اگر نگاهی به گوشه و کنار دنیای فناوری بیندازیم، یکی از برجسته‌ترین پدیده‌هایی که می‌بینیم، حرکت صنایع و کسب‌وکارهای مختلف به سمت تحول دیجیتال است. خودروسازی نیز، همانند دیگر صنایع به سوی تحول دیجیتال حرکت می‌کند و روزبه‌روز بیشتر در این حوزه پیش می‌رود.
البته، لازم است شرکت‌های خودروسازی از نظر عملکردی به سطحی از بلوغ برسند تا بتوانند با این جریان هم‌سو شوند. در این مقاله، مسائل مربوط به توان عملکردی سازمان‌ها و عوامل مؤثر بر آن می‌پردازیم و توضیح می‌دهیم که بلوغ عملکرد در سطوح مختلف، خود را به چه شکل بروز می‌دهد.
بحران عدم شناخت کافی از توان عملکردی در مسیر تحول دیجیتال
بسیاری از رهبران کسب و کارها معمولاً از خروجی کار ناراضی‌اند. آن‌ها به‌طور غریزی باور دارند که می‌توانند عملکرد سازمان خود را از ۵ تا ۳۰ درصد بهبود بخشند. اما راهکار اصلی برای بهبود این اوضاع چیست؟
راهکار اول یافتن جایگاه سازمان خود در دنیای کسب‌وکارها است. پیش از این، در مقاله‌ای با عنوان صنعت خودروسازی در مسیر تحول دیجیتال از ماتریس بلوغ صحبت کردیم و گفتیم که چگونه با استفاده از آن، سطح و موقعیت خود را در دنیای دیجیتال مشخص کنید. پس از یافتن جایگاه خود با این روش، باید توان عملکردی خود را برای ورود به عصر دیجیتال، ارزیابی کنید.
یکی از موانع بزرگ صنعت خودروسازی برای همراه شدن با تحول دیجیتال، نداشتن شناخت کافی از توان عملکردی است. در بیشتر مواقع، واحد مأمور یا مدیران و کارشناسان علاقه‌مند به تحول دیجیتال در سازمان‌ها، افکاری بلندپروازانه دارند و می‌خواهند بدون داشتن شناختی از توان عملکردی خود، وارد این عرصه شوند.
سازمان‌ها، با این رویکرد، بدون در نظر گرفتن سطح توانایی‌های خود به دنبال خرید محصول و سیستم می‌روند و سعی می‌کنند یا نقاط ضعف خود را با دریافت مشاوره‌های گوناگون جبران کنند که همه این اقدامات نتیجه‌ای جز شکست ندارد و دیر یا زود، به این نتیجه می‌رسند که برای رسیدن به هدف، باید روشی منطقی و عینی برای مدیریت عملکرد در نظر بگیرند.
راه برون رفت از بحران عدم شناخت توان عملکردی سازمان
برای بیرون آمدن از این بحران و داشتن رویکردی منطقی به مسئله مدیریت عملکرد لازم است ابتدا اوضاع خود را با توجه به پارامترهای زیر صادقانه ارزیابی کنید.
- عملکرد مالی
- عملکرد در اجرای فرآیندها درون سازمانی
- عملکرد در اجرای پروژه‌ها
- عملکرد پرسنل
عملکرد مالی
این شاخص معمولاً به قدرت و انعطاف‌پذیری سازمان نسبت به تحول دیجیتال مربوط می‌شود. درباره پارامتر عملکرد مالی، سؤال اصلی این است:
«رابطه شما با مجموعه‌های سرمایه‌گذار مالی برای اجرای طرح تحول دیجیتال چگونه است؟»
« آیا سازمان شما دارای تیم مالی یا خلاق در اجرای طرح‌های متناسب با تحول دیجیتال است؟»
در این زمینه سؤالات متعدد دیگری نیز وجود دارد که با پاسخ به آن‌ها می‌توانید وضعیت مالی فعلی سازمان را ارزیابی کنید. یکی از آسیب‌های شایع در این زمینه، کمبود نمایندگان و کارشناسان خبره مالی در تیم تحول دیجیتال است. کسانی که بتوانند در صنعت خودروسازی حرفی برای گفتن داشته باشند. معمولاً در ترکیب‌بندی تیم‌های تصمیم‌گیر و مذاکره‌کننده شرکت‌های خودروساز، تعداد مشاوران مالی اندک و توانایی درک موضوعات مالی بسیار پایین است.
