اسم دورکاری که می‌آید، برخی از مدیران احساس می‌کنند در حال غرق شدن در دریا هستند، زیرا نمی‌توانند تصور کنند که کارمندان خود را نبینند و نظارت مستقیم بر آنها نداشته باشند. یا به این فکر می‌کنند که آیا کارمندان هنگام تماشای تلویزیون یا فیلم ممکن است به ایمیل‌ها پاسخ دهند؟ یا می‌توانند حرفه‌ای بودن را در لباس راحتی حفظ کنند؟ در این مقاله قصد داریم تا به همین سوالات پاسخ دهیم و با چالش‌های مدیران برای دورکاری کارمندان آشنا شویم.
بهره‌وری کارمندان در دوران دورکاری
تحقیقات و مطالعات جهانی نشان داده است وقتی فرد از کنترل‌های سازمانی خارج می‌شود و به دورکاری می‌رود با مدیریت فردی تلاش می‌کند تا ضمن افزایش عملکرد، بهره‌وری بهتری نیز داشته باشد. همچنین تمام تلاش خود را به‌کار می‌گیرد تا با مدیریت زمان و با کم‌ترین هزینه کارش را بهبود ببخشد. باتوجه به این‌که در دورکاری و کار از راه‌دور، ساعت انجام کار برای فرد شناور تعریف می‌شود، بنابراین فرد دورکار بهترین و مناسب‌ترین ساعت را برای انجام کار خود انتخاب می‌کند تا دقت بیشتری در انجام امور خود داشته باشد.
افزایش بهره‌وری کسب‌وکار و کاهش اتلاف انرژی برای کسب‌وکار، از طریق دورکاری کارمندان رخ می‌دهد. وقتی کارمندان در دورکاری به انجام وظیفه می‌پردازند و از راه‌دور با یکدیگر ارتباط دارند، از میزان تنش و فشارهای روحی روانی، درگیری‌ها و تعارضات سازمانی آنها نیز کاسته خواهد شد. بنابراین مدیران خواهند توانست با برنامه‌ریزی جامع، از منابع انسانی و مالی کسب‌وکار خود نهایت استفاده را ببرند.
بیشتر بخوانید:
افزایش و رشد روند دورکاری
شرکت Citrix که فراهم‌کننده فضای کار دیجیتال با بیش از ۱۰۰ میلیون کاربر در ۴۰۰ هزار سازمان است، مطالعاتی را پیرامون دورکاری کارمندان انجام داده است که نشان می‌دهد، ۵۰ درصد نیروهای کار در سال ۲۰۲۰ دورکار خواهند شد. البته با پیشروی تکنولوژی G5 در دنیا، این اتفاق چندان هم دور از ذهن نیست. از سوی دیگر آمار سایت Remote.co بیانگر این است که نزدیک به ۳۰ درصد شرکت‌های دورکار، توسط زن‌ها به‌وجود آمده‌اند یا مدیرعامل آنها بانوان هستند. این نشان‌دهنده پیشگام بودن زنان در تحول فرهنگ دورکاری است.
گزارش جامع وضعیت کار در آمریکا نیز که توسط وب‌سایت Gallup منتشر شده، بیانگر این است که تعداد شرکت‌هایی که صددرصد دورکار هستند و هیچ دفتر فیزیکی ندارند از ۲۶ شرکت در سال ۲۰۱۴ به ۱۷۰ شرکت در سال ۲۰۱۷ رسیده است. این آمار نشان دهنده نقش حیاتی دورکاری در آینده کسب‌وکارها است.
با این وجود، همچنان موانعی برای فراگیر شدن دورکاری کارمندان در دنیا وجود دارد. طبق آخرین گزارش سالانه دولت فدرال در کنگره امریکا، چالش‌هایی مانند مقاومت در برابر مدیریت از راه‌دور، هنجارهای فرهنگی و محدودیت‌های فناوری سد راه دورکاری در کشورهای جهان اولی، همچون آمریکا است.
کیت لیستر، رئیس شرکت جهانی آنالیز کار می‌گوید: «اغلب این مقاومت مدیریتی به دلیل عدم اعتمادبه‌نفس در مدیریت است.» همچنین او می‌گوید: «بعضی از مدیران این نگرش را دارند که کارمندان در خانه مشغول فیلم دیدن یا خوراکی خوردن هستند و کار نمی‌کنند.»
او اضافه می‌کند: «این در حالی است که اکثر کارمندان در محل کار مشغول حرف زدن با همکاران، بازی با تلفن‌همراه یا مدیریت شبکه‌های اجتماعی شخصی خود هستند.»
بیشتر بخوانید:
با ۷ روش ساده اهمال کاری در دوران دورکاری را به صفر برسانید!
نظارت بر روند دورکاری کارمندان
مسئله نظارت و کنترل کارکنان به شکل سنتی از اهمیت بالایی برخوردار است، اما این ذهنیت و رویکرد ممکن است باعث مقاومت مدیران نسبت به دورکاری کارمندان شود. بحث فرهنگ‌سازی و شفاف‌سازی نحوه انجام کار، مهم‌ترین عامل در راستای تصمیم‌گیری درست و بهینه در این مورد خواهد بود.
در ابتدا مدیران باید یک سیاست کلی برای دورکاری تدوین کرده، سپس با تیم‌های خود در این‌باره گفت‌وگو کنند و به سوالات کارمندان درباره ارتباط و کار کردن از راه‌دور پاسخ دهند.
