کلید اول: پیش از سرمایه‌گذاری، استراتژی کسب و کار خود را مشخص کنید.

رهبرانی که هدفشان ارتقای عملکرد سازمانی از راه  استفاده از فناوری‌های دیجیتال است، اغلب بدون برنامه‌ریزی خاص برای تحقق اهداف تحول دیجیتال در  سازمان، ایده‌هایی مانند به‌کارگیری یادگیری ماشین را اجرایی می‌کنند، اما لازمه این تحول، در ابتدا توجه به نیاز‌های تجاری و زیرساختی سازمان است.

رهبران شرکت مدیریت زنجیره تأمین Li & Fung، یک استراتژی سه ساله ارائه کردند که در آن برنامه‌های تلفن همراه اهمیت بسیار بالایی داشت. آنها تصمیم گرفتند توجه خود را در سه حوزه متمرکز کنند: سرعت، نوآوری و دیجیتالی‌شدن که از اصول تحول دیجیتال است.

شرکت Li & Fung بر پایه طرح‌های خود، به دنبال کاهش زمان تولید، افزایش سرعت ورود به بازار و بهبود استفاده از داده‌ها در زنجیره تأمین جهانی بود. پس از تعیین اهداف مشخص، این شرکت تصمیم گرفت که از کدام ابزار دیجیتال برای شروع فرآیند تحول دیجیتال استفاده کند.

به طور مثال، این شرکت برای ارزیابی سرعت حضور و ارائه خدمات خود در بازار، از فناوری طراحی مجازی بهره جست این فناوری به آنها کمک کرد تا زمان تبدیل طراحی به یک نمونه از محصول را تا ۵۰٪ کاهش دهد.

این شرکت همچنین به تأمین‌کنندگان کمک کرد تا سیستم‌های مدیریت و ردیابی داده‌ها را به صورت Real Time نصب کنند تا کارایی تولید را افزایش دهند. از دیگر اقدامات شرکت، استفاده از سیستمی تحت عنوان سامانه جست‌وجوی جامع منابع ((Total Sourcing  بود. مجموعه این تلاش‌ها منجر به ایجاد یک پلتفرم دیجیتال شد که اطلاعات مشتریان و فروشندگان را یکپارچه می‌کرد. بخش مالی نیز رویکرد مشابهی را در پیش گرفت و در نهایت زمان جمع‌آوری و بستن صورت‌های مالی آخر ماه، بیش از ۳۰ درصد کاهش یافت، این موضوع سبب شد سرمایه در گردش ۲۰۰ میلیون دلار افزایش یابد.

بیشتر بخوانید:

یک راهکار ساده برای کاهش هزینه‌های تحول دیجیتال در سازمان شما!

کلید دوم: از نیروهای داخلی برای تحول دیجیتال استفاده کنید.

سازمان‌هایی که به دنبال تحول دیجیتال هستند، اغلب گروهی از مشاوران خارجی (خارج از سازمان خود) را به خدمت می‌گیرند که تمایل دارند تنها یک راه‌حل عمومی و کلی را به نام بهترین شیوه‌ها در آن سازمان اعمال کنند، اما رویکرد مطلوب برای دگرگون کردن سازمان‌ها در زمینه تحول دیجیتال، آن است که به کارکنان و نیروهای درون‌سازمانی خود تکیه کنید.

در شهر کوچک سانتا کلارا در کالیفرنیا، دپارتمان برنامه‌ریزی و توسعه یک شرکت، به‌منظور ایجاد تحول دیجیتال، در حال مهندسی مجدد جریان‌های کاری باهدف بهبود کارایی و تجربه مشتری در فرآیند اخذ مجوز اداری بود. در ابتدا، مشاوران خارجی این شرکت، توصیه‌هایی ارائه کردند که به اتخاذ رویکردی «غیرمتمرکز» تمایل داشت. با این ‌حال، کارکنانی که مستقیماً با مراجعان در ارتباط بودند، بر اساس تعاملی که با ساکنان منطقه داشتند، می‌دانستند که هر چه فرآیندها یکپارچه‌تر باشند مورد استقبال بیشتری قرار می‌گیرد؛ بنابراین، یک تیم متخصص، ابزارها، فرآیندها، نمودارها و عناصر کلیدی نرم‌افزار اصلی را مجدداً طراحی کردند و با جریان کار به شیوه‌ای که کارکنان در نظر داشتند، تطبیق دادند. در نتیجه زمان پردازش مجوز‌ها ۳۳ درصد کاهش یافت.

