این روزها بیشتر ما زندگی پُرکاری داریم. حداقل ۸ ساعت در روز کار می‌کنیم، در ترافیک‌های سنگین می‌مانیم، به کارهای خانه رسیدگی می‌کنیم و صدها وظیفه کوچک و بزرگ دیگر که در طول شبانه‌روز باید انجام دهیم. از طرفی دوست داریم تفریح کنیم، با خانواده و دوستان وقت بگذرانیم، خواب کافی داشته باشیم، ورزش کنیم، دوره آموزشی ببینیم و… .

شاید وقتی به سبک زندگی خود نگاه می‌کنیم به نظرمان این‌که بتوانیم میان همه نیازها و خواسته‌های خود تعادلی برقرار کنیم، کاری محال یا بسیار سخت باشد، اما کافی است تجربه‌های افراد موفق را مرور کنیم تا ببینیم که با وجود وظایف بسیار هم می‌شود به اهداف گوناگون فردی و شغلی رسید. وقتی به زندگی این نوع افراد نگاه می‌کنیم، نکات بسیاری دستگیرمان می‌شود، اما شاید بتوان گفت مهم‌ترین ویژگی این افراد داشتن یک برنامه‌ریزی مناسب و متعادل است.

برنامه‌ریزی روزانه به شما کمک می‌کند که خواسته‌ها و نیازهای خود را به‌شکلی کاربردی و مفید اولویت‌بندی کنید و میزان بهره‌وری خود را بالا ببرید، اهمال‌کاری را به حداقل برسانید، در خود عادت‌های سالمی ایجاد کنید و از همه مهم‌تر میان زندگی شغلی و شخصی خود هماهنگی و تعادل ایجاد کنید.

واقعیت این است که بیشتر مردم ابتدا با شور و شوق بسیار برنامه‌ریزی می‌کنند، اما متعهد ماندن به این برنامه برای آن‌ها بسیار سخت است. این مطلب دقیقاً مناسب کسانی است که با این مشکل مواجه‌ هستند، پس اگر می‌خواهید بدانید چگونه برنامه‌ریزی کنید و به آن پای‌بند بمانید مقاله امروز را از دست ندهید.

چگونه برنامه‌ریزی روزانه کاربردی داشته باشیم؟

اگر می‌خواهید برنامه‌ریزی روزانه مفیدی داشته باشید که نیازهای شما را برآورده کند این مراحل را طی کنید:

۱. همه‌ چیز را یادداشت کنید

با نوشتن همه وظایف و کارهای روزانه شخصی و شغلی که می‌خواهید در طول یک هفته معمولی انجام دهید، شروع کنید. بیشتر سعی کنید آزادانه ایده‌پردازی کنید تا این‌که همه چیز را مرتب، منظم و ویرایش‌شده بنویسید. کارهایی را که به‌طور متناوب انجام می‌دهید نیز در برنامه لحاظ کنید. کارهایی مثل پرداخت وام یا آب دادن به گل‌ها یا پاسخ دادن به ایمیل‌ها.

۳. میزان تکرار هر کار را یادداشت کنید

لیست اولویت‌های خود را مرور کنید و بررسی کنید که هر وظیفه چند بار در هفته تکرار می‌شود. در مقابل هر وظیفه میزان تکرار آن را به عدد بنویسید. مثلاً در مقابل وظیفه «مرتب کردن میز کار» عدد ۵ را بنویسید، به این معنی که قرار است این کار را در ۵ روز هفته انجام دهید. یا مثلاً در مقابل «برگزاری جلسه هفتگی تیم» عدد ۱ را قرار دهید، چراکه قرار است این کار را فقط یک بار در هفته انجام دهید.

۶. در صورت نیاز، وظایف را تغییر دهید

جدول زمانی هفتگی را مرور کنید و مشخص کنید که آیا می توانید در وظایف یا حوزه‌های خاصی از فعالیت خود تغییراتی انجام دهید تا در زمان صرفه‌جویی کنید. مثلاً اگر در روزهای آخر هفته‌ ۳ ساعت برای خرید لوازم ضروری وقت می‌گذارید، می‌توانید خرید آنلاین را جایگزین و به‌جای صرف چندین ساعت، فقط چند دقیقه برای این کار زمان صرف کنید.

۷. زمان‌بندی کنید

وقتی جدول برنامه‌های روزانه خود را مرتب و اصلاح کردید، وقت آن رسیده که زمان‌بندی را آغاز کنید. برای این کار، لازم نیست حتماً مشخص کنید که چه ساعتی چه کاری را انجام خواهید داد؛ کافی است زمان حدودی را مشخص کنید مثلاً بنویسید که صبح نامه‌‌های اداری خود را می‌نویسید و بعداز‌ظهر برای جلسه روز بعد آماده می‌شوید. با این نوع برنامه‌ریزی اگر کاری بیشتر از حد انتظار شما طول کشید یا موقعیتی اضطراری پیش آمد، برنامه‌ریزی شما به‌هم نمی‌ریزد.

