هر سازمان سرمایه‌های مختلفی دارد. سرمایه‌هایی مثل منابع مالی و انسانی. اما یکی از سرمایه‌ها که معمولا نادیده گرفته می‌شود «داده» است. این در حالی است که داده‌ها نقشی حیاتی در کسب‌وکارها و سازمان‌ها دارند. سازمان‌هایی که به اهمیت این سرمایه ارزشمند پی می‌برند و به دنبال استفاده بهینه از آن هستند، به احتمال زیاد با اصطلاح هوش تجاری Business Intelligence یا BI مواجه می‌شوند. شاید شما هم درباره آن شنیده باشید. اما آیا با کارکردهای هوش تجاری و چگونگی عملکرد آن آشنایید؟ در این مقاله درباره هوش تجاری و ابعاد مختلف آن می‌خوانید.
تعریف هوش تجاری
ارائه تعریف هوش تجاری کار ساده‌ای نیست، چرا که این اصطلاح معنایی گسترده دارد و مفاهیم بسیاری را در بر می‌گیرد. اما اگر بخواهیم هوش تجاری را بشناسیم، در گام اول باید به این نکته اشاره کنیم که هوش تجاری فرآیندی تکنولوژیک است که داده‌های خام را با کمک علم تحلیل داده به اطلاعات پردازش‌شده تبدیل می‌کند. هوش تجاری به سازمان‌ها کمک می‌کند دید جامعی به داده‌های خود داشته باشند، آن را ذخیره، دسته‌بندی و تحلیل کنند و در مرحله آخر از آن برای تصمیم‌گیری‌های سازمانی استفاده کنند. تصمیم‌گیری داده‌محور باعث می‌شود سازمان‌ها با سرعت بیشتری با تغییرات بازار سازگار شوند، به درک خوبی از موقعیت رقیبان‌شان برسند و عوامل ناکارآمد کسب‌وکار خود را بشناسند و حذف کنند.
البته مفهوم هوش تجاری، از زمان شکل‌گیری تا به امروز، تغییرات بسیاری داشته است. وقتی این اصطلاح برای اولین بار در دهه ۶۰ میلادی به وجود آمد، فقط بر سیستمی برای اشتراک‌گذاری اطلاعات سازمان دلالت داشت. اما از دهه ۸۰ میلادی به بعد، با ظهور مدل‌های کامپیوتری، پردازش داده و تصمیم‌گیری داده‌محور به فرآیند هوش تجاری افزوده شد.
تفاوت هوش تجاری سنتی و مدرن
هوش تجاری مدرن طبیعتا از هوش تجاری سنتی تکنولوژیک‌تر است و از عناصر بیشتر و پیشرفته‌تری بهره می‌برد. اما بارزترین تفاوت این دو، رویکرد سلف‌سرویس هوش تجاری مدرن (Self Service Business Intelligence- SSBI) است. هوش تجاری سنتی به حدی تخصصی بود که فقط متخصصان آی‌تی می‌توانستند با آن کار کنند و از اطلاعات آن استفاده کنند. اما هوش تجاری مدرن برای استفاده کاربر معمولی طراحی شده و اطلاعات را در دسترس همه کارمندان قرار می‌دهد. پس دیگر نیازی به دخالت مستقیم بخش آی‌تی سازمان در فرآِیند استفاده از هوش تجاری نیست. متخصصان بخش آی‌تی با این امکان، می‌توانند به جای صرف زمان برای انتقال نتایج فرآیند هوش تجاری به افراد سازمان، به فعالیت‌های تخصصی خود بپردازند.
بخش‌های مختلف فرآیند هوش تجاری مدرن
هوش تجاری در جریان تکامل خود، فرآیندها و فعالیت‌های مختلفی را شامل شده که توانسته است عملکرد آن را ارتقا دهد. بعضی از این عناصر عبارتند از:
- داده‌کاوی: استفاده از پایگاه داده، آمار و یادگیری ماشینی
- گزارش عملکرد و بنچمارک (Benchmark): مقایسه داده‌های مربوط به عملکرد فعلی با داده‌های قبلی
- گزارش‌دهی: به اشتراک گذاشتن داده‌های پردازش‌شده با مدیران برای تصمیم‌گیری‌های آتی
- تحلیل توصیفی: تحلیل داده‌های خام
- پرسش‌نامه: پرسیدن سوالات مخصوص به داده و دریافت جواب‌ها از پایگاه داده
- تحلیل آماری: گرفتن نتایج از تحلیل توصیفی و بررسی داده‌ها با استفاده از آمار
- مصورسازی داده: ارائه تحلیل داده با ابزارهای تصویری مثل نمودار، گراف و هیستوگرام
- آنالیز تصویری: جستجوی در داده‌ها از طریق داستانگویی تصویری
این عناصر ابعاد مختلف داده‌های سازمان را تحلیل می‌کنند و به نمایش می‌گذارند. اما این ابزارهای هوش تجاری‌اند که آن‌ها را در دسترس کاربران قرار می‌دهند.
