برگزاری جلسات برای هماهنگی و تصمیم‌گیری، در همه صنایع و کسب‌وکارها، امری ضروری است. اما برگزاری جلسات در سازمان‌ها معمولا با محدودیت‌هایی روبه‌رو است. مثلا اغلب تأخیر یا غیبت یکی از اعضای اصلی باعث ایجاد مشکل در برگزاری جلسه می‌شود. اما با پیشرفت تکنولوژی و فراگیر شدن اینترنت، اکنون امکان برگزاری جلسات غیر حضوری نیز فراهم آمده است. این نوع جلسات بسیاری از مسائل جلسات حضوری را کم‌رنگ می‌کند. در این مقاله قصد داریم به مزایای استفاده از ویدئوکنفرانس در جلسات سازمان‌ها بپردازیم.
مزایای ویدئوکنفرانس برای سازمان‌ها
۱-صرفه‌جویی در زمان
برگزاری جلسات حضوری، علاوه بر مدت‌زمان جلسه، نیازمند صرف زمان بسیار زیادی برای انجام هماهنگی‌ها، جابه‌جایی و… است. مثلا آماده کردن اتاق، منتظر ماندن برای سایر همکاران، سفر در سطح شهر یا حتی سفرهای بین شهری برای حضور در جلسه از جمله مواردی است که در برگزاری جلسات حضوری، باید زمان زیادی صرف آن کرد. اما ارتباط تصویری آنلاین، با امکان پیاده‌سازی بسیار ساده و تحت وب، این زمان‌های هدررفته را کاهش و به افراد اجازه می‌دهد در هر موقعیت مکانی در جلسات شرکت کنند.
۲-امکان ضبط جلسات
در جلسات آنلاین، افراد حاضر در جلسه می‌توانند علاوه‌بر صدای حاضران، ویدئوی جلسه را نیز ضبط کنند و همه موارد مطرح شده در جلسه را که شامل صحبت‌ها و تصویرهایی مثل نمودارها و اسلایدها می‌شود، آرشیو کنند. به این صورت، محتوای جلسه بدون کم و کاست ذخیره می‌شود. این آرشیو به افراد سازمان کمک می‌کند تا در جلسات بعدی مجبور نباشند مسائل تکراری را دوباره بیان کنند.
۳-کاهش هزینه
با برگزاری آنلاین جلسه، هزینه‌های جانبی مثل هزینه رفت‌وآمد افراد به محل جلسه به شدت کاهش می‌یابد. این صرفه‌جویی در رشد کسب‌وکارهای کوچک و متوسط بسیار تأثیرگذار است.
۴-حضور همه اعضا
دنیای مجازی فاصله‌های فیزیکی را بی‌معنا می‌کند. برای همین است که در جلسات مجازی فرقی نمی‌کند در کدام نقطه شهر یا حتی کشور یا جهان باشید. همه اعضا بدون دردسر رفت‌وآمد و بی‌نیاز از صرف وقت زیاد می‌توانند در جلسه حضور داشته باشند.
۵-حفظ محیط‌زیست
یک جلسه حضوری را تصور کنید. افراد با خودروهای شخصی یا عمومی به محل جلسه می‌رسند که هر کدام مقداری سوخت مصرف و هوا را آلوده می‌کنند. در زمان جلسه برای روشنایی و احتمالا دیدن فیلم‌ها و اسلایدهای مربوط، برق مصرف می‌شود. برای سرمایش یا گرمایش و تهویه محیط از منابع مختلف انرژی استفاده می‌شود. حالا یک جلسه آنلاین را در نظر بگیرید. همه این موارد از جلسه حذف می‌شوند. در واقع با برگزاری جلسات آنلاین در مصرف انرژی صرفه‌جویی می‌شود، آلودگی ناشی از مصرف انرژی کاهش می‌یابد و از بار ترافیک نیز کاسته می‌شود. در این مثال به راحتی می‌بینیم که برگزاری جلسه آنلاین چقدر می‌تواند به حفظ محیط زیست کمک کند.
۶-سرعت بخشیدن به کارها
آنچه که در نهایت از به‌کارگیری ویدئو کنفرانس در سازمان‌ها حاصل می‌شود، ایجاد تحول، چالاکی و سرعت بخشیدن به فرایندهای کاری است. این سرویس امکان برگزاری تعداد جلسات بیشتر در طول روز، رابطه بهتر با مشتریان، مستندسازی اطلاعات و بسیاری امکانات دیگر را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند.اما کاربردهای تماس اینترنتی فقط به برگزاری جلسه محدود نمی‌شود. در ادامه به چند مورد از دیگر کاربردهای تماس اینترنتی اشاره می‌کنیم.
کاربردهای دیگر ویدئوکنفرانس
- دورکاری
فعالیت بعضی از کسب‌وکارها خارج از ساختمان سازمان یا شرکت، به صورت دورکاری است. در این موارد، ویدئو کنفرانس می‌تواند به ارتباط کارکنان دورکار با سازمان کمک کرده و بهره‌وری کارکنان را بالا ببرد.
- کسب‌وکار بدون دفتر
برخی از کسب‌وکارها به‌دلیل نوع فعالیت‌شان یا قرار داشتن در اولین گام‌های راه‌اندازی، مکان مشخصی برای دفتر رسمی خود در اختیار ندارند. در این شرایط برقراری ارتباط زنده صوتی و تصویری می‌تواند راهکار بسیار مناسبی باشد.
- آموزش مجازی
فرآیندهای آموزشی را هم می‌توان مثل کسب‌وکارهای بدون دفتر، به‌صورت ویدئو کنفرانس برگزار کرد. با این کار هزینه‌های آموزش تا حد قابل‌توجهی پایین می‌آید و امکانات آموزشی عادلانه‌تر در اختیار همه قرار می‌گیرند.
تجربه موفق استفاده از ویدئوکنفرانس
یکی از بهترین مثال‌ها در استفاده از تکنولوژی ویدئو کنفرانس، شرکت اتومتیک (Automattic) است. این شرکت در سال ۲۰۰۵ تأسیس شد و پلتفرم مدیریت محتوای ورد پرس (WordPress) را در اختیار جهانیان قرار داد. اتومتیک در اقدامی جالب تصمیم گرفت دفتر کار اصلی خود در سان‌فرانسیسکو را به فروش برساند. کارکنان این مجموعه پس از فروش دفتر کار، می‌توانند به‌صورت تمام‌وقت از هر مکانی که دوست داشته باشند مشغول به کار شوند. درواقع تغییری در روند کاری آن‌ها به وجود نمی‌آید، چون آن‌ها پیش از این نیز در محل شرکت حضور نمی‌یافتند.
سخن پایانی
ویدئو کنفرانس امروزه به روشی متداول جهت برقراری ارتباط در سازمان های بزرگ و کوچک با ماهیت سازمانی متفاوت تبدیل شده است. مزیت اصلی ویدئو کنفرانس در واقع کمک به برقراری ارتباطات سریع‌تر و راحت تر با صرف هزینه کمتر است. که در نهایت منجر به برگزاری جلسات با بهره وری بالاتر نیز خواهد شد.
واحد راهکارهای سازمانی ایرانسل، همگام با پیشرفت تکنولوژی، خدمات متنوعی را به سازمان‌ها ارائه می‌دهد. خدماتی مثل اینترنت اشیا و خدمات ابری که با هدف کاهش هزینه ها و افزایش بهره‌وری می‌تواند به پیشبرد اهداف و تسهیل فرایندهای کسب‌وکار شما کمک کند.
منبع:
نظرات و پیشنهادات