۰۵ مرداد ۱۴۰۴
۲۵ مورد از مزایای دورکاری برای کسبوکارها
دورکاری، دیگر امتیازی مختص شرکت‌های بزرگ یا کارکنانی با سفرهای کاری مداوم نیست.تحول در سبک‌های کاری باعث شده بسیاری از کارمندان، به‌دنبال مدل‌های ترکیبی، انعطاف‌پذیر یا حتی تمام‌وقت دورکاری باشند.
این تغییر تنها به سود کارکنان نیست؛ کسبوکارها نیز با مزایای قابل‌توجهی روبه‌رو هستند. مزایایی مانند کاهش هزینه‌های اداری و انرژی، دسترسی به نیروهای مستعد در سراسر جهان، افزایش وفاداری کارکنان و تنوع فرهنگی بیشتر در سازمان.
در این مطلب، به بررسی مزایای دورکاری برای کسبوکارها می‌پردازیم و می‌بینیم چگونه می‌توان سیاستی مؤثر و ماندگار برای دورکاری تدوین کرد.
آشنایی با مزایای دورکاری برای کسبوکارها
از کاهش غیبت‌های کاری تا ایجاد محیطی فراگیرتر، در ادامه با ۲۵ مورد از مهم‌ترین مزایای دورکاری برای کارفرمایان و کسبوکارها آشنا می‌شوید:
۱. کاهش چشمگیر هزینه‌های سربار اداری
وقتی کارکنان از خانه کار می‌کنند، هزینه‌های سربار کسب‌وکار به میزان قابل‌توجهی کاهش پیدا می‌کند. این هزینه‌ها شامل مواردی مانند:
- اجاره دفتر
- قبوض آب، برق و سایر خدمات
- هزینه‌های نگهداری و تعمیرات
- ملزومات اداری، مبلمان و تجهیزات
این صرفه‌جویی‌ها می‌توانند بسیار قابل توجه باشند و به شما این امکان را بدهند که منابع مالی را به حوزه‌هایی مهم‌تر مثل زیرساخت‌های فناوری، توسعه کارکنان یا حتی افزایش سود نهایی اختصاص دهید.
۲. دسترسی به مجموعه گسترده‌تری از استعدادها
با دورکاری، دیگر محدود به جذب نیرو از منطقه جغرافیایی خاص یا افرادی که حاضر به رفت‌وآمد هستند، نخواهید بود. حالا می‌توانید به منبع جهانی استعدادها دسترسی داشته باشید و بهترین افراد را بدون در نظر گرفتن محل زندگی‌شان برای شغل موردنظر انتخاب کنید.
این موضوع، پیدا کردن مهارت‌های تخصصی و دیدگاه‌های متنوع را آسان‌تر می‌کند؛ دیدگاه‌هایی که می‌توانند به نوآوری و رقابت‌پذیری بیشتر منتهی شوند. از طرف دیگر، انعطاف‌پذیری در استخدام نیروهای دورکار می‌تواند برند کارفرمایی شما را جذاب‌تر کرده و کسب‌وکار شما را در نظر نیروهای حرفه‌ای، مدرن و آینده‌نگر جلوه دهد.
بیشتر بخوانید:
عوامل موثر بر گرایش کسبوکارها به دورکاری کدام‌اند؟
۳. افزایش تعامل کارکنان با سازمان
امکان دورکاری می‌تواند تأثیر مثبتی بر میزان درگیری و تعامل کارکنان با سازمان داشته باشد. طبق یک نظرسنجی، ۶۲٪ از کارکنان معتقدند که دورکاری باعث شده تعامل بیشتری با شرکت خود داشته باشند.
این سطح بالاتر از تعامل، می‌تواند نتیجه افزایش استقلال شغلی و انعطاف‌پذیری باشد که دورکاری برای کارکنان فراهم می‌کند؛ عواملی که نقش کلیدی در انگیزه و تعلق شغلی دارند.
۴. صرفه‌جویی در هزینه‌های حقوق و دستمزد
یکی دیگر از مزایای مهم دورکاری برای کسبوکارها، کاهش چشمگیر در هزینه‌های حقوق و دستمزد است؛ به‌ویژه از طریق جذب نیروی دورکار از مناطقی با هزینه زندگی پایین‌تر. این یک معامله‌ی برد-برد است.