آیا می‌دانستید مدیریت زمان از مهارت‌های کلیدی در رسیدن به موفقیت شغلی به حساب می‌آید؟ در لینک زیر بیشتر مطالعه کنید:

مزایای شگفت‌انگیز مدیریت زمان در محیط کار!

۸. منعطف باشید

ابتدا برنامه‌ریزی خود را به‌صورت آزمایشی انجام دهید. یک یا دو هفته با برنامه آزمایشی پیش بروید و بررسی کنید که آیا این برنامه همه نیازهای شما را برآورده می‌کند یا خیر؟ آیا با زمان‌بندی محل کار شما هم‌خوان است یا نیاز به اصلاح دارد. پس از چندین هفته یا ماه متوجه خواهید شد که چه نوع برنامه‌ای برای رسیدن به اهداف و خواسته‌های شما مناسب‌تر است، پس اگر برنامه‌ای را برای خود در نظر گرفتید، سخت‌گیری را کنار بگذارید و با توجه به شرایط مختلف و براساس نیازهای گوناگون خود آن را تغییر دهید.

شما با داشتن برنامه‌ای منعطف در حال ایجاد تعادل میان زندگی شخصی و شغلی خود هستید. یکی از مزایای این هماهنگی و تعادل افزایش انگیزه شما در محیط کار است. در لینک زیر درباره این موضوع بیشتر بخوانید:

۷علت از بین رفتن انگیزه در محل کار!

استفاده از  این راهکارها برای یک برنامه‌ریزی دقیق و مناسب بسیار مفید است، اما برای این‌که توصیه‌های بالا برای شما کاربردی‌تر باشد، لازم می‌دانیم که به چند نکته اشاره کنیم:

• لازم است بدانید که ایجاد یک عادت سالم به زمان نیاز دارد. به همین دلیل، اگر گاهی احساس کردید که نمی‌توانید کاملاً بر اساس زمان‌بندی خود کارها را انجام دهید، خود را سرزنش نکنید. با گذر زمان، به‌تدریج به این سبک جدید عادت می‌کنید.
• اگر متوجه شدید که اجرای بخشی از برنامه برای شما عملی نیست، در آن تجدید نظر کنید. مثلاً اگر قصد دارید هر شب پس از ساعت کاری ورزش کنید، اما خستگی روز این اجازه را به شما نمی‌دهد، شاید لازم باشد زمان یا روزهای ورزش را تغییر دهید.
• واقعیت این است که همیشه شرایط ایده‌آل نخواهد بود. شاید اتفاقاتی برای شما بیافتد که نتوانید بر اساس برنامه پیش بروید. مثلاً ممکن است جلسه‌ای اضطراری برای شما پیش بیاید، یکی از همکاران‌تان از شما کمکی بخواهد یا سیستم کامپیوتر شما دچار مشکل شود؛ در این صورت نگران نشوید، فقط سعی کنید پس از بازگشتن شرایط به حالت عادی، طبق برنامه عمل کنید.

برنامه‌ریزی شما را به انسانی منظم و هدفمندتر تبدیل می‌کند. گاهی ممکن است همین عامل سبب شود شکل ارتباط ما با همکاران‌مان تغییر کند و این تناقض برای ما پیش بیاید که چگونه در عین وفاداری به برنامه شغلی ارتباطی مؤثر و صمیمانه با همکاران خود داشته باشیم؟

سخن آخر

برای توسعه مهارت‌های شغلی و رسیدن به اهداف شخصی لازم است سبک زندگی منظم و پویایی داشته باشید. بدون تردید، داشتن برنامه‌ریزی دقیق و واقع‌گرا از مهم‌ترین راهکارهای داشتن چنین سبکی به شمار می‌رود، اما برخلاف تصور بسیاری از مردم، طراحی یک برنامه کاربردی کار ساده‌ای نیست و نیاز به آموزش و مطالعه دارد. اگر مقاله امروز را خوانده‌اید، به شما تبریک می‌گوییم. چراکه اولین گام را برای آموختن مهارت برنامه‌ریزی برداشته‌اید.

ما در بخش بلاگ راهکارهای سازمانی ایرانسل مقاله‌های بسیاری منتشر کرده‌ایم که به شما در مسیر پیشرفت شغلی و داشتن تجربه‌های موفق در محیط کار کمک می‌کند. اگر به این موضوعات علاقه‌مند هستید به این بخش سر بزنید.

منبع:

https://www.indeed.com/career-advice/career-development/create-a-daily-schedule