۱۰ کاربرد امضای دیجیتال در عصر تصمیم‌گیری‌های سریع

تصور کنید بتوانید قراردادهای مهم خود را در عرض چند دقیقه و بدون دردسرهای کاغذبازی امضا کنید؛ این دیگر یک رویا نیست، بلکه واقعیتی است به نام امضای دیجیتال. امروزه این تکنولوژی در بسیاری از حوزه‌ها به‌طور گسترده استفاده می‌شود و راهی سریع، ساده و در عین حال قانونی برای امضای اسناد به شیوه دیجیتال محسوب می‌شود. امضای دیجیتال جایگزین مناسبی برای امضاهای سنتی است و با افزایش سرعت کارها، بالا بردن امنیت اسناد و آسان‌تر کردن همکاری بین افراد و سازمان‌ها، نقش مهمی در بهبود بهره‌وری کسب‌وکارها ایفا می‌کند. با امکان امضای اسناد از هر مکان، کسب‌وکارها می‌توانند فرایندهای خود را ساده‌تر کنند، هزینه‌ها را کاهش دهند و تصمیم‌گیری‌ها را سریع‌تر انجام دهند. از استارتاپ‌های کوچک تا شرکت‌های بزرگ بین‌المللی، همه می‌توانند از امضای دیجیتال برای سرعت بخشیدن به امضای قراردادها و کم کردن کاغذبازی‌های اداری استفاده کنند. اکنون این تکنولوژی به ابزاری حیاتی در صنایع مختلف مانند بانکداری، املاک و نهادهای غیرانتفاعی تبدیل شده است. در این مقاله، به مزایا و کاربردهای امضای دیجیتال می‌پردازیم و نشان می‌دهیم چطور این تکنولوژی می‌تواند در بخش‌های مختلف تأثیرگذار باشد.

مزایای امضای دیجیتال چیست؟

پلتفرم‌های امضای دیجیتال با مزایای متعدد خود، به یکی از ابزارهای ضروری در کسب‌وکارهای امروزی تبدیل شده‌اند. در ادامه با چند نمونه از مهم‌ترین مزایای استفاده از این پلتفرم‌ها آشنا می‌شویم.

کارایی عملیاتی

امضای دیجیتال به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا میزان استفاده از کاغذ و زمان مورد نیاز برای امضای اسناد را کاهش دهند. با استفاده از امضای دیجیتال، اسناد می‌توانند تنها در عرض چند دقیقه به‌صورت الکترونیکی امضا شوند؛ بدون اینکه منتظر چاپ، پست یا انتظار برای دریافت امضای فیزیکی باشند. این موضوع می‌تواند هزینه‌های عملیاتی و زمان موردنیاز برای انجام تراکنش‌های کسب‌وکارها را به‌طرز چشمگیری کاهش دهد.

•  امنیت اسناد

امضای دیجیتال علاوه‌بر افزایش کارایی، امنیت بالایی نیز دارد. اپلیکیشن‌های امضای دیجیتال برای محافظت از اسناد در برابر دسترسی غیرمجاز از فرایند رمزنگاری استفاده می‌کنند. به‌این‌ترتیب در مقایسه با اسناد فیزیکی که در معرض خطر گم‌شدن یا سرقت هستند، این روش از امنیت بالاتری برخوردار است.

• امضا از راه دور

در بسیاری از موارد، کسب‌وکارها با شرکا و مشتریانی در مکان‌های جغرافیایی پراکنده همکاری می‌کنند. اپلیکیشن‌های امضای دیجیتال این امکان را فراهم می‌کنند تا اسناد به‌صورت الکترونیکی و از راه دور، بدون نیاز به برگزاری جلسات حضوری، امضا شوند.

• کاهش ریسک تقلب

امضای دیجیتال به کاهش ریسک تقلب در تراکنش‌های تجاری کمک می‌کند؛ زیرا امضاهای دیجیتال معتبر به‌سختی قابل‌جعل هستند و هرگونه تغییر در سند در این روش به‌راحتی قابل شناسایی است.