عملکرد در اجرای فرآیندهای درون سازمانی
بدون شک، یکی از پارامترهای مهم در موفقیت طرح‌های تحول دیجیتال، توانایی اجرای فرآیندهای جدید درون یا برون‌سازمانی با بیشترین سرعت است. در واقع، سازمان‌هایی که در حال حاضر از نبود فرآیندهای کارآمد، زیرساخت‌های گزارش‌گیری و سرعت پایین فعالیت‌ها رنج می‌برند، گزینه مناسبی برای پیاده‌سازی تحول دیجیتال نخواهند بود. شرکت‌هایی مثل تسلا، بنز و BMW در سوابق کاری خود دارای مزیت رقابتی و فرآیندهای سازمانی بسیار چابک و کارآمد هستند. در نتیجه می‌توانند به راحتی، به تغییرات واکنش نشان دهند.
عملکرد در اجرای پروژه‌ها
وقتی به اجرای پروژه‌های سازمانی خود در گذشته می‌نگرید:
«آیا پروژه‌های شما، از نظر سرعت و زمان‌بندی، طبق برنامه‌ریزی اجرا شده است؟»
« آیا سازمان شما در مدیریت پروژه‌ها از تعداد مناسب منابع انسانی و دانش کافی بهره‌مند بوده است؟»
در پاسخ به این سؤالات اگر واقع‌بینانه عمل کنید، قطعاً می‌توانید موقعیت سازمان خود را ارزیابی کنید.
عملکرد پرسنل
درک بالا، دانش و اشتیاق پرسنل سازمان شما برای اجرای تحول دیجیتال، یکی دیگر از شاخص‌های مهم در زمینه تحول دیجیتال است. شما در این پارامتر، با نگاهی جامع و واقع‌بینانه همکاران خود را ارزیابی می‌کنید. باید مشخص کنید که:
«آیا افراد تیم شما قابلیت همراه شدن با تحول و ورود به عصر دیجیتال را دارند؟»
همکاران شما باید از نظر میزان دانش و تسلط فکری مورد بررسی قرار گیرند. زیرا فقط تیم‌های حرفه‌ای می‌توانند این مسیر را با موفقیت طی کنند. باید درک کنیم که در هر سازمانی، بلوغ در ۴ ستون اتفاق می‌افتد. ممکن است بخش‌ها و تیم‌های مختلف، سطح مشابهی از بلوغ را تجربه کنند، اما در بیشتر موارد در بخش‌ها یا تیم‌های مختلف متفاوت است.
بررسی سطوح مختلف بلوغ عملکرد
کسب‌وکارهایی که در مسیر تحول دیجیتال قرار می‌گیرند، معمولاً سطوح مختلفی از بلوغ عملکرد را تجربه می‌کنند. عملکرد سازمان‌ها در هر سطح، در مقایسه با مرحله قبل، پخته‌تر و منظم‌تر می‌شود تا در نهایت به کامل‌ترین شکل خود برسد. در ادامه این سطح‌ها را شرح می‌دهیم.
سطح ۱: بلوغ عملکرد ابتدایی
در این سطح، فرایندها معمولاً مستند نمی‌شوند و هیچ پارامتر دقیقی برای اندازه‌گیری آن‌ها وجود ندارد؛ بنابراین شاخص عملکردی نیز تعریف نشده است و یا تعداد آن‌ها بسیار اندک است. در مرحله بلوغ عملکرد ابتدایی، اگر موفقیتی حاصل شود، به دلیل مهارت افراد است، نه ساختار سازمانی.
سطح ۲: بلوغ عملکرد تکرارپذیر
در این مرحله، فرآیندهایی ثابت و ابتدایی تعریف و در پروژه‌های مختلف تکرار می‌شوند. در این فرآیندها، شاخص‌های کلیدی عملکرد (Key Performance Indicator- KPI)وجود دارند و معمولاً در انتهای پروژه بررسی می‌شوند تا نیاز مشتریان (داخلی یا خارجی) برآورده شود.
در این سطح، گزارش‌هایی منظم از داده‌ها وجود دارد، اما این گزارش‌ها نیاز به اصلاح دارند. زیرا برای بررسی نتایج و شناسایی بخش‌های ناقص، لازم‌اند. همچنین در مواردی که مشتریان از نتیجه دریافتی راضی نیستند، می‌توان دلیل عدم رضایت را در گزارشات ثبت شده شناسایی کرد.
سطح ۳: بلوغ عملکرد استاندارد
در این سطح، عملکرد و فرآیندها دیگر ابتدایی نیستند و به حالت استاندارد ارتقا پیدا کرده‌اند. این فرآیندها، معمولاً با استفاده از یک سیستم اطلاعاتی استاندارد، اجرا می‌شوند. مدیران و سرپرستان هم مستقیم از طریق گردش‌کار و گزارش‌های سیستمی، بر فرآیندها نظارت می‌کنند. در مرحله استاندارد، شاخص‌ها، گزارش‌ها و داشبوردهای عملکرد، مستند و واضح‌اند. همچنین، دیگر نیاز نیست که مدیر، صحت گزارشات را بررسی کند، زیرا به علت وجود گزارش‌های دقیق عملیات، شروع و پایان پروژه‌ها، بر اساس اطلاعات موجود تعیین می‌شود.
