نگهداری از اسناد یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های مؤسسات حقوقی است. معمولاً در این نوع موسسات اطلاعاتی محرمانه و حساس بایگانی می‌شود که حفظ امنیت آن‌ها بسیار ضروری و حیاتی است. این نوع مجموعه‌ها معمولاً به دنبال راهکاری مطمئن هستند که بتوانند از طریق آن با اطمینان خاطر از اسناد خود حفاظت کنند و رضایت حداکثری مشتریان خود را به دست آورند. یکی از گزینه‌هایی که سال‌ها است برای رسیدن به این هدف مطرح شده است استفاده از فضای ذخیره‌سازی ابری است. اما این سوال همواره برای این موسسات مطرح بوده که آیا این فضا برای ذخیره‌سازی این دست از داده‌ها مناسب است؟
استفاده از فضای ابری در موسسات حقوقی امریکای شمالی
گزارش کانون وکلای امریکا (American Bar Association- ABA) حاکی از آن است که استفاده و استقبال از فضای ذخیره‌سازی ابری در میان شرکت‌های حقوقی این کشور در سال ۲۰۱۷ بیش از ۴۰ درصد افزایش داشته و نزدیک ۶۰ درصد آن‌ها به طور مرتب از خدمات ابری استفاده می‌کنند.
بیش از ۲۰ انجمن حقوقی در کانادا، کلمبیا و ایالات متحده معتقدند وکلا می‌توانند برای نگهداری اطلاعات حقوقی مشتریان خود از پلتفرم‌های ابری استفاده کنند. آن‌ها باور دارند فناوری ابری می‌تواند هنگام دفاع از موکل، برای دسترسی به اطلاعات، مورد استفاده قرار گیرد که در این بین انجمن حقوقی بریتیش کلمبیا در این زمینه نقش مهمی را ایفا کرده است، اما چه مزایایی سبب شده که فضای ابری در حوزه حقوقی چنین بازخورد مطلوبی را دریافت کند؟
بیشتر بخوانید:
پلتفرم‌های ذخیره‌سازی ابری برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط
مزایای تکنولوژی ابری برای موسسات حقوقی
۱. سطح بالای امنیت
کلیه پلتفرم‌های مطرح دنیا که در زمینه ذخیره‌سازی ابری فعالیت دارند برای حفظ امنیت و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات مشتریان، اطلاعات بارگذاری شده را از طریق کدگذاری ذخیره می‌کنند. امنیت اطلاعات موسسات حقوقی به واسطه رمزگذاری اطلاعات، شکستن داده‌ها به چندین قسمت و ذخیره‌سازی آن‌ها در چندین مرکز داده امن و مدرن تامین می‌شود. از دیگر مزایای سامانه‌های ابری این است که سازمان‌ها می‌توانند از اطلاعات خود نسخه پشتیبان تهیه کنند و از مزایای پشتیبانی ۲۴ ساعته نیز بهره‌مند شوند.
۲. مقیاس‌پذیری
مقیاس‌پذیری (Scalability) فضای ذخیره‌سازی ابری یکی دیگر از مزایای این سرویس برای دفاتر حقوقی محسوب می‌شود. این قابلیت به موسسات اجازه می‌دهد در هر زمان که نیاز به حجم ذخیره‌سازی بیشتر یا کمتری دارند، بدون نیاز به خرید یا تعویض تجهیزات IT، تنها طرح کاربری خود را تغییر دهند. همچنین حجم اختصاص یافته به افراد یا بخش‌های مختلف به سادگی توسط مدیریت شرکت قابل تغییر است.
۳. پنل کاربری ساده
بهره‌مندی از داشبورد تخصصی کاربری ساده و کارآمد در نسخه‌های تحت وب، اپلیکیشن موبایل و دسکتاپ که امکان بارگذاری و دسترسی همیشگی به اطلاعات را برای کاربران فراهم می‌کند؛ ایجاد پوشه‌های اشتراکی بین کارکنان یا بخش‌های مختلف دفاتر حقوقی برای به اشتراک‌گذاری فایل‌ها و اطلاعات، که نهایتا موجب سرعت بخشیدن به فرآیندهای اداری خواهد شد. همچنین قابلیت اشتراک‌گذاری فایل‌ها به صورت لینک دانلود، به آن‌ها اجازه می‌دهد به آسانی فایل‌ها و داده‌های مورد نیاز را در قالب یک لینک دانلود در اختیار دادگاه یا موکل خود قرار دهند. این ویژگی تاثیر قابل توجهی در کاهش هزینه و زمان صرف شده برای انتقال اطلاعات خواهد داشت.
۴. عدم نیاز به زیرساخت سخت‌افزاری
با استفاده از این سامانه می‌توان جلوی از بین رفتن داده‌ها را نیز گرفت؛ اسناد و فایل‌ها ممکن است به علت مشکلات سخت‌افزاری، خطاهای نرم‌افزاری، خطاهای انسانی، تهدیدات امنیتی یا سرقت از بین بروند. اما در فضای ابری با پشتیبان‌گیری از اطلاعات و نگهداری آن در چندین سرور احتمال از دست دادن داده‌ها به صفر می‌رسد. انتقال اطلاعات به فضای ابری به این معنا نیست که شما باید سرورهای موجود یا جریان‌های کاری را به کل تغییر دهید. تنها کافی است روند ذخیره‌سازی خود را با راهکارهای روز دنیا همگام کنید.
بیشتر بخوانید:
۵. کاهش هزینه‌های اجرایی
یکی دیگر از مزایای خدمات ابری، مدل قیمت‌گذاری آن است. در این مدل مشتری فقط هزینه میزان استفاده از منابع را پرداخت می کند و حتی در صورتی که منابع مازاد بر مصرف خود را رزرو کرده باشد، به میزان استفاده از منابع پرداخت خواهد کرد.
همچنین با استفاده از فضای ذخیره‌سازی ابری شاهد کاهش چشمگیر هزینه تامین، نگهداری، به‌روزرسانی و تعمیر تجهیزات IT مورد نیاز خواهید بود. صرفه‌جویی در هزینه‌های سرسام‌آور انتقال اطلاعات به روش‌های سنتی مثل استفاده از فلش، هارد اکسترنال، پیک موتوری، پرینت و… در نهایت موجب کاهش چشمگیر هزینه‌های عملیاتی موسسات حقوقی خواهد شد.
سخن آخر
راهکارهای سازمانی ایرانسل، با توجه به نقش مؤثر خدمات ابری در کسب‌وکارهای مختلف از جمله در حوزه فعالیت‌های حقوقی، زیرساخت ابری خود را با بهره‌گیری از به‌روزترین تکنولوژی‌های دنیا طراحی و پیاده‌سازی کرده است. اگر شما هم علاقه دارید کیفیت ذخیره‌سازی و پردازش داده‌ها را در کسب‌وکار خود بالا ببرید، می‌توانید با مراجعه به وب سایت زیرساخت ابری ایرانسل بیشتر با این سرویس آشنا شوید و برای کسب مشاوره به آدرس EB@mtnirancell ایمیل ارسال کنید.
نظرات و پیشنهادات