• مشارکت در حفاظت از محیط‌ زیست

استفاده از اپلیکیشن‌های امضای دیجیتال در راستای حفاظت از محیط‌ زیست نیز مؤثر است. با کاهش مصرف کاغذ، کسب‌وکارها می‌توانند در حفظ منابع طبیعی و کاهش آثار منفی زیست‌محیطی نقش مهمی ایفا کنند. این موضوع، نقش مهمی در تقویت اعتبار برندها ایفا می‌کند.

•  پایبندی به الزامات قانونی

در بسیاری از کشورها، امضای دیجیتال از نظر قانونی به رسمیت شناخته شده است. از‌این‌رو، استفاده از این تکنولوژی می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا با مقررات و سیاست‌های جاری، سازگار و منطبق باقی بمانند.

آشنایی با کاربردهای امضای دیجیتال در حوزه‌های مختلف

۱.کاربرد امضای دیجیتال در منابع انسانی

واحد منابع انسانی سازمان‌ها معمولاً برای مدارکی مانند قراردادهای کاری، فرم‌های ثبت‌نام بیمه و مزایا و ارزیابی‌ عملکرد، نیاز به دریافت امضای کارمندان دارد. امضای الکترونیکی با ساده‌سازی فرایند جذب نیرو، دقت در تهیه این اسناد را افزایش و ترافیک کاری واحد منابع انسانی را کاهش می‌دهد. بنابراین کارمندان می‌توانند تمامی اسناد مورد نیاز را از راه دور امضا کنند. این موضوع، باعث خلق تجربه‌ای یکپارچه و سریع در فرایند جذب و نگهداشت نیروی انسانی خواهد شد.

امروزه بسیاری از شرکت‌ها پیشنهادهای شغلی خود را به شیوه آنلاین ارائه داده، مصاحبه‌ها را به‌صورت مجازی برگزار و نامه‌های پیشنهاد همکاری را به‌صورت الکترونیکی ارسال می‌کنند. در چنین شرایطی، امضای الکترونیکی به ابزاری ارزشمند تبدیل می‌شود.

بیشتر بخوانید:

تاثیر تحول دیجیتال بر منابع انسانی، در عصر تغییرات هم‌قدم کارمندان خود باشید!

۲. صنعت مالی و امضای دیجیتال

تراکنش‌های مالی یکی از ارکان اصلی بسیاری از کسب‌وکارها و صنایع به‌شمار می‌رود. به همین دلیل، امضای الکترونیکی به ابزاری کاربردی برای تأیید و نهایی‌کردن اسناد مالی تبدیل شده است. اسنادی مانند قراردادهای وام، قراردادهای رهن، بیمه‌نامه‌ها و فرم‌های سرمایه‌گذاری، همگی می‌توانند به‌صورت دیجیتال و از راه دور امضا شوند.

استفاده از این نوع امضا نه‌تنها امنیت اسناد را افزایش می‌دهد، بلکه روند انجام تراکنش‌ها را نیز سریع‌تر و ساده‌تر می‌کند.

برای مثال، در گذشته اگر فردی قصد دریافت وام از یک مؤسسه مالی را داشت، باید به‌صورت حضوری به شعبه مراجعه و فرم‌های مختلف را تکمیل می‌کرد . اما با امضای الکترونیکی، این فرایند بسیار ساده‌تر شده است. حالا متقاضیان می‌توانند با درخواست وام آنلاین، قرارداد را به‌صورت دیجیتال دریافت و در هر مکان آن را مطالعه کنند. همچنین در صورت نیاز می‌توانند با بانک به‌صورت آنلاین در ارتباط باشند و پس از تأیید شرایط، قرارداد را با امضای دیجیتال، نهایی کنند.

بیشتر بخوانید:

بررسی اثرات تحول دیجیتال در صنعت خدمات مالی!