به‌عنوان نمونه، شرکت فیسبوک اخیراً تصمیم گرفت برخی از مدیران ارشد خود را به‌طور کامل دورکار کند؛ حرکتی که نه‌تنها ردپای زیست‌محیطی دفاتر اداری را کاهش می‌دهد، بلکه فرصت‌هایی برای صرفه‌جویی اقتصادی نیز ایجاد می‌کند. فیسبوک حتی دستمزد مدیران را متناسب با محل زندگی آن‌ها تنظیم کرد و این تغییر می‌تواند میلیون‌ها دلار صرفه‌جویی برای شرکت به همراه داشته باشد.
۵. ارتقای سلامت روان کارکنان
در یک نظرسنجی، ۹۶٪ از کارکنان اعلام کردند که دورکاری یا مدل ترکیبی (Hybrid) از نظر سلامت روان برای آن‌ها ایده‌آل است. این پاسخ قاطع نشان می‌دهد که کارکنان، انعطاف و استقلالی را که دورکاری فراهم می‌کند، ارزشمند می‌دانند؛ عواملی که می‌توانند موجب کاهش استرس، تعادل بهتر بین کار و زندگی و بهبود کلی وضعیت روانی شوند.
از سوی دیگر، برخی شرکت‌ها هنوز کارکنان جدید را مجبور به رفت‌وآمد و حضور در دفتر مرکزی می‌کنند. این تغییر مکان علاوه‌بر هزینه‌های مالی، می‌تواند منجر به استرس بالا و آسیب به سلامت روان کارکنان شود. اما با فراهم کردن امکان دورکاری، کارکنان می‌توانند انرژی‌ای را که معمولاً صرف جابه‌جایی و رفت‌وآمد می‌کردند، صرف تحقق اهداف شرکت کنند. البته باید توجه داشت که دورکاری به‌تنهایی راه‌حل نهایی مشکلات سلامت روان نیست؛ بلکه باید به‌عنوان بخشی از رویکرد جامع سازمان به رفاه کارکنان در نظر گرفته شود.
۶. افزایش روحیه کارکنان
روحیه پایین در بین کارکنان می‌تواند تأثیر منفی قابل توجهی بر بهره‌وری، کیفیت کار و فرهنگ سازمانی داشته باشد. از همین رو، یکی از مزایای دورکاری برای کسبوکارها، بهبود روحیه تیم است؛ چراکه به کارکنان اجازه می‌دهد تا کنترل بیشتری بر برنامه کاری خود داشته باشند.
افزایش روحیه نه‌تنها موجب رضایت فردی بیشتر می‌شود، بلکه می‌تواند باعث همکاری بهتر، خلاقیت بیشتر و نوآوری مؤثرتر در سازمان شود، چراکه کارکنان با انگیزه بیشتری به اهداف سازمانی متعهد می‌مانند.
۷. افزایش بهره‌وری
بسیاری از شرکت‌هایی که مدل دورکاری را به‌درستی پیاده‌سازی کرده‌اند، شاهد افزایش چشمگیر در بهره‌وری کارکنان خود بوده‌اند. در محیط دورکاری، کارکنان معمولاً با مزاحمت‌ها و حواس‌پرتی‌های رایج در دفتر کار مواجه نمی‌شوند و می‌توانند با تمرکز بیشتر وظایف خود را انجام دهند.
البته این افزایش بهره‌وری به شرطی حاصل می‌شود که شما ابزارها و منابع مناسب را در اختیار کارکنان قرار دهید. با استفاده از فناوری‌های همکاری و ارتباطات دیجیتال، تیم‌های دورکار می‌توانند عملکردی در سطح بالا از خود نشان دهند.
بیشتر بخوانید:
۵ راهکار موثر برای افزایش بهره‌وری در دورکاری
۸. بهبود نرخ نگهداشت کارکنان
ارائه گزینه‌های دورکاری و مدل‌های کاری انعطاف‌پذیر، به یکی از مؤثرترین راهکارهای افزایش رضایت شغلی و کاهش نرخ خروج کارکنان تبدیل شده است. وقتی افراد این امکان را دارند که کار و زندگی شخصی خود را با آزادی بیشتری هماهنگ کنند، تعلق و وفاداری آن‌ها به سازمان نیز افزایش می‌یابد.
گفتنی است که این وفاداری، به‌ویژه در میان کارمندانی که با برنامه کاری سنتی مشکل دارند، مثل والدین کودکان خردسال، پرستاران خانگی یا کسانی که رفت‌وآمدهای طولانی دارند، بیشتر دیده می‌شود.
