شرکت‌ها در سراسر دنیا از کنفرانس‌های ویدیویی (VC) به‌عنوان راهکاری برای جلوگیری از سفرهای تجاری پرهزینه کارکنان خود استفاده کرده و به آن اهمیت زیادی می‌دهند. استفاده از ویدیو کنفرانس به صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمان و جذب سرمایه خارجی بدون نیاز به سفرهای متعدد کمک بزرگی می‌کند.
زمانی که افراد از ویدیو کنفرانس به‌جای سفر تجاری استفاده می‌کنند، نگرانی‌های مختلف سازمان‌ها در زمینه امنیت کارکنان در سفر، مشکلات احتمالی در فرودگاه، انتظار در پایانه (در صورت تأخیر هواپیما/ قطار) یا حوادث احتمالی در سیستم حملونقل از بین می‌رود. این در حالی است که چالش اصلی سازمان و کارمندان آن در بسیاری از موارد صرفه‌جویی در زمان و هزینه است که با این روش می‌توان آن را رفع کرد.
صرفه‌جویی در هزینه‌ها
کسبوکارها در امریکا، در پرداخت حق مأموریت کارمندان خود، حقوق و دستمزد مدت سفر به‌علاوه هزینه‌های سربار را حساب می‌کنند، که به رقمی حدود ۶۳۰۰۰ دلار در سال می‌رسد. اگر این سازمان‌ها نیمی از سفرهای کاری پرسنل خود را لغو و جلسات را با ویدیو کنفرانس برگزار کنند، این بخش از هزینه‌هایشان به ۳۱۰۰۰ دلار در سال کاهش خواهد یافت.
جدول زیر نمونه تحقیقاتی از یک کسبوکار در امریکاست که دارای ۳ دفتر در ۳ شهر مختلف است. در این شرکت، هر یک از تیم‌های توسعه محصول و بازاریابی (مستقر در ساختمان مرکزی) هر سه ماه یک‌بار ۲ نفر از کارمندان خود را برای شرکت در جلسات هماهنگی می‌فرستند. در نهایت بررسی می‌شود که استفاده از ویدیو کنفرانس تا چه مقدار هزینه‌های سازمان را کاهش خواهد داد.
این جدول مقایسه هزینه‌ها و سایر مشخصه‌ها را در چهار حالت نشان می‌دهد. این حالت‌ها شامل جایگزینی ۲۰ درصدی، ۴۰ درصدی، ۵۰ درصدی و ۶۰ درصدی سفرها با ویدیو کنفرانس است. همان‌طور که مشاهده می‌کنید هزینه‌های شرکت متناسب با درصد جایگزینی سفرهای کاری با ویدیو کنفرانس کاهش یافته است.
در جدول فوق، محاسبات بازگشت سرمایه صرف شده برای خرید سیستم‌های ویدیو کنفرانس نیز برای بازه زمانی سه ساله (به عنوان یک بازه زمانی دلخواه) محاسبه شده است.
باتوجه به اطلاعات جدول بالا، میزان هزینه‌های یک شرکت تجاری با جایگزینی ۱۰۰ درصدی ویدیو کنفرانس به جای اعزام کارمندان به ماموریت، از ۶۴۰۰۰ دلار امریکا (۸*۸*۱۰۰۰=۶۴۰۰۰) به ۱۹۲۰۰ دلار در سال کاهش پیدا خواهد کرد.
بهره‌مندی از کارکنان بدون محدودیت زمانی و مکانی
یکی از بهترین مزایای ویدیو کنفرانس نسبت به جلسات حضوری، امکان حضور کل اعضای گروه در جلسه است. در مکالمات تلفنی امکان دیدار چهره واقعی فرد مذاکره‌کننده وجود ندارد اما در ویدیو کنفرانس ضمن برگزاری جلسات مجازی، امکان آنالیز زبان بدن شخص مقابل برای پیش برد هرچه بهتر جلسه وجود دارد. همچنین، مواردی مانند آنچه که در ادامه اشاره می‌کنیم، موجب شده تا سامانه‌های جلسات مجازی از محبوبیت بالایی در بین سازمان‌ها برخوردار شوند:
- رفع محدودیت‌های زمانی و مکانی
- کاهش هزینه رفت و آمد پرسنل
- امکان دورکاری و بهره‌مندی از توانایی و پتانسل کارکنان
- امکان حضور کل اعضای گروه در جلسات مجازی پروژه‌ها
نرم‌افزارهای خارجی موجود در ایران با قابلیت برقراری ارتباطات تصویری گروهی، تنها در نسخه غیر رایگان وجود دارند و در اکثر این نرم‌افزارها پرداخت هزینه برای خرید اشتراک از داخل کشور ممکن نیست. از طرفی، بسیاری از سازمان‌ها در ایران دارای پراکندگی جغرافیایی بوده و نیازی جدی به سامانه‌های برگزاری جلسات مجازی دارند.
فراهم کردن امکانات و بستر مناسب دورکاری برای پرسنل، از وظایف مدیران شرکت به‌حساب می‌آید . راهکارهای سازمانی ایرانسل با ارائه سرویس‌هایی مانند موبایل سازمانی، اینترنت پرسرعت سازمانی، خدمات زیرساخت ابری، شبکه امن همراه و اینترنت اشیا، فرآیندهای ارتباطی درون‌سازمانی را تسهیل می‌کند و بهره‌وری پرسنل را افزایش می‌دهد.
برای آشنایی بیشتر با مزایای هر یک از این خدمات، به وب‌سایت راهکارهای سازمانی ایرانسل مراجعه کنید و یا جهت دریافت مشاوره به آدرس EB@mtnirancell.ir ایمیل بزنید.
منبع:
نظرات و پیشنهادات