ابزارهای هوش تجاری
پردازش و تحلیل داده در هوش تجاری در نرم‌افزار‌های خاصی مثل Power BI و Tableau انجام می‌شود. اما نتایج فرآیند تحلیل داده در هوش تجاری در بسترهایی به نام داشبورد، نمایش داده می‌شود. این ابزارها طوری طراحی می‌شوند که از طریق آن‌ها می‌توان به راحتی به گزارشها دست یافت. داشبوردها انواع مختلفی دارند، از جمله: داشبورد استراتژیک یا مدیریتی، تحلیلی و عملیاتی.
- داشبورد استراتژیک نوعی ابزار گزارش‌دهی است که برای بررسی اوضاع شاخص کلیدی عملکرد (Key Performance Indicator- KPI) به کار می‌رود. این داشبورد برای استفاده مدیران طراحی شده است.
- داشبورد تحلیلی برای تحلیل داده‌های عمده استفاده می‌شود و به کاربران اجازه می‌دهد روندهای بازار و نتایج پیش‌بینی‌های داده را بررسی کنند.
- داشبورد عملیاتی برای بررسی فرآیندهای تجاری متغیر و بررسی شاخص کلیدی عملکرد به کار می‌رود.
شرکت‌های مختلف فعال در حوزه هوش تجاری و آی‌تی، داشبوردهایی با نام‌های تجاری متفاوت طراحی کرده‌اند.در واقع، افراد با نگاهی اجمالی می‌توانند بیشترین اطلاعات را از داشبوردها دریافت کنند. این گزارشها در قالب نمودارهای مختلف به نمایش درمی‌آید.
هوش تجاری و فرهنگ سازمانی
هر سازمان برای رسیدن به اهدافی خاص به هوش تجاری روی می‌آورد. اما استفاده از ابزارهای هوش تجاری به تنهایی موفقیت سازمان را تضمین نمی‌کند. فرهنگ سازمانی یکی از عواملی است که تأثیر بسیاری بر موفقیت در پیاده‌سازی هوش تجاری دارد. همه سازمان‌ها آماده پذیرش هوش تجاری نیستند، چرا که کارمندان آن ذهنیتی صحیح و دقیق از هوش تجاری ندارند. اگر سازمان‌ها نتوانند کارمندان خود را با فرهنگ استفاده از داده‌های پردازش شده برای تصمیم‌گیری (فرهنگ داده‌محور) آشنا کنند، پیشرفته‌ترین ابزارها هم نمی‌توانند مفید باشند.
پس اولین گام برای افزایش تأثیرگذاری، آموزش کارمندان است. گام دوم، جلب همکاری افراد است. داشتن سیستمی برای پاسخ‌گویی به سوالات کارکنان درباره این فرآیند و تشویق آن‌ها به مشارکت بیشتر ، تأثیر بسیاری بر این همکاری دارد. این دو عامل باعث می‌شود استفاده از هوش تجاری برای کارکنان فقط بخشی از روال کار نیست، بلکه فرهنگی درون سازمانی است.
سخن آخر
در دنیای رقابتی کسب‌وکارها، هوش تجاری به مدیران کمک می‌کند از داده‌ها هدفمند استفاده کنند و اطلاعات پراکنده‌ای را که در بخش‌های مختلف سازمان وجود دارند، جمع‌آوری و ذخیره کنند. هوش تجاری می‌تواند برای آن‌ها چون مزیتی رقابتی عمل کند. سازمان‌ها، با به کار بردن ابزارهای هوش تجاری، می‌توانند در رقابت با کسب‌وکارهای دیگر قوی ظاهر شوند و از آن‌ها پیشی بگیرند. اگر از داده‌ها صحیح استفاده شود، سازمان‌ها می‌توانند به نیازهای بازار به درستی پاسخ دهند. این در حالی است که بسیاری از سازمان‌ها فقط داده خام جمع‌آوری می‌کنند و کمتر به فکر تحلیل و بهره‌برداری از آن می‌افتند. روش‌ها و ابزارهای هوش تجاری به مدیران کمک می‌کند کسب‌وکار خود را با تحولات دنیای مدرن سازگار کنند و بر اساس واقعیت‌ها و پتانسیل‌های کسب‌وکار خود، تصمیماتی درست و مؤثر بگیرند.
نظرات و پیشنهادات