آیا برای شما پیش آمده که برای مدیریت پروژه‌های سخت و پیچیده خود با مشکل مواجه شده باشید؟ تا به حال با کلمه مدیریت چابک یا Agile برخورد کرده‌اید؟ از مزایای این روش برای مدیریت پروژه آگاهی دارید؟ در این مقاله قصد داریم تا این روش مدیریتی و البته نحوه اجرای آن در سازمان‌ها یا کسب‌وکارهای کوچک را بیشتر از قبل به شما معرفی کنیم.
مدیریت چابک (Agile) چیست؟
مدیریت چابک یا Agile، مجموعه‌ای از اصول به‌روزرسانی شده از مدیریت پروژه است که جایگزین روش‌های مدیریت سنتی و قدیمی، مانند مدیریت آبشاری است. در این روش بسیاری از ایرادات و معضلات به‌وجود آمده در مدیریت آبشاری برطرف شده و در نهایت خروجی پروژه به‌مراتب کارآمدتر است.
مفهوم مدیریت چابک در سال ۲۰۰۱ توسط چندین شرکت توسعه دهنده نرم‌افزار در ایالت یوتا برای بهبود روال‌کاری مدیریت پروژه بیان شد، بعد از آن این اصول با توجه به بیانیه مشترک این شرکت‌ها، مدیریت چابک (Agile) نام گرفت. اگرچه این روش مدیریت ذاتاً برای توسعه‌دهندگان نرم‌افزار طراحی شد، اما بینشی که در این روش مدیریتی وجود دارد، برای هر کسب‌وکاری که درگیر تولید و خدمات است می‌تواند الهام‌بخش باشد.
در ادامه این مقاله به بیان عناصر مدیریت چابک (Agile) و تفاوت‌های موجود میان روش مدیریت آبشاری (Waterfall) و این روش و نحوه عملکرد آن خواهیم پرداخت.
تفاوت‌های مدیریت چابک با مدیریت آبشاری
معایب روش مدیریت سنتی چه بود؟ در روش سنتی مدیریت آبشاری، همه الزامات اجرایی از پیش برنامه‌ریزی شده است. برای مثال ساخت و تولید در طی ماه‌ها و سال‌های آینده، طبق همین برنامه‌ریزی مشخص شده انجام می‌شود. مقتضیات جدید و تحولات جدید یا درخواست‌های جدید مشتریان، اکثر اوقات در این روش به بن‌بست می‌خورند، چراکه پیش‌بینی آن‌ها غیر ممکن بوده و مسیرهای قدیمی هم پاسخگوی‌شان نیست.
در روش مدیریت چابک، برنامه‌ریزی برای تولیدی که در چند هفته آینده قصد آن را دارید، انجام می‌شود و بعد از این مدت، نسبت به چگونگی ادامه روند کار تصمیم خواهید گرفت. یعنی قدم‌به‌قدم با توجه به شرایط، مسیرها مدام به‌روزرسانی شده و منجر به موفقیت پروژه، رضایت مشتری و در نهایت موفقیت کسب و کار شما خواهد شد. در ادامه با چهار اصل اساسی در اصول مدیریت چابک آشنا می‌شویم.
بیشتر بخوانید:
چهار اصل اساسی در اصول مدیریت چابک (مدیریت Agile)
۱. افراد و تعاملات پیشرو جایگزین ابزار و فرآیند‌ها
افراد در هر شرکتی که با اطلاعات زیادی سر و کار دارند، ترجیح می‌دهند تا آزادی عمل بیشتری نسبت به پیروی بی‌چون‌وچرا از یک فرآیند کهنه و ناکارآمد داشته باشند. آن‌ها علاقه دارند تا بتوانند در حین انجام مراحل کار در تعامل با یکدیگر مشکلات را برطرف کنند.
۲. نرم‌افزار در حال کار جایگزین مستندات جامع
در روش مدیریت آبشاری تمام مراحل انجام کار به مرحله اول و مستندسازی الزامات پروژه بستگی دارد و در صورت بروز مشکل در هر مرحله، کل روند با مشکل مواجه می‌شود، اما در روش مدیریت چابک انتظار وقوع تغییر در الزامات حین انجام هر مرحله وجود دارد.
۳. همکاری با مشتری جایگزین مذاکرات حین قرارداد
معمولا در قرارداد‌هایی که در ابتدای روش آبشاری منعقد می‌شوند برای تغییرات بستری در نظر گرفته نمی‌شود، در صورتی که روش چابک بر پایه تعامل دائمی در تمامی مراحل انجام پروژه با مشتری است.
۴. پاسخ مثبت به تغییر جایگزین پیروی از یک برنامه مشخص
انعطاف‌پذیری یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های این روش مدیریتی است که در ادامه بیشتر به آن می‌پردازیم.
انعطاف‌پذیری در مدیریت چابک
در روش مدیریت آبشاری شما نیازمند صرف زمان زیادی برای مشخص کردن برنامه ساخت، در مدت زمان چندین ماهه و یا سالانه هستید. به‌همین دلیل معمولاً در طول انجام پروژه تغییرات به وجود آمده را نخواهید پذیرفت، چرا که این حس به شما دست می‌دهد که برنامه‌ریزی در ابتدا بی‌نتیجه بوده است یا اگر از برنامه تعیین شده پیروی نکنید، امکان تغییر در زمان تحویل پروژه یا هزینه نهایی آن وجود دارد. اما تجربه نشان داده است که مشتری یا سفارش‌دهنده در طول زمان ساخت، خواستار تغییراتی است. از طرفی نیز، در مدیریت آبشاری شما پس از اتمام پروژه امکان تغییر در خروجی کار خود را نخواهید داشت.