سطح ۴: بلوغ عملکرد استراتژیک
در مرحله بلوغ استراتژیک، مدیران بیشتر به دنبال برنامه‌ریزی برای آینده‌اند و به‌ندرت به دنیای عملیاتی توجه می‌کنند. استراتژیک بودن به معنای رشد تجارت در بازارهای جدید، مناطق جدید و محصولات جدید است. در این مرحله، اهداف و مقاصد تجاری به وضوح مشخص‌اند و شاخص‌های کلیدی عملکرد، اهداف و ابتکارات، همه با استراتژی تجارت مرتبط‌اند.
سطح ۵: بلوغ عملکرد بهینه شده
در آخرین سطح، با اجرای استراتژی، عملیات به‌خوبی پیش می‌رود. بیشتر فرآیندها و سیستم‌ها کاملاً خودکارند و فرآیندها و کل سیستم، برای انجام کار، فقط به چند محرک کوچک نیاز دارند. در این سطح، رهبران برای تولید، ارائه خدمات و اجرای شیوه‌های نوآورانه زمان کافی دارند.
ترتیب فرآیندها
در نمودار بالا، تعادل، از زیرساخت‌های هر ۴ ستون است. مثلاً، وقتی عملکرد مالی، فرآیند یا پروژه‌ها دغدغه سازمان باشد، پرداختن به عملکرد پرسنل کار هوشمندانه‌ای نیست. هدف هر ستون رسیدن به مرحله بعدی بلوغ است. به این شکل که باید ابتدا نقاط ضعف شناسایی شوند و سپس با استفاده از روشی خلاقانه در آن ستون قدم برداشته شود. به عنوان مثال، اگر در ستون فرآیندها امتیاز «تکرارپذیری» را کسب کرده‌اید، هدف اصلی شما رسیدن به سطح «استاندارد» است.
اولین قدم مستند‌سازی و استانداردسازی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) است. پس از آن باید برنامه‌ریزی کنید که داشبورد و گزارشات استاندارد را میان مدیرانی که به آن نیاز دارند، توزیع کنید. این روند باید تا جایی تکرار شود که به سطح بلوغ مورد نظرتان برسید.
قدم بعدی اغلب در همان ستون است، اما گاهی اوقات وابستگی بین ستون‌ها و همچنین بین سطوح وجود دارد. در نمودار بالا ما فقط قدم ۳ را بعد از اتمام قدم ۲ و قدم ۲ را بعد از اتمام قدم ۱ انجام می‌دهیم. همچنین قدم ۷ ممکن است فقط در صورت کامل شدن قدم ۴ (که در یک ستون در همان سطح قرار دارد) امکان‌پذیر باشد.
قدم ۱۱ به قدم ۸ وابسته است – که در یک ستون متفاوت در سطح بلوغ پایین‌تری قرار دارد. همه این موارد به هم پیوسته هستند؛ بنابراین باید چون بخشی از برنامه در نظر گرفته شود. اگر هر یک از ارکان را در همان سطح بلوغ قبل از رفتن به ستون دیگر قرار دهید، موفق‌تر خواهید بود.
کامل‌شدن یک ستون، بیشتر از کامل شدن ۳ ستون، بازدهی دارد، زیرا ستون‌ها به یکدیگر پیوسته‌اند و باید از یکدیگر تغذیه کنند. سعی نکنید در همه توالی‌ها در سطح استراتژیک (سطح ۴) بازی کنید تا زمانی که هر ۴ ستون به سطح ۳ یعنی استاندارد برسند. قبل از رسیدن به سطح ۴ ابتدا مطمئن شوید که تجارت شما در سطح ۳ برای هر ۴ ستون قرار دارد.
سخن آخر
نمی‌توان انتظار داشت که تحول دیجیتال در سازمان‌ها و کسب‌وکارها در کوتاه‌مدت اتفاق بیفتد. قرار گرفتن در مسیر و تبدیل شدن به سازمانی دیجیتال فرآِیندی است که نیازمند اصلاح ساختاری عمیق و صرف زمان بسیار است. رسیدن به بلوغ عملکرد یکی از فرآِیندهایی است که در این راه باید طی کرد. فرآیندی که ظهور یک کسب‌وکار دیجیتال موفق را تضمین می‌کند.
اگر شما هم از آن دسته کسب‌وکارهایی هستید که برای هم‌سو شدن با تحول دیجیتال، به استفاده از فناوریهای جدید در عرصه ساخت و نگهداری خودرو و ناوگان حمل و نقل علاقه دارید، به وب سایت کسب و کار سازمانی ایرانسلسر بزنید و با سیستم مدیریت هوشمند ناوگان ایرانسل آشنا شوید.
نظرات و پیشنهادات