مهارت‌های ارتباطی و به طور کلی مهارت‌های نرم در محیط کار و خارج از آن از اهمیت بسیاری برخوردار است. توانایی بیان واضح دستورالعمل‌ها، ایده‌ها و مفاهیمی که در ذهن دارید، می‌تواند به موفقیت شما در مسیر شغلی‌تان کمک کند. یکی از اساسی‌ترین مهارت‌ها برای برقراری ارتباطات موثر در محیط کار ، توانایی گوش دادن فعال است. توسعه این مهارت نرم، به شما در حفظ ارتباطات با همکاران، حل مسئله، بهبود فرآیندها و انتقال درست اطلاعات، انتظارات و دستورالعمل‌ها کمک می‌کند.
اما گوش دادن فعال به چه معناست و چگونه باید این مهارت را کسب کرد؟ هر فردی می‌تواند با تمرین کردن و اجرای توصیه‌هایی که در ادامه آن‌ها را معرفی می‌کنیم، این مهارت مهم را کسب کند.
مهارت گوش دادن فعال چیست؟
گوش دادن فعال توانایی تمرکز کامل بر صحبت‌های افراد، به‌منظور درک کامل پیام و ارائه یک پاسخ متفکرانه به آن‌هاست. درست برخلاف حالت منفعل که در آن عمل گوش دادن بدون دریافت پیام طرف مقابل انجام می‌شود. این مهارت در برقراری ارتباطات میان‌فردی اهمیت زیادی دارد و این امکان را به افراد می‌دهد که در آینده، اطلاعات مشخصی را بدون نیاز به تکرار به خاطر بیاورند. به بیان ساده‌تر، با گوش دادن فعال به صحبت‌های یک فرد می‌توانید جانب امانت را درباره اطلاعاتی که به شما منتقل می‌کند، رعایت کنید.
شنوندگان فعال از تکنیک‌های زبانی و غیرزبانی برای حفظ تمرکزشان بر صحبت‌های فرد گوینده استفاده می‌کنند. یک شنونده فعال به جای فکر کردن درباره این که بعد از اتمام صحبت‌های طرف مقابل، باید چه حرفی بزند، با دقت به کلمات او توجه می‌کند تا اطلاعات را به ذهن بسپرد. در محیط کار، این مهارت به بهبود کار تیمی کمک می‌کند.
درباره کار تیمی بخوانید:
چرا مهارت گوش دادن فعال اهمیت دارد؟
یادگیری مهارت‌های ارتباطی مناسب در زندگی شغلی و شخصی از اهمیت بالایی برخوردار است. به کمک مهارت گوش دادن فعال که چیزی بیشتر از سرتکان دادن موقع صحبت کردن فردی دیگر است، می‌توانید نقطه‌نظرهای همکاران و اطرافیان‌تان را بهتر درک کنید و در نتیجه از به‌وجود آمدن بسیاری از سوءتفاهم‌ها جلوگیری کنید.
همچنین این مهارت با تقویت همدلی در محل کار و حل تعارض‌ها به ایجاد محیط‌های کاری شاد و مبتنی بر اعتماد، کمک می‌کند. بنابراین اغلب اوقات بهتر است دلایل این که چرا به گوش کردن نیاز داریم را به خاطر بیاوریم؛ دلایلی مانند: کسب اطلاعات جدید، درک اطلاعات، لذت بردن از صحبت کردن و یاد گرفتن موضوعات جدید و… .
توصیه‌هایی برای تبدیل شدن به یک شنونده فعال در محیط کار
با توجه به اهمیت این مهارت در محیط کار، در ادامه ۸ راهکار کاربردی را به شما معرفی می‌کنیم تا به کمک آن‌ها بتوانید مهارت‌های ارتباطی خود را بهبود بدهید،در جلسات و گفت‌وگوهای کاری و غیرکاری، شنونده فعال‌تری باشید.
۱- به طور دقیق توجه کنید
شاید این حس برای شما هم آشنا باشد که تصور کردید به‌طور کامل به صحبت‌های فرد مقابل‌تان گوش کرده‌اید اما زمانی که به عقب برگشتید متوجه شدید که بخش بزرگی از صحبت‌های او را به خاطر نمی‌آورید! اگر می‌خواهید شنونده فعال باشید لازم است تا توجه دقیقی به صحبت‌های افراد داشته باشید که این امر مستلزم تمرکز بر لحظه حال، برقراری تماس‌های چشمی منظم و کمی صبر کردن پیش از پاسخ دادن به آن‌هاست.
۲- برای برطرف کردن ابهامات، سوال بپرسید
هر زمان که صحبت‌های همکار یا دوستان‌تان را از دست دادید، از آن‌ها سوال بپرسید و بخواهید که ابهامات شما را رفع کنند. این موضوع به‌هیچ‌وجه نشان‌دهنده عدم‌توجه شما به صحبت‌های آن‌ها نیست و برعکس علاقه و توجه شما را به صحبت‌های طرف مقابل ثابت می‌کند. با این کار، درستی اطلاعات بررسی و به این ترتیب از به وجود آمدن سوءتفاهم‌های کاری، جلوگیری خواهد شد.
پرسیدن سوالاتی مانند: «نظر شما درباره این موضوع چیست؟» که پایانی باز دارند، به شفاف شدن بحث کمک زیادی می‌کند و تمایل شما را به تعامل با فرد مقابل، نشان می‌دهد.
