با وجود اینکه بهره‌گیری از شیوه دورکاری در کل دنیا، اتفاق جدیدی نیست، اما شیوع ویروس کرونا سبب شده تا کسبوکارهای مختلف برای حفظ سلامتی، به این شیوه روی بیاورند. این موضوع ممکن است برای کسب‌وکارهایی که تا کنون تجربه کار کردن از راه دور را نداشته‌اند، اندکی چالش برانگیز باشد. به همین دلیل، مدیران نقش مهمی را در برقراری تعادل میان گروه‌ها و مدیریت فرآیندهای کاری، بر عهده دارند.
در این مقاله قصد داریم شما را با ۹ نکته کاربردی در این زمینه آشنا کنیم. به کار گرفتن این نکات به مدیران کمک می‌کند تا علاوه‌بر حفظ انگیزه و روحیه پرسنل، از بروز چالش‌های احتمالی جلوگیری کنند.
۱. درنظر گرفتن تمهیدات دورکاری (اختیاری یا اجباری)
در برخی موارد ممکن است پرسنل تمایل چندانی به دورکاری نداشته باشند. اما اگر شرایط و ماهیت کار به نوعی است که امکان انجام کارها از منزل وجود دارد، لازم است در این شرایط بحرانی، آن‌ها را به دورکاری تشویق یا در موارد لزوم مجبور کنید.
۲. وضع سیاست‌ها و قوانین مشخص دورکاری
لازم است به عنوان مدیر، قوانین و مقرراتی در مورد ساعات کاری و نحوه ارتباطات در دوران دورکاری و شرایط اضطراری وضع کنید. برای مثال:
- در این قوانین، لازم است آن دسته از موقعیت‌های شغلی را که واجد شرایط دورکاری هستند، به صورت دقیق قید کنید.
- در صورت نیاز به درخواست دورکاری از سوی کارمندان، لازم است نحوه ارسال درخواست را، بسته به قوانین سازمان، معین نمایید.
- تمامی دستورالعمل‌ها را در رابطه با شرایط برگشت به محل کار و نحوه اطلاع‌رسانی به مدیر در این رابطه، از پیش تعیین کنید.
- قوانین و مقررات مشخصی برای کنترل و نظارت بر فرآیندهای کاری وضع کنید تا پرسنل همچنان خود را در تحویل به موقع کارها، مسئول بدانند.
۳. کسب اطمینان از فراهم بودن تجهیزات لازم برای دورکاری پرسنل
در صورتی که برخی از کارمندان، تجهیزات مناسبی برای دورکاری ندارند، بهتر است آن را در اختیارشان قرار داده یا با در نظر گرفتن موارد امنیتی، امکان جابه‌جایی دستگاه‌ها را از محل شرکت به منزل آن‌ها فراهم کنید.
۴. ایجاد امنیت سایبری
حفظ امنیت اطلاعات سازمانی، همواره یکی از چالش‌های کسب‌وکارها بوده است. این چالش در محل شرکت‌ها، با بهره‌گیری از راهکارهای مختلفی، تا حدود زیادی مرتفع می‌شود. اما در شرایط دورکاری، اوضاع متفاوت است. در این شرایط، لازم است واحد فناوری اطلاعات، از وجود لایه‌های امنیتی روی تجهیزات پرسنل دورکار، اطمینان حاصل کند. برای مثال:
- اطمینان از امنیت شبکه Wi-Fi
- مجهز بودن سیستم‌ها به فایروال
- استفاده از VPN برای امنیت بیشتر
- استفاده از اپلیکیشن‌های امن برای مدیریت پروژه‌ها
- ایجاد زیرساخت‌‌های ارتباطی امن، مانند فضاهای ابری
۵. تعیین دستورالعمل‌های محافظت از تجهیزات فیزیکی
از آنجا که ممکن است هنگام دورکاری، کارکنان از تجهیزات شرکت استفاده کنند، لازم است دستورالعمل‌هایی به منظور مراقبت و حفاظت از این دستگاه‌ها تعیین شود. برای مثال، حفاظت از لپ‌تاپ‌ها یا هارد دیسک‌ها هنگام حمل‌و‌نقل از بابت به سرقت نرفتن یا ایمنی، استفاده صحیح از هارد دیسک‌ها جهت آسیب نرسیدن به اطلاعات مهم و… از جمله مثال‌های پرکاربرد در این زمینه هستند.
