موفقیت پروژه همواره یکی از اهدافی است که در شروع همکاری‌ها مطرح می‌شود. از سوی دیگر، شکست پروژه نیز پیشامدی اجتناب‌ناپذیر است. تاخیر در تحویل پروژه در بازه زمانی مقرر شده، عدم نظارت دقیق بر روند پروژه و عدم هماهنگی میان تیم‌های درگیر می‌تواند پروژه‌ها را تا مرز شکست ببرد.
در ادامه با جزئیات بیشتری به دلایل عدم موفقیت پروژه‌ها می‌پردازیم و به راهکارهایی برای جلوگیری از بروز این عوامل اشاره می‌کنیم.
چه عواملی پروژه‌ها را تا مرز شکست می‌برد؟
برقراری ارتباط نادرست
یکی از دلایل رایج قرارگیری پروژه‌ها در موقعیت شکست، تعامل نادرست میان اعضای تیم با یکدیگر و با مشتری است. دستیابی به یک شناخت نسبی از مشتری و همچنین آشنایی اعضای تیم با یکدیگر، کمک دو چندانی به مدیریت کنش و واکنش‌ها می‌کند. به عنوان مثال، اگر رفتار صحیحی در مقابل درخواست معقول یا نامعقول مشتری صورت نگیرد یا حمایت از اعضای تیم در زمان درستی انجام نشود، احتمال شکست پروژه تا حد زیادی افزایش می‌یابد.
کمبود منابع اطلاعاتی و تدوین بریف نامناسب
یکی دیگر از چالش‌های موجود بر سر راه پروژه‌ها، منابع اطلاعاتی محدود و دریافت بریف نامناسب از سمت مشتری است. دسترسی به داده‌های کافی و مورد نیاز، خصوصا در ابتدای پروژه، راهکاری مناسب برای جلوگیری از ایجاد ناکامی و شکست در روند فعالیت‌ها است.
برقراری ارتباطات کارساز با مشتری و دریافت جزئیات و اطلاعات بیشتر از او می‌تواند از بروز خسارت‌های جبران‌ناپذیر و قرار دادن پروژه در آستانه شکست، جلوگیری کند.
عدم تشخیص وسعت و محدوده پروژه
بی‌توجهی به میزان گستردگی، وسعت و قابلیت اجرای پروژه‌ها از دیگر دلایل مواجهه با شکست است.
تشخیص توانایی و محدودیت‌ها، راهکاری برای حل این چالش محسوب می‌شود و این امکان را فراهم می‌کند تا پروژه در مسیر درست قرار بگیرد. در این میان، نقش تجربه و توانایی مدیران پروژه، در نظارت بر روی فرآیندها پررنگ‌تر می‌شود؛ تشخیص گستردگی پروژه، حجم وظایف افراد و در نهایت مدیریت و اعمال کنترل لازم از سمت مدیران پروژه ، از به چالش کشیدن پروژه و قرار دادن آن در موقعیت شکست، جلوگیری می‌کند.
وجود ابهام در تعیین و تعریف اهداف
یکی دیگر از وظایف مدیران پروژه، تعریف واضح و مشخص اهداف برای اعضای درگیر در پروژه است؛ به همین منظور تعیین مقاصد در ابتدای کار، باعث ایجاد یک دید کلی نسبت به توانمندی‌ها و محدودیت‌ها می‌شود و امکان برنامه‌ریزی بلندمدت، با جزئیات بیشتری را فراهم می‌کند. بی‌توجهی به مهلت نهایی تحویل پروژه نیز یکی دیگر از دلایل عدم موفقیت پروژه‌ها است که باید متناسب با اهداف تعیین شده، تعریف شود و همواره مدنظر تمامی اعضای درگیر در پروژه قرار بگیرد.
عدم هماهنگی و همکاری مناسب میان اعضای تیم و همچنین دخالت زود هنگام مدیران ارشد، از دیگر عواملی رساندن پروژه‌ها به مرز شکست است. به همین منظور قصد داریم تا در ادامه راهکارهای نجات یک پروژه را مرور کنیم.