در روش مدیریت Agile، شما پس از مشخص شدن پروژه نهایی مراحل انجام کار را به بازه‌های زمانی کوتاه تقسیم می‌کنید و برای هر بخش از ساخت، برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت انجام می‌دهید.
در این روش نیز در مقابل تغییرات به وجود آمده قابلیت انعطاف خواهید داشت و هم با توجه به بازخوردها، در مقاطع مختلف امکان بهبود توسعه کار خود را خواهید داشت. در این حالت سفارش‌دهنده شما نیز با اعمال نظرات خود رضایت بالاتری نسبت به تعامل با شما پیدا خواهد کرد.
در اصول مدیریت Agile، فشار کار زیاد در بلند‌مدت از تیم شما برداشته می‌شود و شما قادر خواهید بود تا برنامه ساخت هر بخش را به‌صورت کوچک‌تر طراحی و انجام دهید و این‌گونه دائماً در حال طراحی و تولید بازه‌های کوچک کاری و زمانی خواهید بود که امکان بازبینی مداوم را به شما خواهد داد.
عناصر تشکیل دهنده مدیریت چابک
- داستان کاربر
داستان کاربر به ویژگی‌هایی گفته می‌شود که پروژه درنهایت باید آن‌ها را داشته باشد. داستان کاربر (User Story) هدف خود را به روشی صریح و به‌اختصار بیان می‌کند.
- توسعه فزآینده
شما در هنگام شروع کار، الزامات را از سوی مشتری دریافت می‌کنید و پس از این الزامات دست به کار می‌شوید و شروع به برنامه‌ریزی می‌کنید. در رویکرد مدیریت چابک شما چرخه‌های تکرار را بر اساس کارهای انجام شده در هر مرحله مشخص می‌کنید و به طور تدریجی پروژه را بهبود خواهید بخشید. این‌گونه شما ارزش اصلی و واقعی پروژه را تحویل مشتری خواهید داد.
- انتشار‌های مکرر
در این روش چون پروژه به‌صورت فزآینده و تدریجی توسعه پیدا می‌کند شما می‌توانید با ایجاد چرخه‌های کوچک‌تر در انتهای هر چرخه به‌روزرسانی و ویژگی تازه‌ای را منتشر کنید. با این روش مشتری شما می‌تواند با سرعت بالاتری به ارزش پروژه خود دسترسی پیدا کرده و آن‌ها را تایید کند.
- حلقه‌های بازخورد کوتاه
چون انتشار به‌صورت مکرر انجام خواهد گرفت شما به سرعت می‌توانید بازخوردها را ارزیابی کنید. با ارزیابی سریع بازخوردها شما امکان تغییرات لازم بر روی پروژه را خواهید داشت و با اعمال تغییرات به ارزش دست پیدا می‌کنید.
- میزان درگیری و تعامل بالا با مشتری
برای آنکه استفاده بهینه‌ای از حلقه‌های بازخورد کوتاه و انتشارات مکرر برده باشید، نیاز است تا شما میزان تعامل با مشتری خود را افزایش دهید و بعد از هر چرخه کوچک نظرات مشتری خود را دریافت کنید و تغییرات لازم را اعمال کنید. گاهی مشتری برای ارائه بازخورد در دسترس شما نیست، اما برخی از روش‌های مدیریت چابک (Agile) مانند اسکرام (scrum) این مشکل را برطرف کرده است.
چه زمانی از روش مدیریت چابک(Agile) استفاده کنیم؟
- زمانی که تولید سریع محصول یا خدمت، اولویت زیادی دارد.
- زمانی که مشتری خواستار تغییرات در ابعاد و ویژگی‌های پروژه است.
- زمانی که تصویر روشنی از خروجی نهایی پروژه موجود نیست.
- زمانی که محصول مرتبط با صنایعی است که استاندارد‌های آن دائماً در حال تغییر است.
بیشتر بخوانید:
موفقیت یک کسب و کار در نتیجه تحقیقات بازار
سخن آخر
برای انجام پروژه‌ها به بهترین شکل و برنامه‌های یکپارچه در محیط‌های پیچیده استفاده از اصول مدیریت چابک (Agile) یک الزام به حساب می‌آید. با انتشار کارهایی با کیفیت بالا، مشتری همواره از کار شما رضایت خواهد داشت و طرح‌های شما به بهترین نحو به انجام خواهند رسید. در نتیجه یک تیم با انگیزه در انجام تمام کارها به‌دست خواهید آورد. ما در راهکارهای سازمانی ایرانسل در تلاشیم به‌عنوان حامی کسب و کارهای کوچک و متوسط راهکارهای سودمندی را در جهت توسعه و بهبود فضای کسب‌وکار کشور ارائه کنیم و شما می‌توانید از طریق آدرس ایمیل EB@mtnirancell.ir سوالات خود را با کاشناسان و مشاوران ما مطرح کنید.
منبع:
نظرات و پیشنهادات