۹. کاهش غیبت‌های کاری
کارمندانی که امکان دورکاری دارند، کمتر به دلایل جزئی مانند سرماخوردگی‌های خفیف یا قرارهای شخصی نیاز به مرخصی پیدا می‌کنند؛ زیرا می‌توانند این موارد را بدون نیاز به غیبت کامل از کار، مدیریت کنند.
همچنین، دورکاری برای افراد مبتلا به بیماری‌های مزمن یا معلولیت‌های جسمی نیز بسیار مفید است؛ زیرا آن‌ها می‌توانند بدون نیاز به رفت‌وآمد، در فضای راحت خانه وظایف خود را ادامه دهند. لازم به ذکر است که این موضوع، حضور کاری پایدارتر و بهره‌وری بالاتری را در بلندمدت ایجاد می‌کند.
۱۰. مزایای زیست‌محیطی
یکی از موارد کمتر دیده‌شده اما مهم مزایای دورکاری برای کسبوکارها، تأثیر مثبت آن بر محیط‌زیست است. کاهش رفت‌وآمد کارکنان به محل کار، باعث کاهش انتشار گازهای گلخانه‌ای می‌شود و گامی مهم در مسیر مبارزه با تغییرات اقلیمی به‌شمار می‌رود.
علاوه‌بر آن، دورکاری مصرف منابع اداری همچون برق، آب و کاغذ را نیز کاهش می‌دهد. این صرفه‌جویی‌ها نه‌تنها هزینه‌ها را پایین می‌آورند، بلکه ردپای زیست‌محیطی سازمان را نیز کاهش داده و با اهداف مسئولیت‌پذیری اجتماعی شرکت هماهنگ می‌شوند.
۱۱. انعطاف‌پذیری در مقیاس‌پذیری نیروی کار
در کسب‌وکارهایی با حجم کاری متغیر، مدل دورکاری این امکان را فراهم می‌کند که پیمانکاران، فریلنسرها یا کارکنان پاره‌وقت را بدون نگرانی از محدودیت فضای فیزیکی، به کار گرفت.
این سطح از مقیاس‌پذیری و چابکی به کسبوکارها اجازه می‌دهد که چه در زمان افزایش حجم کاری، چه هنگام کاهش فعالیت‌ها، به‌سرعت با تغییر شرایط بازار یا نیازهای پروژه‌ها سازگار شوند.
این انعطاف‌پذیری می‌تواند به مزیت رقابتی تبدیل شود و سازمان را قادر سازد سریع‌تر واکنش نشان دهد و کارآمدتر در بازار عمل کند.
۱۲. امکان ارائه مزایای غیرمالی
یکی از مزایای دورکاری برای کسبوکارها، فراهم کردن فرصت برای ارائه مزایای غیرمالی جذاب به کارکنان فعلی و متقاضیان آینده است. این مزایا شامل موارد زیر می‌شود:
- برنامه کاری انعطاف‌پذیر
- مرخصی‌های بدون محدودیت
- حذف رفت‌وآمد روزانه
- امکان کار از مکان دلخواه
برای بسیاری از متقاضیان شغل در دنیای امروز، این مزایای مرتبط با تعادل کار و زندگی، حتی از دستمزد بالاتر نیز مهم‌تر هستند و می‌توانند نقش مهمی در جذب و نگهداشت نیروی انسانی داشته باشند.
بیشتر بخوانید:
نقش حیاتی دورکاری در آینده کسبوکارها
۱۳. رفع محدودیت‌های جغرافیایی
با استخدام نیرو به‌صورت دورکار، دیگر محدود به مکان جغرافیایی خاصی نیستید و می‌توانید از هر نقطه‌ای از جهان نیروی متخصص جذب کنید.
در برخی موارد، این نوع همکاری جهانی حتی بهره‌وری بیشتری نسبت به حضور همه در یک منطقه زمانی دارد. پروژه‌ها می‌توانند در پایان روز کاری یک نفر به نفر دیگر منتقل شوند که تازه روز کاری‌اش را آغاز کرده است. این فرآیند که با عنوان گردش کار خورشیدی (Follow-the-Sun)شناخته می‌شود، زمینه‌ساز تسریع پیشرفت پروژه‌ها و واکنش‌پذیری بیشتر می‌شود.