۳- مهارت‌های برقراری ارتباطات صحیح را یاد بگیرید
فرقی نمی‌کند صحبت از نحوه پیشبرد یک پروژه باشد یا دلایل اخراج یکی از کارمندان؛ نحوه برقراری ارتباط با فرد مقابل، به‌منظور درک نقطه‌نظرات او از اهمیت بالایی برخوردار است. عدم ایجاد وقفه در صحبت‌های افراد و مطرح کردن انتقادات پس از تمام شدن صحبت آن‌ها، چند نمونه از مهارت‌های میان‌فردی است که کمک بزرگی به پردازش صحیح اطلاعات می‌کند.
استفاده از عبارات تاییدکننده کوتاه و مثبت مانند: «موافقم» یا «متوجهم» به فرد گوینده احساس راحتی بیشتری می‌دهد و امکان پردازش و بیان بهتر اطلاعات را برای فرد گوینده فراهم می‌کند.
بیشتر بخوانید:
۴- تمرین خودآگاهی انجام دهید
افزایش خودآگاهی به شما کمک می‌کند تا علاوه‌بر شاد بودن، بهره‌وری بیشتری در محیط کار داشته باشید و ارتباطات موثرتری برقرار کنید. آیا تاکنون درباره این که چطور در محیط کار ارتباط برقرار می‌کنید، فکر کرده‌اید؟ انجام خوداندیشی و توجه به نحوه صحبت کردن‌تان با دیگران، می‌تواند تمرین خوبی برای تبدیل شدن به یک شنونده فعال باشد. وجود برخی از جنبه‌های رفتاری در افراد، ممکن است باعث شود صحبت کردن با آن‌ها امری چالش‌برانگیز باشد، بنابراین هر فردی می‌تواند با درک مدل خود در برقراری ارتباط، عواملی شخصی که مانع گوش دادن فعال او می‌شوند را شناسایی و برطرف کند.
۵-جبهه‌گیری نکنید
یکی از مسائل رایج در محیط‌های کاری با رقابت بالا این است که افراد برای اثبات برتری خود نسبت به دیگران، تلاش می‌کنند تا با نظرات دیگران مخالفت کنند؛ بنابراین در هنگام جلسات یا گفت‌وگوهای غیرکاری، به جای تلاش برای رسیدن به یک نتیجه مشترک، به دنبال مقابله‌به‌مثل و مخالفت کردن با یکدیگر هستند. این کار، مانعی بزرگ برای گوش کردن فعال است، زیرا باعث از دست دادن بخش زیادی از اطلاعات می‌شود.
۶-به زبان بدن خود توجه کنید
گفته می‌شود که بیش از ۹۰% از ارتباطات به صورت غیرکلامی و مربوط به حرکات دست و بدن است؛ بنابراین برای تبدیل شدن به یک شنونده فعال، لازم است به زبان بدن‌تان توجه کنید. این حرکات شامل: بالا و پایین بردن سر، مستقیم نشستن و لبخند زدن در مواقع مناسب هستند. همچنین با توجه کردن به زبان بدن فرد مقابل، می‌توانید مطمئن شوید که فرد، عکس‌العمل منفی نسبت به شما بروز نمی‌دهند.
۷- به تجربیات مشابه خود اشاره کنید
با اشاره کردن به تجربه مشابه خودتان (طوری که موضوع بحث را به خودتان اختصاص ندهید)، می‌توانید به همکاران‌تان نشان دهید که پیام و منظور آن‌ها را به‌طور کامل دریافت کرده‌اید. به‌علاوه با این کار، همدلی خود را نسبت به آن‌ها نشان می‌دهید و به این ترتیب روابط بهتر و سالم‌تری را در محیط کار ایجاد می‌کنید.
در این خصوص پیشنهاد می‌کنیم این مقاله را مطالعه کنید:
۱۰ روش برای تقویت مهارت همدلی در محیط کار برای مدیران کسب‌وکارها
۸- اطلاعات به اشتراک‌گذاشته شده قبلی را به خاطر بیاورید
تلاش کنید تا مفاهیم، ایده‌ها و نکاتی کلیدی که همکاران‌تان در صحبت‌های گذشته خود به آن‌ها اشاره کرده‌اند را به خاطر بیاورید. با این کار به آن‌ها ثابت می‌کنید که نه تنها به صحبت‌های فعلی آن‌ها گوش می‌کنید، بلکه منظورشان را به‌طور کامل درک می‌کنید و می‌توانید جزئیات به‌خصوصی را درباره آن‌ها به خاطر بیاورید. به‌علاوه با این کار، فرصتی برای فرد مقابل فراهم می‌شود تا ابهام‌های احتمالی را برطرف کند.
سخن آخر
یادگیری مهارت گوش دادن فعال می‌تواند زندگی شخصی و حرفه‌ای افراد را به طور کامل تغییر بدهد. با تمرکز بر روی گوش دادن و بهبود مهارت‌های ارتباطی خود می‌توانید شغل بهتری پیدا کنید، از موقعیت‌های ترفیع بهتری برخوردار شوید و در مسیر موفق شدن در کار و زندگی بهتر و سریع‌تر حرکت کنید.
برای توسعه مهارت در مسیر شغلی مطالعه این مطالب را به شما توصیه می‌کنیم:
۸ راهکار برای برنامه‌ریزی شغلی و شخصی که زندگی شما را متحول می‌کند!
۴ روش توسعه فردی در محیط کار که باید برای سال جدید بیاموزید!
اگر شما هم به توسعه مهارت‌های نرم و مطالعه مسائل روز حوزه کسب‌وکار علاقه‌مند هستید پیشنهاد می‌کنیم، به بخش مقالات وب‌سایت راهکارهای سازمانی ایرانسل سر بزنید و جدیدترین مقالات ما را در این حوزه مطالعه کنید.
منبع:
https://www.careeraddict.com/active-listening-skills
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/active-listening-skills
نظرات و پیشنهادات