تحول دیجیتال در بانکداری؛ مزایای تغییرات گسترده در صنعت مالی

۳. امضای قراردادهای تأمین‌کنندگان و فروشندگان با امضای دیجیتال

امضای قرارداد با تأمین‌کنندگان و فروشندگان، یکی از ارکان اثربخش و کلیدی در ایجاد و حفظ روابط تجاری کسب‌وکارهاست. این روزها بسیاری از کسب‌وکارها برای تسریع و ساده‌سازی فرایندهای زنجیره تأمین،  از امضای الکترونیکی استفاده می‌کنند. اسنادی مانند سفارش‌های خرید، توافق‌نامه‌های سطح خدمات (SLA)، قراردادهای تأمین و همکاری، همگی می‌توانند به‌صورت الکترونیکی امضا شوند تا فرایندهای کاری سریع‌تر و دقیق‌تر پیش بروند.

بیشتر بخوانید:

بهبود کارایی زنجیره تأمین با استفاده از فناوری اینترنت اشیا

برای مثال، فرض کنید یک فروشگاه خرده‌فروشی قصد دارد با یک تأمین‌کننده خارجی برای دریافت کالا همکاری کند. در روش سنتی، ابتدا باید نسخه‌های چاپی قرارداد از طریق ایمیل ارسال، چاپ، امضا، اسکن و مجدداً ارسال می‌شدند؛ اما اکنون با بهره‌گیری از امضای الکترونیکی، خرده‌فروش می‌تواند قرارداد را به‌صورت دیجیتال برای تأمین‌کننده ارسال کند. تأمین‌کننده نیز شرایط، قیمت‌گذاری و زمان تحویل را مرور می‌کند، سؤالات احتمالی را از طریق ایمیل یا تماس تلفنی مطرح می‌کند و پس از توافق نهایی، قرارداد را به‌صورت الکترونیکی امضا کرده و به‌این‌ترتیب همکاری بدون اتلاف وقت انجام می‌شود.

۴. تسهیل فرم‌ها و درخواست‌های دولتی با امضای دیجیتال

امضای دیجیتال در بسیاری از نهادهای دولتی به ابزاری مؤثر برای تسهیل فرایندهای اداری تبدیل شده است. این ابزار نه‌تنها در کاهش هزینه‌ها و حفظ امنیت اطلاعات نقش مهمی ایفا می‌کند، بلکه استفاده از خدمات دولتی را برای شهروندان آسان‌تر کرده است.

به کمک امضای دیجیتال، افراد می‌توانند بدون نیاز به مراجعه حضوری، فرم‌های مربوط به مجوزها، مالیات و قراردادهای دولتی را با موبایل خود تکمیل و امضا کنند؛ بنابراین، تعداد مراجعه حضوری به نهادهای دولتی به میزان قابل ‌توجهی کاهش می‌یابد.

به‌عنوان مثال، فردی را تصور کنید که قصد تمدید گواهی‌نامه رانندگی خود را دارد. در گذشته، این فرایند مستلزم مراجعه حضوری به اداره راهنمایی و رانندگی، مرخصی گرفتن از محل کار و انتظار در صف‌های طولانی بود. اما با کمک امضای دیجیتال، این روند به‌مراتب ساده‌تر شده است. فرد متقاضی می‌تواند در صورت دارا بودن شرایط لازم به وب‌سایت مربوطه مراجعه کرده، فرم تمدید را تکمیل و از طریق امضای دیجیتال آن را ارسال کند.