بیشترین سوالاتی که برای کسب‌وکارها مطرح می‌شود به شرح زیر است:
- چگونه در ایام دورکاری با هم ارتباط داشته باشیم؟
- چگونه می‌توان عملکرد کارکنان را از راه‌دور ارزیابی کرد؟
- دورکاری کارمندان چه تاثیری بر مسیر شغلی آنها می‌گذارد؟
- چگونه می‌توان انتظارات مشتری را هنگام دورکاری مدیریت کرد؟
در ادامه به این سوال‌ها پاسخ می‌دهیم.
اعتماد بر کار گروهی: تقویت ارتباط میان اعضای گروه و تعامل آنها با یکدیگر می‌تواند از دستاوردهای ایام دورکاری باشد. مدیران باید از دورکاری به عنوان فرصتی برای تقویت اعتماد بین کارمندان و مدیریت استفاده کنند. تأیید فعالیت‌های روزانه می‌تواند مفید باشد، اما نظارت دقیق بر فعالیت‌های روزانه مانع بهره‌وری می‌شود و محیط بی‌اعتمادی را ایجاد می‌کند.
حضور مجازی: اعضای تیم می‌توانند از طریق ابزارهای پیشرفته مانند کنفرانس‌های ویدیویی با یکدیگر از راه‌دور در ارتباط باشند. ایجاد اعتماد و صمیمیت که با تماس چشمی، زبان بدن و سایر نشانه‌های ارتباط غیر کلامی ایجاد می‌شود، با استفاده از ویدیو کنفرانس جبران خواهد شد. برای انجام این کار نیز، می‌توانید از سرویس داناپلاس که یکی از محصولات ارائه‌شده توسط راهکارهای سازمانی ایرانسل است، استفاده کنید. پلتفرم داناپلاس علاوه‌بر قابلیت برگزاری جلسات آنلاین، امکان برگزاری جلسات زمان‌بندی شده و تهیه صورت‌جلسه آنلاین را نیز برای شما فراهم می‌کند.
بهبود ارائه خدمات به مشتریان: دورکاری، سازمان را قادر می‌سازد تا بدون پرداخت اضافه‌کاری کارمندان را ملزم به انجام امور در ساعات غیراداری کند. از این رو خدمات به مشتریان در هر زمان امکان‌پذیر شده و ارائه خدمات به مشتریان بهبود خواهد یافت.
پشتیبانی فناوری اطلاعات: کارمندان دورکار، وابسته به ارتباطات سریع، قابل اعتماد و مداوم هستند. یکی از دلایل نارضایتی دورکاران، مشکلات حوزه IT است. تقویت و پشتیبانی مناسب این بخش بی‌شک باعث رضایت و آسودگی خاطر کارمندان خواهد شد.
زمانی برای با هم بودن: گاهی باید به صورت جمعی تصمیم بگیرید که چه نوع رویداد و فعالیتی باعث ایجاد حس انسجام و اتحاد تیم می‌شود. انزوای ادامه‌دار می‌تواند تاثیر بدی بر روحیه و بازده کاری داشته باشد. باربارا لارسن، استاد مدیریت دانشگاه نورث‌وسترن، می‌گوید:«پیشنهاد می‌کنم که تیم‌های کاری تلاش کنند تا فعالیت اجتماعی و رفاقت خود را حفظ کنند. برای مثال یک مهمانی مجازی پیتزا خوردن راه بیندازید و از طریق چت یا تماس تصویری اوقات خوشی را با هم شریک شوید.»
مدیریت بر اساس نتایج: یک تعریف واضح از اهداف و شاخص‌های عملکرد ایجاد کنید و آن شاخص‌ها را از کارمندان خود پیگیری کنید. نظارت بر عملکرد آنها و قدردانی از افرادی که در فعالیت‌های روزانه خود موفق بودند باعث ایجاد انگیزه و حس رقابت در کارمندان خواهد شد. همچنین وقتی کارمندی در بیشتر روزها بیمار است یا وظایف محوله‌اش را به موقع تحویل نمی‌دهد، باید مورد سرزنش قرار بگیرد.
از پویایی غافل نشوید: همان‌طور که گفتیم مدیران باید یک برنامه دورکاری مدون داشته باشند. اما بی‌شک در طولانی مدت گروه‌های کاری و پروژه‌ها در حال تحول هستند. انعطاف‌پذیری خود را حفظ کنید، به‌طور مرتب پروسه‌های کاری را ارزیابی کنید و در صورت نیاز برنامه‌های کاری را طبق نیاز تغییر دهید.
بیشتر بخوانید:
۸ گجتی که در ایام دورکاری باید داشته باشید!
کلام آخر
دورکاری کارمندان در کنار همه مزایا و فوایدی که دارد، ابزارها، محیط و نیازمندی‌های خاص خودش را نیز می‌طلبد و اگر شما وسایل مورد نیاز یا فناوری‌های لازم را برای خودتان فراهم نکنید؛ خیلی زود از این اتفاق دلسرد می‌شوید.
راهکارهای سازمانی ایرانسل با محصولاتی نظیر پلتفرم داناپلاس یا سرویس VPN سازمانی، شما را در ایام دورکاری، یاری می‌کند. برای اطلاعات بیشتر از محصولات، می‌توانید از طریق ایمیل EB@mtnirancell.ir با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
منبع:
نظرات و پیشنهادات