۱۴.افزایش تاب‌آوری در بحران‌ها
ساختار دورکاری می‌تواند تاب‌آوری سازمان در برابر بحران‌ها یا بلایای طبیعی را به طرز چشمگیری افزایش دهد. در شرایطی که دسترسی به دفتر فیزیکی ممکن یا ایمن نیست، کارکنان همچنان می‌توانند به فعالیت خود ادامه دهند.
زیرساخت‌های دورکاری معمولاً بر پایه سامانه‌های ابری (cloud-based) طراحی می‌شوند که دسترسی به داده‌ها و اپلیکیشن‌ها را از موقعیت‌ها و دستگاه‌های مختلف فراهم می‌کنند.
این آمادگی باعث می‌شود فعالیت‌های کسب‌وکار بدون وقفه ادامه یابد و از خسارت‌های مالی ناشی از توقف عملیات جلوگیری شود.
۱۵. تسهیل همکاری بین واحدها
دورکاری بسیاری از موانعی را که در همکاری میان واحدها و دپارتمان‌ها در محیط فیزیکی وجود دارد، از میان برمی‌دارد. تیم‌های مختلف می‌توانند از طریق ابزارهای دیجیتال با یکدیگر در ارتباط باشند، دانش و اطلاعات را به اشتراک بگذارند و خلاقیت و نوآوری را تقویت کنند.
همچنین این سبک کاری شکل‌گیری تیم‌های چندوظیفه‌ای (Cross-Functional) با مهارت‌های متنوع را برای پروژه‌های خاص بسیار ساده‌تر می‌کند.
۱۶. کاهش هزینه‌های مربوط به فضای فیزیکی
یکی از مزایای قابل توجه دورکاری برای کسبوکارها، کاهش چشمگیر در نیاز به فضای فیزیکی اداری است؛ مسئله‌ای که هم از نظر اقتصادی و هم زیست‌محیطی سودمند است. کاهش فضای ملکی مورد استفاده می‌تواند هزینه‌های زیر را به میزان زیادی کاهش دهد:
- اجاره
- قبوض خدماتی
- نگهداری و تعمیرات
- مالیات‌های ملکی
- مصرف انرژی
- تولید زباله
- انتشار کربن
این کاهش ردپای فیزیکی، برند شما را به‌عنوان یک کسب‌وکار مسئولیت‌پذیر از نظر محیط‌زیست و اجتماعی معرفی می‌کند؛ ویژگی‌ای که در دنیای امروز برای مشتریان و سرمایه‌گذاران بسیار ارزشمند است.
۱۷. کاهش حاشیه‌های مربوط به محیط کار
یکی دیگر از مزایای دورکاری برای کسبوکارها، کاهش تأثیر سیاست‌های اداری و روابط غیرسازنده در تجربه کاری روزمره کارکنان است. در محیط‌های سنتی، نزدیکی فیزیکی گاه باعث شکل‌گیری گروه‌بندی‌ها، شایعه‌سازی یا روابط قدرت نابرابر می‌شود.
اما وقتی تعاملات کارکنان عمدتاً به‌صورت آنلاین صورت می‌گیرد، بسیاری از این عوامل حاشیه‌ای به‌صورت طبیعی حذف می‌شوند و فضای کاری به سمت تمرکز بیشتر بر بهره‌وری، همکاری و نتایج کاری واقعی حرکت می‌کند.
۱۸. امکان ایجاد محیط کاری فراگیرتر
با حذف سیاست‌های اداری و موانع رایج محیط حضوری، کسب‌وکار شما می‌تواند محیطی فراگیرتر و برابرتر ایجاد کند. همچنین این فرصت فراهم می‌شود که نیروهای مستعدی را جذب کنید که ممکن است در گذشته با موانعی روبه‌رو بوده‌اند، از جمله:
- افراد دارای معلولیت
- پرستاران خانگی
- ساکنان مناطق دورافتاده یا کمتر توسعه‌یافته
ایجاد چنین محیطی باعث شکل‌گیری دیدگاه‌های متنوع، فرهنگ سازمانی غنی‌تر و توانمندی بیشتر در حل مسائل و نوآوری خواهد شد؛ عواملی کلیدی برای موفقیت پایدار در بازار رقابتی امروز.
۱۹. تسریع تحول دیجیتال
یکی از پیامدهای مثبت و مهم دورکاری، شتاب‌بخشی به تحول دیجیتال در سازمان‌ها است. برای اجرای مؤثر دورکاری، شرکت‌ها معمولاً به استفاده از خدمات ابری، نرم‌افزارهای همکاری تیمی، ابزارهای مدیریت پروژه و کانال‌های ارتباطی دیجیتال روی می‌آورند.