چه مسیری را برای نجات پروژه‌های در حال شکست، باید پیمود؟
قدم اول: بررسی دلایل ایجاد شکست در پروژه
جستجو برای مقصر، شاید اولین کاری باشد که بعد از مسجل شدن شکست پروژه‌ها انجام می‌شود اما این کار کمکی به بهبود و پیشبرد فرآیندها نمی‌کند. در چنین شرایطی، شناسایی و بررسی نقاط ضعفی که منجر به عدم موفقیت پروژه شده‌اند، بهترین راهکار است.
همانطور که پیش‌تر نیز اشاره کردیم، مدیر پروژه‌ها نقش پررنگی را ایفا می‌کنند؛ چرا که در این مرحله، باید روند پیشرفت کار تیمی را مورد بررسی قرار بدهند و با شناسایی نقطه شروع شکست پروژه و همچنین شناسایی شکاف میان روند پروژه و اهداف از پیش تعیین شده، از شکست دوباره آن جلوگیری کنند.
بررسی روزانه عملکرد اعضای تیم، بازبینی توانایی‌ها و امکانات و به‌طور کلی تعریف یک پروسه ردیابی و ارزیابی مستمر، از مواردی است که فرآیند نجات پروژه‌ها را تا حدود قابل توجهی امکان‌پذیر می‌سازد و به مدیران پروژه امکان اعمال اصلاحات لازم و جلوگیری از بروز دوباره مشکلات را می‌دهد.
قدم دوم: ارزیابی دستاوردهای پروژه در کنار شکست‌ها
ارزیابی و نجات یک پروژه در حال شکست، تنها مبتنی بر بررسی اشتباهات نیست؛ دستاوردها و نتایج مثبت به دست آمده نیز باید مورد بررسی قرار بگیرند؛ چرا که ممکن است تنها بخش کوچکی از فرآیند، دلیل عدم موفقیت پروژه باشد. به همین منظور در مواردی با نگاه دوباره به شروع پروژه و انجام اصلاحاتی جزئی در کلیت برنامه، می‌توان از بروز دوباره مشکلات جلوگیری کرد.
هرچند که در کنار آنالیز کامل پروژه و تعریف دوباره آن، باید محدودیت‌ها را نیز مورد بررسی مجدد قرار داد؛ چرا که تمامی پروژه‌ها محدود به زمان، هزینه و حوزه فعالیت هستند و توجه به ارتباط و ایجاد توازن میان این سه فاکتور، نقش مهمی در نجات پروژه‌های در آستانه شکست دارد.
قدم سوم: تعریف واقع‌گرایانه یک برنامه جدید
در شرایطی که نسبت به موفقیت پروژه عدم قطعیت وجود دارد، برنامه‌ریزی و زمانبندی اولیه دیگر به کار نمی‌آید. به همین دلیل باید نسبت به زمان، صرف بودجه و تخصیص منابع و امکانات واقع‌گرا بود، برنامه‌ریزی و زمانبندی مجددی را برای تحویل پروژه در نظر گرفت و آن را با مشتری در میان گذاشت؛ چرا که خوشبینی بدون منطق می‌تواند شما را در ریسک شکست دوباره قرار بدهد و در نهایت باعث خدشه‌دار شدن اعتماد مشتری بشود.
در این شرایط، مذاکره با مشتری در رابطه با بودجه از پیش تعیین شده یا گستردگی و حجم کار، از دیگر مواردی است که در تعریف برنامه جدید می‌تواند موثر واقع شود.
نتیجه‌گیری
این نکته حائز اهمیت است که کسب و کارها با کنترل و نظارتی مستمر، می‌توانند پروژه را به سمت موفقیت هدایت کنند اما همواره عوامل متعددی در شکست پروژه‌ها دخیل‌اند. به همین دلیل در شرایطی که نسبت به موفقیت پروژه، ابهام‌هایی وجود دارد، می‌توان با بررسی و شناسایی عوامل و ارزیابی نتایج مثبت کسب شده، دست به تصمیم‌گیری زد و نسبت به تعریف دوباره اهداف و ایجاد تغییر در جزئیات، منعطف بود. در این میان، بهتر است شرایط و علل عدم موفقیت پروژه را صادقانه برای مشتری تشریح کرد و راهکارهایی را برای خروج از وضعیت کنونی ارائه داد.
منبع:
نظرات و پیشنهادات