۶. پرداخت هزینههای اضافی تحمیل شده به پرسنل در ایام دورکاری
کارمندان دورکار، به ناچار هزینه زیادی را بابت استفاده از اینترنت و تماس‌های تلفنی از خطوط شخصی می‌پردازند. به عنوان یک مدیر، بهتر است برای رعایت عدالت، از پرسنل خود بخواهید تا این نوع هزینه‌ها را برآورد کنند و شما پرداخت آن را به عهده بگیرید.
۷. عدالت در پرداخت حقوق در دوران دورکاری
در برخی موارد، کار کردن خارج از محیط کار و اضافه شدن حجم درخواست‌ها، ممکن است حجم کاری پرسنل را افزایش دهد. در این موارد لازم است علاوه‌بر در نظر گرفتن ساعات استاندارد برای استراحت‌های کوتاه یا صرف غذا، هزینه اضافه‌کاری افراد در هنگام دورکاری، مانند روزهای عادی که در شرکت حضور دارند، به صورت دقیق محاسبه شود.
۸. آشنایی مدیران میانی با نحوه مدیریت فرآیندهای کاری
آنچه در دورکاری بیش از هرچیز اهمیت دارد، داشتن ارتباطات موثر و تقویت حس همکاری و همدلی میان اعضای تیم‌های کاری و تیم‌های مختلف با یکدیگر است. از طرفی، حفظ ارتباط مستمر میان مدیران میانی و دیگر اعضای تیم، بیش از پیش ضروری به نظر می‌آید. در این میان، استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه، برای مشخص کردن وظایف هر یک از اعضا و موعد تحویل وظایف، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. به همین دلیل، لازم است مدیران میانی را در استفاده از این ابزارها و تخصیص وظایف به پرسنل، طبق برنامه‌ریزی‌های دقیق، توجیه کنید.
۹. آمادگی برای مدیریت چالش‌ها یا تضادهای احتمالی
ارتباط از طریق فضای دیجیتال، به خصوص در مواقعی که پیام‌ها به شکل نوشتاری منتقل می‌شود، ممکن است در برخی موارد چالش برانگیز باشد یا باعث شود مفاهیم به طور صحیح به افراد منتقل نشود. برای جلوگیری از وقوع این مسائل، لازم است نحوه ارتباط صحیح را به پرسنل خود آموزش دهید یا هنگام بروز چالش، با صبر و حوصله، برای حل مشکلات پیش آمده اقدام کنید.
جمع‌بندی
روشن است که شرایط اضطراری پیش آمده در اثر شیوع ویروس کرونا و نیاز به تغییر شیوه کاری و روی آوردن به دورکاری، هم برای مدیران و هم برای کارمندان چالش برانگیز و گاهی استرس‌زا است. مدیران باید مانند قبل، نظارت و کنترل دقیقی بر پروژه‌ها و فرآیندهای کاری اعمال کنند، در حالی‌که برخی از پرسنل نیز به دلیل عادت نداشتن به کار کردن در منزل یا حضور افراد دیگر خانواده هنگام کار، با چالش‌های متفاوتی روبهرو هستند. با این وجود، رعایت نکات ذکر شده از سوی مدیران، هم‌زمان با برقراری ارتباطات مستمر با اعضای تیم و تقویت حس همدلی، می‌تواند چالش‌های دورکاری را برطرف و حتی آن را به یک فرصت طلایی برای حفظ سلامتی و صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها تبدیل کند.
واحد کسبوکار سازمانی ایرانسل، با ارائه راهکارهای مناسب مانند شبکه امن همراه، زیرساخت‌ها و خدمات ابری و سامانه مدیریت هوشمند ناوگان، به کسبوکارهای مختلف کمک می‌کند تا بتوانند فرآیند دورکاری را به شکل بهینه به انجام برسانند.
برای حل چالش‌های کسبوکار خود در زمینه دورکاری، به آدرس EB@mtnirancell.ir ایمیل بزنید و از ما مشاوره دریافت کنید.
منبع:
نظرات و پیشنهادات