این تغییر زیرساختی می‌تواند به تحلیل داده‌های بهتر، تصمیم‌گیری دقیق‌تر و رصد عملکرد مؤثرتر منتهی شود و سازمان را در مسیر بهره‌وری و مقیاس‌پذیری سریع‌تر قرار دهد.
بیشتر بخوانید:
۸ گجتی که در ایام دورکاری باید داشته باشید!
۲۰. کاهش هزینه‌های حمل‌ونقل
دورکاری به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که بسیاری از هزینه‌های حمل‌ونقل سنتی را حذف یا به حداقل برسانند، از جمله:
- یارانه حمل‌ونقل عمومی
- هزینه‌های پارکینگ
- خدمات ایاب‌وذهاب سازمانی
- پرداخت هزینه کیلومتر طی‌شده
همچنین، جلسات مجازی جایگزین سفرهای کاری حضوری می‌شوند و در نتیجه هم هزینه‌ها و هم زمان رفت‌وآمد به طرز قابل‌توجهی کاهش می‌یابد؛ عاملی که افزایش بهره‌وری مالی فرآیندهای سازمانی را به همراه دارد.
۲۱. محیط کاری قابل شخصی‌سازی
یکی دیگر از مزایای دورکاری برای کسبوکارها، فراهم‌کردن امکان شخصی‌سازی محیط کار توسط کارکنان است. چه کسی که دوست دارد هنگام کار موسیقی گوش دهد و چه کسی که ترجیح می‌دهد دمای اتاق را تنظیم کند؛ همه می‌توانند فضای کاری دلخواه خود را در خانه ایجاد کنند.
در دفتر خانگی، فرد بر عواملی مانند نور، صدا، دمای محیط و ارگونومی تسلط دارد و همین باعث می‌شود رضایت و تمرکز بیشتری داشته باشد و عملکرد بالاتری از خود نشان دهد.
۲۲. مزایای مالیاتی احتمالی
در برخی کشورها و حوزه‌های مالیاتی، اگر شما از نیروی دورکار استفاده می‌کنید، ممکن است بتوانید از معافیت‌ها یا کسورات مالیاتی مرتبط با دفتر کار خانگی بهره‌مند شوید.
همچنین در صورتی که نیروی دورکار را به‌صورت پیمانکار استخدام کنید، می‌توانید در برخی موارد از پرداخت بخشی از مالیات حقوق و دستمزد معاف شوید. البته برای جلوگیری از جریمه‌های قانونی، لازم است طبقه‌بندی نیروی کار به‌درستی و مطابق مقررات کار صورت گیرد.
۲۳. افزایش اختیار کارکنان
با فراهم‌کردن امکان مدیریت زمان و انجام کارها به‌صورت مستقل، شما به کارکنانتان نشان می‌دهید که به آن‌ها اعتماد دارید. این حس اعتماد، خود می‌تواند انگیزه‌ای قوی برای افزایش رضایت شغلی و تعهد سازمانی باشد.
داشتن اختیار به افراد این امکان را می‌دهد که با توجه به شرایط شخصی خود، مانند رسیدگی به خانواده یا انتخاب زمان‌هایی که بیشترین تمرکز و خلاقیت را دارند، بهره‌وری خود را به حداکثر برسانند.
۲۴. چابکی بیشتر در سازمان
فرهنگ کاری مبتنی‌بر دورکاری، نیازمند شفافیت در ارتباطات، ساده‌سازی فرآیندها و بازبینی مداوم اهداف و استراتژی‌هاست که همه این موارد به چابکی سازمان کمک می‌کنند.
در یک تیم دورکار، اعمال تغییرات سریع‌تر انجام می‌شود، چرا که موانع فیزیکی مانند هماهنگی‌های حضوری یا محدودیت‌های مکانی حذف شده و تصمیم‌گیری و اجرا تسهیل می‌شود.
۲۵. دسترسی به فریلنسرها و مشاوران
با تبدیل نقش‌های کاری به حالت دورکار، می‌توانید از تخصص فریلنسرها و مشاوران به‌صورت پروژه‌ای بهره‌مند شوید، بدون اینکه نیاز به استخدام دائمی باشد.
