخیره ریزمکالمات، عدم نیاز به حضور کارمندان در سازمان و امکان نظارت بر تماس‌ها از ویژگی‌هایی هستند که می‌توانند به خودی خود شما را به استفاده و بهره‌مندی از سرویس مرکز تماس ابری مجاب کنند.
گفتنی است که راهکارهای سازمانی ایرانسل نیز در تلاش است تا با همت متخصصان این حوزه نسخه بومی‌سازی‌شده این سرویس را در اختیار کسب‌وکارها قرار دهد. کارشناسان ما به‌صورت شبانه‌روزی پاسخگوی سوالات شما در خصوص استفاده از این سرویس هستند و شما می‌توانید برای دریافت مشاوره از طریق ایمیل EB@mtnirancell.ir با ما در تماس باشید.
علاوه‌بر خدمات ابری نظیر زیرساخت ابری و خدمات دیتاسنتر، راهکارهای دیگری نیز توسط ایرانسل ارائه می‌شود که از جمله آن‌ها می‌توان به موبایل سازمانی (MVPN)، شبکه امن همراه (APN) و سامانه مدیریت هوشمند ناوگان (FMS) اشاره کرد. شما می‌توانید برای آگاهی از هریک از راهکارها، کد دستوری ستاره سه مربع (#3*) را شماره‌گیری کنید.
منبع:
نظرات و پیشنهادات