اغلب فناوری‌های دیجیتال جدید می‌توانند در بهبود بهره‌وری سازمانی شکست بخورند، اما نه به دلیل نقص‌های اساسی در فناوری، بلکه به دلیل نادیده‌گرفته‌شدن دانش درون‌سازمانی!

بیشتر بخوانید:

۹ مهارت برای ایجاد ارتباط مؤثر در محل کار

کلید سوم: طراحی و بهینه‌سازی خدمات سازمان بر اساس تجربه مشتریان

اگر هدف تحول دیجیتال در کسب و کار رضایت مشتری باشد، هر تلاشی باید بعد از مرحله شناخت عمیق مشتریان صورت گیرد. کارکنان دپارتمان برنامه‌ریزی و توسعه سانتا کلارا بیش از نود مصاحبه فردی با مشتریان انجام دادند که در آنها از هر مشتری خواستند نقاط قوت و ضعف دپارتمان را توضیح دهد. علاوه‌بر این، گروه‌های کانونی تشکیل دادند که طی آن از سهامداران مختلف از جمله کارگزاران، توسعه‌دهندگان، سازندگان، کشاورزان و موسسات محلی مهم مانند دانشگاه استنفورد خواستند تا نیازهای خود را شناسایی، اولویت‌های خود را تعیین و عملکرد دپارتمان را ارزیابی کنند. سپس این کارشناسان اطلاعات ورودی خود را در فرآیند تحول دیجیتال اعمال کردند. دپارتمان برنامه‌ریزی و توسعه، برای شفافیت بیشتر فرآیند پاسخگویی به درخواست‌های مشتریان را در چند مرحله تقسیم کرد و پرتال مشتری را تغییر داد، در نتیجه مشتریان توانستند پیشرفت ایده‌ها و نظرات خود را در حین حرکت از یک مرحله به مرحله بعدی پیگیری کنند.

اغلب مدیران برخلاف اصول تحول دیجیتال انتظار دارند که پیاده‌سازی یک ابزار یا اپلیکیشن به تنهایی رضایت مشتری را افزایش دهد. با این حال، تجربه دپارتمان نشان می‌دهد که بهترین راه برای به حداکثر رساندن رضایت مشتری، ایجاد تغییرات با مقیاس کوچک در ابزارهای مختلف چرخه خدمات است. تنها راه برای دانستن اینکه کجا و چگونه باید تغییرات اعمال شود، از طریق دریافت نظرات گسترده و عمیق مشتریان است.

بیشتر بخوانید:

تجربه کانون ایران نوین در استفاده از سرویس موبایل سازمانی ایرانسل (MVPN)

کلید چهارم: ترس کارکنان از جایگزین شدن را بشناسید!

هنگامی که کارکنان پی می‌برند که تحول دیجیتال می‌تواند شغل آنها را تهدید کند، ممکن است آگاهانه یا ناخودآگاه در برابر تغییرات مقاومت کنند. عدم همراهی آن‌ها باعث می‌شود زمانی که سازمان‌ها در مسیر تحول دیجیتال با مشکل رو به رو می‌شوند، دست از تلاش بردارند. بسیار مهم است که مدیران این ترس را بشناسند و تلاش کنند تا کارمندان آگاه شوند که فرآیند تحول دیجیتال یک فرصت برای ارتقای تخصص آن‌ها متناسب با بازارهای آینده است.

یکی از کارهایی که در این زمینه می‌توان انجام داد این است که دربرابر موضع‌گیری‌های کارمندان، یک فرآیند «درون به بیرون» طراحی گردد، به این شکل که از آن‌ها درخواست شود تا نقش خود در سازمان را بررسی کنند و پس از آن نقاط قوت حیطه شغلی خود را با اجزای فرآیند تحول دیجیتال مرتبط کنند و نهایتاً در صورت امکان، مسئولیت آن را خود بر عهده بگیرند.