حتی می‌توانید نقش‌های ارشدی مانند مدیر مالی (CFO) یا مدیر فناوری (CTO) را به افراد با تجربه‌ای بسپارید که به‌صورت فریلنس خدمات استراتژیک سطح بالا ارائه می‌دهند، بدون آنکه هزینه‌های مربوط به حقوق ثابت مدیران را متحمل شوید.
چگونه یک سیاست دورکاری موفق را در سازمان اجرا کنیم؟
تا سال ۲۰۲۳، نزدیک به ۳۰ درصد از کارکنان در ایالات متحده به‌صورت دورکار مشغول به فعالیت بودند. این آمار نشان می‌دهد که داشتن یک سیاست مشخص برای دورکاری، دیگر یک انتخاب نیست، بلکه ضرورتی برای سازمان‌هایی است که به‌دنبال حفظ بهره‌وری و رضایت کارکنان هستند.
سیاست دورکاری باید به‌روشنی مشخص کند که در چه شرایطی کارمندان می‌توانند خارج از محیط کار فعالیت داشته باشند یا ساعات کاری خود را به‌صورت منعطف تنظیم کنند. برای اجرای موفق یک مدل کاری دورکار یا ترکیبی، پیشنهاد می‌شود مراحل زیر را دنبال کنید:
۱. نیازهای سازمان را ارزیابی کنید
پیش از هر چیز، بررسی کنید که کدام موقعیت‌های شغلی در سازمان شما قابلیت دورکاری دارند. این ارزیابی باید بر اساس وظایف شغلی، ابزارهای فناوری مورد نیاز و سطح تعامل تیمی انجام شود. همه نقش‌ها به یک اندازه برای دورکاری مناسب نیستند، بنابراین شناخت دقیق نیازها و ویژگی‌های هر شغل، گام اول در تدوین یک سیاست واقع‌بینانه است.
۲.چارچوب سیاست دورکاری را شفاف تدوین کنید
سندی مکتوب و جامع تهیه کنید که در آن معیارهای صلاحیت برای دورکاری، ساعات کاری مورد انتظار، شیوه‌های ارتباطی، انتظارات عملکردی و الزامات فناوری و امنیت اطلاعات به‌روشنی تعریف شده باشند. این چارچوب باید برای کارکنان و مدیران قابل فهم و قابل اجرا باشد و به‌عنوان مرجعی معتبر برای تصمیم‌گیری عمل کند.
۳. در زیرساخت فناوری سرمایه‌گذاری کنید
استفاده از ابزارهای مناسب برای دسترسی امن از راه دور، جلسات ویدئویی، مدیریت پروژه‌های تیمی، اشتراک‌گذاری فایل‌ها در فضای ابری و محافظت از داده‌ها از طریق راهکارهای امنیت سایبری ضروری است. از همین رو، داشتن یک زیرساخت فناورانه قوی، پایه‌ای برای حفظ ارتباطات مؤثر و بهره‌وری بالا در محیط‌های کاری پراکنده است.
۴. قوانین ارتباطی مشخصی تعیین کنید
برای موفقیت در دورکاری، باید نحوه تعامل و ارتباط میان اعضای تیم به‌وضوح تعریف شود. مشخص کنید کارکنان چگونه و در چه فواصل زمانی با یکدیگر در تماس خواهند بود، به‌روزرسانی‌های پروژه‌ها را به اشتراک می‌گذارند، همکاری بین تیم‌ها چگونه انجام می‌شود و چه اقداماتی برای حفظ انسجام تیمی و فرهنگ سازمانی باید صورت گیرد.
الکس لی، بنیان‌گذار StudyX.AI، در این زمینه می‌گوید:
«موفقیت دورکاری وابسته به ارتباط مؤثر، تعادل بین کار و زندگی و پشتیبانی فنی مناسب است. چون کارمندان دورکار تعامل چهره‌به‌چهره ندارند، سازمان‌ها باید مکانیزم‌های ارتباطی شفاف و منظمی را برقرار کنند.»
بیشتر بخوانید:
۹ راهکار کلیدی برای بهبود ارتباطات در شرایط دورکاری
۵. راهکارهایی برای مدیریت عملکرد تدوین کنید
در مدل دورکاری، تمرکز ارزیابی عملکرد باید از زمان حضور به خروجی کار تغییر یابد. معیارهای مشخصی برای سنجش بهره‌وری، کیفیت عملکرد و میزان مشارکت تیمی، فارغ از موقعیت فیزیکی افراد تعریف کنید؛ چرا که تمرکز بر نتایج، به‌جای ساعت‌های کاری، باعث ایجاد انگیزه و اعتماد متقابل خواهد شد.