بیشتر بخوانید:

امنیت سایبری در عصر دیجیتال: محافظت از داده‌ها در دنیای آنلاین

تکنولوژی بلاک‌چین؛ آینده امنیت و اعتماد در دنیای دیجیتال

۵. کاربرد امضای دیجیتال در بهداشت و درمان

در حوزه بهداشت و درمان، امضای دیجیتال برای اسنادی مانند فرم‌های رضایت‌نامه بیمار، مجوزهای انتشار اطلاعات پزشکی، توافق‌نامه‌های درمانی و رضایت‌نامه‌های مرتبط با خدمات پزشکی از راه دور (Telemedicine) کاربرد دارد. این تکنولوژی با رعایت قوانین حفظ حریم خصوصی، فرایند تبادل اطلاعات حساس پزشکی را ساده‌تر و امن‌تر می‌کند.

برای مثال، فرض کنید یک بیمار می‌خواهد ویزیت پزشکی آنلاین دریافت کند. در گذشته، مراجعه حضوری به مطب یا کلینیک ضروری بود اما اکنون بیمار می‌تواند وقت ویزیت را به‌صورت آنلاین رزرو، فرم‌های لازم را از طریق ایمیل دریافت و امضا و آن را برای پزشک ارسال کند. پزشک نیز پس از بررسی سابقه پزشکی بیمار و گفت‌وگو درباره علائم، راهنمایی‌های لازم را ارائه داده و در صورت نیاز، نسخه دارویی را به‌صورت الکترونیکی امضا و ارسال می‌کند.  

۶. نقش امضای دیجیتال در معاملات املاک

امضای دیجیتال، صنعت املاک را متحول کرده است. با این تکنولوژی، قراردادهای خرید، اجاره‌نامه‌ها، اسناد مالکیت و فرم‌های افشای اطلاعات می‌توانند به‌صورت الکترونیکی امضا شوند. این موضوع به خریداران، فروشندگان، مشاوران و سایر طرف‌های مرتبط اجازه می‌دهد تا اسناد را از راه دور امضا کرده و فرایند خرید و فروش را سریع‌تر و با کارایی بیشتری انجام دهند.

برای مثال، فرض کنید فردی قصد فروش خانه‌اش را دارد. در گذشته، این فرایند مستلزم برگزاری چندین جلسه حضوری، چاپ و امضای تعداد زیادی سند و همچنین هماهنگی با پیک برای ارسال اسناد بود. اما اکنون با بهره‌گیری از امضای دیجیتال، فروشنده، خریدار و مشاوران آن‌ها می‌توانند به‌صورت آنلاین مذاکره و اسناد را امضا کنند.

۷. امضای دیجیتال اسناد حقوقی

امضای دیجیتال در زمینه‌های حقوقی و انطباق با مقررات نیز کاربرد گسترده‌ای دارد؛ مانند دریافت رضایت‌نامه‌ها برای سیاست‌های حریم خصوصی، شرایط استفاده از خدمات و مجوز ارتباطات الکترونیکی. استفاده از این تکنولوژی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای حقوقی خود را ساده‌تر و سریع‌تر انجام داده و در عین حال، اعتبار و صحت اسناد مهم را حفظ کنند.

برای مثال، تصور کنید شرکتی قصد دارد وارد یک همکاری تجاری جدید شود و نیاز دارد یک قرارداد رسمی را تنظیم کند. در گذشته، این فرایند شامل تهیه نسخه فیزیکی قرارداد، رفت‌وبرگشت پرونده‌ها برای امضا و مواجهه با تأخیرهای احتمالی بود.  اما با امضای دیجیتال، این فرایند بسیار روان‌تر انجام می‌شود. شرکت‌ها می‌توانند قرارداد را به‌صورت الکترونیکی ارسال، مفاد آن را از راه دور بررسی و توافق‌نامه را بدون نیاز به چاپ یا مراجعه حضوری امضا کنند.

۸. کاربرد امضای دیجیتال در آموزش

امضای دیجیتال در آموزش برای فرم‌های ثبت‌نام دانش‌آموزان، اجازه‌نامه‌ها، قراردادهای بورس تحصیلی و قراردادهای آکادمیک کاربرد دارد. این امضاها فرایندهای اداری را ساده‌تر کرده، حجم کاغذبازی را کاهش داده و همکاری مؤثر میان مؤسسات آموزشی، دانش‌آموزان و والدین را تسهیل می‌کنند.