این امر به کارمندان اجازه می‌دهد تا بر چگونگی تحول دیجیتال کنترل داشته باشند و فناوری‌های جدید را به‌عنوان ابزاری در نظر بگیرند که به آن‌ها کمک می‌کند تا در انجام وظایف خود بهتر شوند. در شرکت مخابراتی CenturyLink، تیم فروش در حال بررسی استفاده از هوش مصنوعی برای افزایش بهره‌وری است. این تیم یک ابزار هوش مصنوعی را سفارشی‌سازی کرد تا تلاش هر فروشنده را با توصیه‌هایی مانند اینکه با کدام مشتریان تماس بگیرند، چه زمانی با آنها تماس بگیرند و در طول تماس در هر هفته چه چیزی بگویند، بهینه کند.

این ابزار همچنین شامل یک جزء بازی‌پردازی ((Gamification بود که فرآیند فروش و یادگیری آن را از طریق بازی جالب‌تر می‌کرد. نتایج استفاده از این ابزار نشان داد که هم فرآیند فروش را سرگرم‌کننده‌تر می‌کند و هم منجر به افزایش رضایت مشتری و افزایش ۱۰ درصدی در فروش می‌شود.

بیشتر بخوانید:

۵ اقدام راهبردی برای مهارت‌آموزی و آموزش کارکنان در سازمان

کلید پنجم: بکار بستن فرهنگ استارتاپی Silicon Valley در داخل سازمان

استارتاپ‌ها Silicon Valley به خاطر تصمیم گیری چابک، الگوسازی سریع و ساختار سازمانی مسطح معروف هستند. فرآیند تحول دیجیتال ذاتاً نامشخص است؛ تغییرات باید به طور موقت انجام شود و سپس اصلاح شوند. تصمیمات باید به سرعت گرفته شود و گروه‌های تخصصی از سراسر سازمان درگیر فرآیند کار شوند. در نتیجه سازمان‌هایی که سلسله‌مراتب سنتی دارند با موانع بسیاری مواجه می‌شوند. بهتر است به منظور شتاب بیشتر و بهینه‌سازی در فرآیند تحول دیجیتال یک ساختار سازمانی مسطح را شکل داد.

این نیاز به الگوسازی و چابکی، بیشتر در ابتکار عمل مدیریت، خود را نشان می‌دهد. زیرا بسیاری از فناوری‌های دیجیتال این امکان را دارند که متناسب با نیازهای هر سازمان سفارشی‌سازی گردد. مدیران با بررسی این موضوع که کدام حوزه کسب‌وکار از تغییر به فناوری جدید بیشترین سود را می‌برد باید تصمیم بگیرند که قرار است از برنامه‌های کدام توسعه‌دهنده نرم‌افزار استفاده کنند. همچنین باید به این سوال که «آیا تحول دیجیتال باید به صورت مرحله‌ای اجرا شود یا خیر؟» با توجه به شکل سازمان خود پاسخ بدهند.

عموماً، انتخاب بهترین راه حل نیاز به آزمایش گسترده روی بخش‌های وابسته به هم دارد. اگر هر تصمیمی برای پیشروی، از چندین لایه مدیریتی عبور کند، اشتباهات را نمی‌توان به‌سرعت شناسایی و اصلاح کرد. علاوه بر این، برای برخی از فناوری‌های دیجیتال، زمانی به سود می‌رسند که بخش قابل توجهی از کسب‌وکار به سیستم جدید تغییر کند. به عنوان مثال، سیستم پردازش ابری که برای تجمیع تقاضای مشتری جهانی طراحی شده است، تنها زمانی می‌تواند تجزیه و تحلیل مفیدی تولید کند که فروشگاه‌های کشورهای مختلف، همان نوع داده را به طور منظم جمع‌آوری کنند. این امر مستلزم رفع تفاوت‌ها در فرآیندهای سازمانی موجود در مناطق مختلف است.

بیشتر بخوانید:

شتابدهنده‌های کسب و کار چه هستند؟ چگونه به استارتاپ‌ها در حوزه سرمایه‌گذاری کمک می‌کنند؟