الکس لی همچنین توصیه می‌کند:
«برای ارزیابی دقیق عملکرد نیروهای دورکار، مدیران باید اهداف هر مرحله از کار را به‌طور مشخص و قابل اندازه‌گیری تعیین کنند. ابزارهایی مانند Trello و Asana می‌توانند در مدیریت و پیگیری پیشرفت پروژه‌ها به‌صورت لحظه‌ای بسیار مؤثر باشند.»
بیشتر بخوانید:
چرا برخی مدیران مانع دورکاری کارمندان می‌شوند؟
۶. برنامه‌های آموزشی و پشتیبانی طراحی کنید
کارکنان برای سازگاری بهتر با مدل دورکاری، به آموزش و منابع کمکی نیاز دارند. آموزش‌های مرتبط با ابزارهای فناوری، راهکارهای حفظ تعادل کار و زندگی، شیوه‌های ارتباط مؤثر با اعضای تیم و مدیریت چالش‌های خاص دورکاری از جمله تمهیداتی هستند که سازمان باید فراهم کند.
۷. تدابیر امنیت سایبری را اجرا کنید
حفاظت از داده‌ها در مدل دورکاری اهمیتی دوچندان پیدا می‌کند. استفاده از VPN، احراز هویت چندمرحله‌ای، تدوین سیاست‌های استفاده از دستگاه‌ها و ارائه آموزش‌های امنیتی به کارکنان از اقداماتی هستند که برای حفظ امنیت اطلاعات سازمان ضروری‌اند.
۸. فرهنگ سازمانی را زنده نگه دارید
یکی از چالش‌های مدل دورکاری، تضعیف ارتباط کارکنان با فرهنگ سازمانی است. برای مقابله با این چالش، باید به‌صورت هدفمند برنامه‌هایی برای تعامل غیررسمی، فعالیت‌های تیمی مجازی و ترویج ارزش‌های سازمانی در فضاهای مختلف کاری طراحی کنید.
فرهنگ سازمانی نباید محدود به حضور فیزیکی در دفتر باشد. زمانی که کارکنان دورکار احساس کنند بخشی از فرهنگ و هویت سازمان هستند، انگیزه، انضباط و مشارکت آن‌ها افزایش پیدا می‌کنند.
۹. سیاست دورکاری را به‌طور منظم بازبینی و به‌روزرسانی کنید
هیچ سیاستی، از جمله دورکاری، نباید ایستا باقی بماند. به‌صورت دوره‌ای اثربخشی برنامه‌های دورکاری را ارزیابی، نظرات کارکنان را جمع‌آوری و عملکرد تیم‌ها را رصد کنید. آمادگی برای اعمال تغییرات و بهبود مستمر، هم‌راستا با اهداف سازمانی و نیازهای واقعی کارکنان، کلید موفقیت پایدار است.
نکات مهم برای اجرای سیاست دورکاری
هنگام راه‌اندازی سیاست دورکاری یا ترکیبی، چند نکته کلیدی را باید در نظر داشته باشید تا این فرآیند به‌صورت روان و مؤثری پیش برود:
- آیا کارکنان همچنان باید در نزدیکی محل کار زندگی کنند؟
- فاصله و دفعات برگزاری جلسات حضوری اجباری چقدر باشد؟
- آیا شرکت باید هزینه‌های مرتبط با رفت‌وآمد به دفتر را پرداخت کند؟
- کدام سمت‌ها و نقش‌ها مشمول دورکاری می‌شوند؟
- چه معیارهایی برای سنجش عملکرد کاری و تناسب فرهنگی در سازمان باید به کار گرفته شود؟
- امنیت سایبری و رعایت قوانین HIPAA
زمانی که با کارکنان دورکار همکاری می‌کنید، باید در امنیت سایبری سرمایه‌گذاری کنید تا اطلاعات کارکنان و مشتریان محافظت شود. اگر کسب‌وکار شما مشمول قوانین HIPAA است، ممکن است به اقدامات امنیتی بیشتری مانند استفاده از شبکه خصوصی مجازی (VPN) و نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) مطابق با استانداردهای HIPAA نیاز داشته باشید.