برای مثال، فرایند ثبت‌نام دانشجویان در یک دانشگاه را در نظر بگیرید. در روش سنتی، دانشجویان باید به دانشگاه مراجعه کرده، در صف‌های طولانی منتظر می‌ماندند و فرم‌های متعدد کاغذی را پر می‌کردند. اما با استفاده از امضای دیجیتال، تجربه ثبت‌نام بسیار سریع‌تر و آسان‌تر می‌شود. به‌این‌ترتیب وقتی دانشجویی در دانشگاه پذیرفته می‌شود، یک ایمیل حاوی لینک فرم‌های ثبت‌نام که شامل اطلاعات شخصی، ترجیحات درسی و سیاست‌های دانشگاه است، برای او ارسال می‌شود. دانشجویان می‌توانند اطلاعات را بررسی کرده، سؤالات خود را به‌صورت آنلاین مطرح و فرم‌ها را به‌صورت الکترونیکی امضا کنند.

بیشتر بخوانید:

۵ اقدام راهبردی برای مهارت‌آموزی و آموزش کارکنان در سازمان

۹. اهمیت امضای دیجیتال در سازماندهی رویدادها

برگزاری رویدادها، فعالیت‌های ورزشی و برنامه‌های تفریحی معمولاً با ریسک‌هایی همراه است که شرکت‌کنندگان باید از آن‌ها آگاهی پیدا کرده و عواقب این خطرات را قبول کنند. برای مدیریت این ریسک‌ها، شرکت‌کنندگان معمولاً فرم‌های تعهدنامه را امضا می‌کنند.

با استفاده از امضاهای دیجیتال، برگزارکنندگان رویدادها می‌توانند این روند را ساده‌تر کنند. به این شکل که شرکت‌کنندگان می‌توانند فرم تعهدنامه را به‌صورت الکترونیکی، از طریق ایمیل یا پورتال ثبت‌نام آنلاین دریافت کرده و امضا کنند.

برای مثال، شرکتی را در نظر بگیرید که در زمینه برگزاری رویدادهای ورزشی ماجراجویانه مانند کوهنوردی و زیپ‌لاین تخصص دارد. شرکت‌کنندگان برای لذت بردن از این ماجراجویی‌های هیجان‌انگیز ثبت‌نام می‌کنند، اما این فعالیت‌ها ریسک‌هایی به همراه دارند که لازم است شرکت‌کنندگان از آن‌ها مطلع باشند و با آن‌ها موافقت کنند.

امضای دیجیتال این روند را ساده‌تر کرده است؛ بنابراین شرکت‌کنندگان می‌توانند فرم‌ها را از طریق ایمیل یا پورتال آنلاین دریافت و به‌صورت الکترونیکی امضا کنند.

۱۰. نقش امضای دیجیتال در سازمان‌های غیرانتفاعی

سازمان‌های غیرانتفاعی از امضاهای دیجیتال برای امضای فرم‌های اهدای کمک، قراردادهای داوطلبی، قراردادهای جمع‌آوری کمک مالی و درخواست‌های دریافت کمک‌ مالی استفاده می‌کنند. امضاهای دیجیتال روند اخذ امضاها را ساده کرده، کارایی عملیاتی را افزایش داده و تجربه بهتری را برای اهداکنندگان و داوطلبان فراهم می‌کند.

برای مثال، سازمانی که رویداد جمع‌آوری کمک مالی برگزار می‌کند، دیگر نیازی ندارد داوطلبان را به دفتر دعوت کند؛ بلکه فرم‌ها و قراردادها را از طریق ایمیل ارسال می‌کند تا داوطلبان بتوانند از خانه، شرایط و مسئولیت‌ها را بررسی و فرم‌ها را به‌صورت آنلاین امضا کنند.