- ارتباط مستمر
سیاست دورکاری باید به‌طور شفاف نحوه ارتباطات درون شرکت را مشخص کند. تعیین زمان مشخص برای جلسات، چه روزانه باشند، چه هفتگی، چه به‌صورت یک‌به‌یک با مدیر یا از طریق چت‌های امن برای طرح سوالات، برای حفظ ارتباط مؤثر بین اعضای تیم ضروری است.
همچنین بهتر است این جلسات و گفت‌وگوها در ساعات کاری رسمی برگزار شوند تا همه کارکنان بتوانند در آن شرکت کنند.
- برگزاری جلسات و رویدادهای حضوری
با وجود اینکه بسیاری از کارکنان دورکار ترجیح می‌دهند در فضای شخصی خودشان کار کنند، دیدارهای حضوری برای همکاری مؤثرتر و تقویت ارتباطات تیمی ضروری است.
علاوه‌بر این، بررسی‌های منظم به تیم کمک می‌کند در مسیر درستی پیش برود و با چالش‌های سازنده روبه‌رو شود. با تعیین اهداف روشن و پیگیری مستمر مهلت‌ها از طریق ابزارهای مدیریت پروژه، می‌توانید عملکرد تیم را به‌خوبی مدیریت کنید.
- تشخیص تناسب افراد برای دورکاری
به این نکته توجه داشته باشید که همه کارکنان برای دورکاری مناسب نیستند. برخی در محیط خانه بازدهی بالاتری دارند، در حالی که بعضی دیگر فقط در فضای کاری رسمی می‌توانند بهترین عملکرد را نشان دهند.
برای حفظ نظم و بهره‌وری، سیاست دورکاری باید به‌وضوح حداقل‌های مورد انتظار در عملکرد را مشخص کند و همچنین پیامدهای عمل نکردن به این انتظارات را روشن بیان کند.
- تعیین ساعات کاری و مزایا
اگر برنامه زمانی مشخصی برای کارکنان ساعتی دورکار وجود نداشته باشد، ممکن است مدیریت آن‌ها دشوار شود. از طرفی مشخص کردن ساعات کاری، به جلوگیری از اضافه‌کاری و پرداخت هزینه‌های اضافی کمک می‌کند.
برای کارکنان با حقوق ثابت هم، هرچند که ممکن است زمان‌بندی‌شان انعطاف‌پذیرتر باشد، اما باید حجم کار به گونه‌ای تنظیم شود که در محدوده یک هفته کاری معمول (مثلاً ۴۰ ساعت) باقی بماند تا تعادل میان کار و زندگی حفظ شود.
همچنین، میزان حقوق و مزایای کارکنان دورکار باید شفاف و دقیق در سیاست دورکاری نوشته شود. چون این مزایا می‌توانند در انتخاب محل کار ، چه خانه، چه دفتر، نقش مهمی داشته باشند.
کلام آخر
دورکاری دیگر صرفاً یک انتخاب نیست، بلکه راهکاری هوشمندانه برای کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و جذب نیروی انسانی توانمند در هر نقطه جغرافیایی است. با ایجاد بستر مناسب، می‌توان فرهنگی سازمانی شکل داد که چابک، نوآور و متناسب با نیازهای نیروی کار امروز باشد.
اگر تصمیم دارید تیم دورکار خود را حرفه‌ای‌تر و مؤثرتر مدیریت کنید، راهکارهای سازمانی ایرانسل مجموعه‌ای جامع از خدمات مورد نیاز برای این مسیر را تحت عنوان بسته‌های دورکاری در اختیار شما می‌گذارد که از جمله آن می‌توان به شبکه امن همراه ایرانسل (VPN+)، سرویس موبایل سازمانی (MVPN)، زیرساخت ابری (IaaS)، دانا پلاس، مرکز تماس ابری (Cloud PBX)، یلونام، Pentest و سیستم بی‌سیم واکه اشاره کرد. این راهکارها، زیرساختی امن، یکپارچه و قابل‌اعتماد برای فعالیت تیم‌های دورکار فراهم می‌کنند.
برای دریافت اطلاعات بیشتر و خرید بسته‌ها، می‌توانید از طریق ایمیل EB@mtnirancell.ir با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
منبع:
https://www.hirewithnear.com/blog/remote-work-benefits-employers
https://www.business.com/articles/remote-work-good-for-business/
اخبار مرتبط
امضای دیجیتال در تجارت الکترونیک؛ تضمین امنیت و سرعت در معاملات آنلاین
